O perigo do projeto “não tão importante”

Adaptado do capítulo 7 do livro Ready For Anything: 52 productivity principles for work and life (ALLEN, David).

Para aumentar sua eficiência e garantir que está fazendo progresso em direção a seus objetivos, é importante que você esclareça e defina todos os resultados que se comprometeu a atingir, independentemente de sua magnitude. Isso inclui tanto resultados grandes quanto pequenos, bem como as ações específicas necessárias para alcançá-los. Com essa clareza e definição, você estará preparado para agir com eficiência e tomar as medidas necessárias para fazer com que tudo aconteça o mais rápido possível, sentindo-se confiante sobre o progresso que está fazendo em relação a cada objetivo.

É importante avaliar conscientemente o valor de cada ação e projeto, pois sua importância é relativa. Caso algo esteja arquivado na memória, isso ocupará espaço de raciocínio improdutivo e pode levar a uma superestimação ou subestimação do seu valor. Para garantir a definição confiável de prioridades, é necessário manter um inventário completo e atualizado de todas as tarefas inacabadas, independentemente do tamanho. Esse inventário pode ser revisado regularmente, o que é um pré-requisito fundamental para uma boa gestão de prioridades.

O perigo de um projeto considerado “não tão importante” reside no fato de que ele pode ser negligenciado ou não receber a devida atenção. Isso pode levar a um acúmulo de tarefas menores, que, por sua vez, podem interferir no progresso de projetos maiores e mais importantes.

O descuido com coisas de importância “secundária” é uma das principais causas de desastres de produtividade pessoal. É comum que as pessoas não consigam lidar com essas tarefas secundárias porque precisam lidar com muitos problemas urgentes e crises constantes. No entanto, é importante destacar que muitas dessas crises e problemas têm origem justamente nas tarefas secundárias negligenciadas. Essa situação cria uma espécie de síndrome que não se resolve por si só e, na verdade, tende a se renovar continuamente.

Parte disso pode estar relacionado ao pensamento do código de prioridade ABC (metodologia que permite a classificação das informações quanto ao seu grau de importância) , que tem sido amplamente utilizado no gerenciamento de tempo e no gerenciamento de prioridades. David Allen, autor do método GTD, ensina que as pessoas têm a liberdade de escolher como utilizar o seu tempo e que algumas escolhas podem levar a resultados melhores do que outras. No entanto, uma das desvantagens do princípio ABC é que pode haver uma tendência de evitar a responsabilidade de gerenciar muitas tarefas inacabadas que não se enquadram na categoria de prioridade A. É importante ressaltar que essas tarefas não desaparecem simplesmente porque não são uma prioridade imediata, e que é preciso gerenciá-las de forma adequada para evitar que se tornem uma fonte de estresse e sobrecarga.

Muitos participantes dos treinamentos de GTD frequentemente perguntam por que é importante fazer uma lista completa dos projetos, sem fazer distinção de prioridades, cronogramas ou tamanho. A distinção que é recomendada é bastante simples: projetos em andamento versus projetos “algum dia/talvez”. A primeira lista é um inventário completo de todas as tarefas inacabadas que exigem mais de uma ação para serem concluídas. Em geral, as pessoas têm entre trinta e cem dessas tarefas. Já a segunda lista é composta por todos os projetos que a pessoa gostaria de realizar em algum momento no futuro, mas que não há um compromisso imediato de concluí-los.

Ao criar a lista de projetos, é importante definir as próximas ações para cada item e revisar regularmente o status deles. Embora seja possível decidir não realizar uma determinada ação, é essencial ter consciência dessa escolha e saber qual é a ação necessária para que o projeto continue em andamento. Infelizmente, muitas pessoas evitam tomar essa decisão porque não dedicam tempo para pensar sobre qual é a próxima ação, o que pode resultar na perda de inúmeras oportunidades de avançar no projeto antes que ele se torne uma crise.

Quando se trata da troca de pneus, há uma linha bastante distinta que determina se a troca é ou não necessária. Antes de cruzar essa linha, a troca pode ser considerada desnecessária. No entanto, uma vez que a linha é cruzada, a troca se torna essencial e não há nenhuma categoria ABC ou quadrante que possa ser aplicado a essa decisão.

Na realidade, quando um projeto atinge esse ponto de necessidade, existe um espectro que varia de “apenas necessário” a “desesperadamente necessário”. Muitas vezes, as pessoas gerenciam o projeto de forma responsável quando é apenas necessário, mas quando se torna “desesperadamente necessário”, o projeto começa a chamar a atenção. A próxima ação a ser tomada não é mais simplesmente “ligar para as lojas de pneus e solicitar orçamentos”, mas sim “ligar para o seguro e pedir para trocar o pneu furado”.

Para aumentar sua eficiência e garantir que está fazendo progresso em direção a seus objetivos, é importante que você esclareça e defina todos os resultados que se comprometeu a atingir, independentemente de sua magnitude. Isso inclui tanto resultados grandes quanto pequenos, bem como as ações específicas necessárias para alcançá-los. Com essa clareza e definição, você estará preparado para agir com eficiência e tomar as medidas necessárias para fazer com que tudo aconteça o mais rápido possível, sentindo-se confiante sobre o progresso que está fazendo em relação a cada objetivo.

 Por falar nisso…

•       O que você decidiu ignorar por não parecer tão importante neste momento?
•       Qual a importância de ver esse projeto concluído?
•       Como você se sentirá ao concluí-lo?

 Por: Thiago Alves – Instrutor Call Daniel