Calendário, o mapa do meu dia

O uso efetivo do calendário pode ser um divisor de águas em sua rotina. Não foi à toa que David Allen incluiu essa ferramenta no passo 3 do método GTD, como uma das listas primárias do organizar.

Mas afinal, porque o uso do calendário é importante para o GTD? Quais informações devo listar nele? Ou melhor, quais benefícios posso ter? Essas são perguntas frequentes que podem surgir no decorrer do seu percurso. Buscarei de forma objetiva responder.

O GTD propõe a criação de um sistema integrado que favorece a organização e o aumento da produtividade. A ideia é manter as informações claras e mais fáceis para serem executadas. Dentre as listas propostas pelo método, o Calendário tem a função especial de mapear e orientar seu aceite ou não dos compromissos e, quem sabe, encontrar brechas para retomar a atividade que lhe faz falta.

O que colocar no Calendário?

O GTD propõe que usemos o Calendário apenas para 3 coisas: ações a serem feitas em um horário específico, ações a serem feitas em um dia específico e informações relacionadas aos compromissos.  O quadro a seguir descreve alguns exemplos que podem ser também visualizados na figura 1 desse artigo.

Antes de conhecer o GTD, eu fazia do Calendário uma lista de desejos (isso é mais comum do que você imagina!), minha ideia de controle estava atrelada a definir cada hora do meu dia. Muitas vezes me vi frustrada e desmotivada, por não cumprir meus planos, além de viver me justificando por “falta de tempo”. Eu não sabia, mas colocava coisas demais no pobre do meu calendário…

O uso do Calendário é muito importante para a minha rotina, não é à toa que gosto de consultá-lo em diversos momentos, principalmente antes de dormir e assim que acordo. Costumo dizer que ele é o mapa do meu dia pois me ajuda a decidir os próximos compromissos que vou ou não assumir.

Atualmente trabalho na Call Daniel como instrutora e tenho também um consultório particular onde atendo como psicóloga. Esporadicamente, realizo palestras sobre temas específicos da Psicologia. Existem outras áreas que dedico meu tempo como estudos, prática de meditação, família, diversão, espiritualidade etc. Atribuo grande parte do meu sucesso pessoal e profissional ao método GTD com destaque especial para o uso do Calendário.

Pode ser que a dinâmica da minha semana não tenha muita semelhança (ou até nenhuma!) com a sua, e tudo bem! O GTD não é uma metodologia “engessada”, pelo contrário, sugiro que você busque sempre personalizar, cuidando para que seu sistema sempre faça sentido para você.  Se você cria alguma coisa e com o tempo descobre que aquilo é um “corpo estranho”, tire essa coisa do sistema. Por exemplo, eu costumava ter no meu calendário o horário da pausa para meditação todos os dias. Hoje, sinto que não preciso mais desse lembrete no meu calendário.

Para o calendário, uso uma conta Microsoft Exchange da empresa. Uso principalmente com a ferramenta Outlook no computador mas também tenho acesso pelo meu celular Android (e isso é muito bom!).

Costumo diferenciar os compromissos com o uso de cores: os da Call Daniel com a cor cinza, os demais com a laranja e períodos de deslocamento ou almoço com o azul claro (que é a cor padrão). O uso das cores não é obrigatório, detalhei aqui porque particularmente gosto e sinto que elas me orientam.

Para ilustrar melhor como uso o meu calendário, incluí uma imagem de uma semana real apenas omitindo alguns detalhes não relevantes.

Figura 1 – Uma semana planejada no meu calendário

Hoje entendo que o Calendário é terreno sagrado, só cabem compromissos com data e hora marcada. Mas e quanto ao restante? Onde coloco?

As outras ações costumo listar em:

Entre as funções que exerço, existe uma série de atividades que preciso executar em dias específicos da semana. São atividades curtas que não têm horário para acontecer, então criei uma checklist para cada dia da semana, listando essas ações. Algumas vezes consulto no início do dia para relembrar as ações recorrentes e outras só consulto no final do dia para conferir se está tudo ok.

Por exemplo, vejam como está a minha checklist de 6ª feira:

Figura 2 – Minha checklist de sexta-feira

Não vou me aprofundar no uso dessas listas ou das checklists que serão temas para posts futuros.

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Até uma próxima!