Seu sistema precisa ser completo, contínuo e confiável para lhe dar poder real e seguir o fluxograma vai ajudá-lo nisso.

Considere a importância de criar e armazenar tudo nos compartimentos certos, pois esta é a chave mestra durante o fluxo de organização do GTD. Ele é composto pelo Processamento (parte central do fluxo) e pela Organização (parte externa do fluxo), questões fundamentais para garantir a produtividade.

Disciplina é a mágica do método GTD.

Então vamos juntar tudo isso numa sequência lógica, sistemática e visual: um fluxograma tradicional de trabalho no GTD.

Quando você for processar sua caixa de entrada vai criar listas para agrupar suas coisas organizadamente, correto?

Para o método GTD funcionar bem, é importante ter categorias de separação e agrupamento de itens com limites bem definidos.

Uma questão crucial é que transpareçam sua linha divisória umas das outras, do contrário a organização não terá valor algum.

Não perca tempo tentando criar todas as divisórias que acha que vai precisar.

À medida que for processando sentirá a necessidade de ir criando as suas, inclusive pode guiar-se por estes 7 tipos primários de coisas para acompanhar, listados por David Allen:

• Ações e informações inseridas na agenda

  • Listas de “Próximas Ações”

  • Uma lista “Em espera...”

  • Uma lista de “Projetos”

  • Uma lista de “Algum dia/talvez”

  • Material de referência

  • Material de Suporte a projetos

Neste caso teremos listas, pastas, uma agenda para anotar os compromissos com datas específicas e lembretes ativos que nos lembrarão deles no momento certo.

Até aqui não tem novidade, todos temos listas e pastas. A novidade é que você agora vai administrar isso tudo usando o método GTD de maneira disciplinada. Esta é a chave do sucesso. Você vai captar as informações, processar, organizar, fazer e revisar de maneira efetiva, regular e constante. A primeira regra de ouro é respeitar sua agenda, ela só deve conter o que não pode ser adiado. A segunda é criar agrupamentos que façam sentido para você de forma a conseguir localizar a informação quando precisar.

Para realizar as tarefas de suas listas você precisa estar no local onde ela pode ser feita, com as ferramentas necessárias para realiza-las e o tempo/energia disponível necessário para elas. Assim, muitos usuários GTD costumam criar categorias de lembretes por contexto:  @rua, @telefone, @computador, @com Chefe, @reunião mensal... Afinal eles precisam lembrar você no momento exato em que estiver em condições de realizar a tarefa.

O método GTD está deixando você tranquilo, de mente vazia, com foco exclusivo no agora?

Usando o fluxo você estará confiante de que está realizando regularmente as 5 etapas do método que garantem isso.

Abraços

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: livro “A arte de fazer acontecer”