Q: Eu fico sobrecarregado com a imensa lista de coisas para fazer, pois não tenho certeza de que itens trabalhar em seguida. Alguma sugestão para isso?

David: Sua pergunta é universalmente comum e a ouço frequentemente de pessoas que estão começando a adotar a metodologia Getting Things Done. O GTD promove a ideia de produzir um inventário de todos os compromissos, bem como um inventário do que especificamente precisa ser feito acerca desses compromissos, as próximas ações. O resultado é uma grande lista de tarefas.

A maioria dos profissionais possuem sob sua responsabilidade em um dia corriqueiro entre 30 e 100 projetos (tarefas que requerem múltiplas etapas). E, além disso, aproximadamente 150 próximas ações relacionadas às inúmeras partes de seus compromissos de múltiplos passos.

 

Bem vindo a um amável restaurante com um número esmagador de escolhas!

 

O desafio é que não há uma fórmula simples A-B-C, 1-2-3, difícil-médio-fácil que faça sentido no dia a dia, minuto a minuto no mundo real – por mais que tenham sido promovidas à exaustão.

Tirar uma soneca ou passar um tempo com sua filha (ou animal de estimação), isso é uma “alta prioridade” na sua lista? Além disso, se você identificasse algumas tarefas de “prioridade máxima” na sua lista e não conseguisse realizá-las, isso o faria sentir-se bem ou mal? Isso significa que você está fazendo as coisas erradas?

Uma maneira simples de abandonar todas essas noções ridiculamente simplistas de prioridades é simplesmente se perguntar, em algum momento: o que eu poderia fazer agora que iria gerar o maior benefício para mim? Lidar com aquele e-mail “indigesto”? Sentar-me em uma cadeira confortável e meditar por alguns minutos? Descascar cebolas para o jantar? Criar um primeiro esboço para um plano de negócios? Tomar um banho quente? Ligar para o meu irmão e discutir sua última decisão sobre a mãe? O quê?

 

A vida é um pouco mais complexa que um, dois ou três (ou alguma lista).

É menos complexo, entretanto, quando você tem uma lista atualizada de todas as possíveis ações que você poderia tomar à mão. Aqui estão todos os seus recados. Já aqui estão todos os assuntos para conversar com o seu sócio. Ali estão todas as coisas que você está aguardando. E aqui estão todos os seus projetos. Então, pelo menos, você irá possuir um cardápio completo com suas opções. Sendo assim, sem isso você provavelmente será consumido pelas tarefas que aparecem por último ou que são mais chamativas.

Mesmo que você tenha aplicado integralmente o GTD na sua vida, há pelo menos três dinâmicas em jogo que influenciam sua melhor tomada de decisão.

 

  • Primeiramente, suas limitações.

Onde você está e que ferramentas tem em mãos? Quanto tempo tem até o seu próximo compromisso? Quanta energia criativa você tem para se empenhar nessa potencial ação?

 

  • Em segundo lugar, sua adaptabilidade.

Você é melhor fazendo algo já definido na sua lista, ou agindo em coisas novas, ou dispondo tempo para esclarecer e organizar o que surgiu na sua bandeja de entrada e caixa de entrada para assegurar que o seu inventário de trabalho esteja atualizado e completo?

 

  • Por fim, partindo de um contexto geral, o seu propósito de vida.

Quais os seus critérios centrais e princípios, suas metas e objetivos, suas áreas de foco que necessitam de níveis apropriados de engajamento? Qual a sua visão de sucesso a longo prazo?

 

Ah! Caso você tenha uma fórmula simples capaz de abranger o que falamos enquanto o ajuda a definir prioridades de forma rápida e eficaz, por favor compartilhe comigo. Eu passei os últimos 35 anos da minha vida tentando simplificar o processo de priorização e ainda não consegui.

Dito isso, aqui está como condensei todos esses fatores em uma regra básica para mim mesmo: o que mais tem minha atenção agora? O que preciso fazer a seguir para tirar isso da minha cabeça? Eu faço isso porque tenho um alto padrão por ter minha mente limpa e clara – eu não quero nada em minha mente exceto o objeto desejado do meu foco.

Não há fórmula mágica. Você precisa praticar e refinar a arte de gerenciar o fluxo de trabalho de sua vida. Sendo assim, trata-se de capturar, esclarecer, organizar e refletir sobre todas as suas opções – e engajar, momento a momento, com o que lhe serve melhor, baseado na coordenação rigorosa de seus compromissos conscientes e seu conhecimento intuitivo.

Boa sorte,
David

Fonte: GTD Connect

Compartilhar: