Este é um artigo da Série “Ferramentas” / “Aplicativos”: GTD + GSuite, indicada para pessoas com grande familiaridade em ambas as ferramentas.

Neste artigo vamos espiar minha rotina GTD (ainda bem longe da perfeição)    usando Gmail, Tarefas, Agenda, Drive e Keep, além de conferir o recurso Arquivar já na visualização da mensagem fechada, a novidade Adiar E-mails (adiados voltam sozinhos para a caixa de entrada) e até como eu lido com algumas falhas pessoais, porque não?

Minha rotina pode exemplificar

Basicamente eu começo o dia olhando o Calendário/Agenda para realizar os compromissos já agendados e faço o esclarecer pelo Gmail sempre que termino alguma tarefa (várias vezes por dia) e possua tempo (pelo menos 10 minutos para responder os emails).

Na sequência vou pro Tarefas (sem data específica) e Keep (sem lembretes de data específica). Para me manter na linha tenho tentado não fazer NADA de um projeto nos dias não dedicados a ele. Mas sempre dou uma espiadinha no e-mail para ver se não é nenhum incêndio. Tenho consciência de que não é o ideal, mas fico mais tranquila fazendo assim. Talvez mude esse comportamento algum dia, mas hoje é assim que faço.

Vale lembrar que nesta nova versão do Gmail não precisamos sair dele para nada disso, basta clicar nos novos ícones (lateral direita).

Dica de especialista:

“… Você faz isso devido à natureza do seu trabalho? O ideal seria olhar o e-mail e esclarecê-lo menos vezes por dia.

Entre processar a Caixa de Entrada n vezes ao dia ou 1 vez por dia, existem opções (2 X, 3X etc.).

Imagine alguém que processa e-mails à medida que chegam. A vantagem dessa pessoa é estar com a Caixa vazia várias vezes num mesmo dia. Em contrapartida ela acaba operando praticamente no modo reativo e tendo poucas janelas de tempo sem interrupções (pois os e-mails chegam a todo instante).

Por outro lado, uma pessoa que processa regularmente seu e-mail mas de 2 a 3 vezes ao dia desfruta de janelas maiores de tempo para trabalhar em seus projetos.

De acordo com a natureza do trabalho de cada pessoa, às vezes é necessário ler os e-mails à medida que chegam mas isso não é o ideal do ponto de vista da Produtividade, pelo menos segundo o GTD…”

Não Demanda Ação

Vou olhando uma por uma das mensagens para entender que “coisas” são aquelas. A grande maioria eu nem abro e já vou organizando. Se não demanda ação e considero como LIXO/apagar, no meu caso específico apenas Arquivo.

Atualmente arquivo usando o ícone que aparece movendo o mouse na parte direita da mensagem, sem nem precisar abrir. Antes eu precisava selecionar/abrir uma mensagem para ver os ícones de ação.

Sim, eu apenas arquivo o que considero lixo, Não apago NADA, a não ser que o Google diga que estou sem espaço. Neste caso vou vasculhar as mensagens com anexo ou promocionais usando uma busca rápida. Spam e Lixo o próprio Gmail vai apagando regularmente.

Tenho consciência de que guardo mais itens do que o ideal e isso às vezes me trás problemas como por exemplo Google sem espaço (ele compartilha os 15GB entre as ferramentas).

Para deletar mais e guardar menos eu precisaria ter mais clareza sobre o que é ou não é lixo. Porém, sinto que minha desenvoltura neste esclarecimento não chegou a este ponto. Muitas e muitas vezes recorri ao lixo em busca de algo que foi para lá mas já deu para perceber que não deveria ter ido. Ainda bem que meu lixo pode ficar guardado. O Gmail me permite isso.

Se não é lixo eu Incubo (agora usando o ícone ADIAR / Algum dia / Data e hora específicas, que o Gmail já mantém organizado por data) ou Arquivo com as devidas Tags de identificação que facilitem a localização quando necessário. Sim, todos os emails permanecem na conta, basta usar a pesquisa para encontrar os arquivados que apenas não estão mais visíveis.

Demanda Ação

Chegamos nas “coisas” identificadas como as que demandam Ação.

Menos de (prováveis) 2 minutos, faço na hora ou delego e já coloco Tags Waiting On / Aguardando resposta (e outras tags relevantes) com lembrete (Keep) ou marca no calendário (Agenda) para acompanhamentos.

Prováveis mais de 2 minutos que não posso delegar, adio com ou sem data específica, conforme a necessidade da ação (Ação para Assim que Possível = ASAP, ou calendário).

Vale lembrar que os e-mails adiados voltam sozinhos para a caixa de entrada respeitando suas escolhas de data e hora.

Atualmente tenho projetos e ações espalhadas nas 5 ferramentas citadas (Drive, Gmail, Agenda, Keep e Tarefas, parte do GSuite) o que tem quintuplicado as revisões regulares.  O ideal seria eu ter que olhar em menos lugares.

Com isso, a lista de Projetos nunca está tão atualizada quanto eu gostaria e eu acabo usando basicamente os agrupamentos criados com as TAGs para definir áreas de foco/responsabilidade quando preciso ter uma perspectiva mais alta. “Falha nostra“, me perdoo e não é por isso que vou desistir do meu GTD.

Quando eu usava o Evernote não tinha este problema, era muito simples manter esta organização dos projetos, mas me obrigava a ficar duplicando o controle de @ações que chegam 90% por e-mail e eu já achava bem mais simples adicionar ao Tarefas.

Depois de processar/esclarecer o Gmail vou para o Keep e o Tarefas, voltando para realizar os compromissos de calendário e espiar os e-mails até o dia terminar. O único comunicador instantâneo que mantenho ativo é o whatsapp, mas só vou espiar quando preciso descansar a cabeça ou ele apita com sons personalizados avisando que a mensagem é de alguém importante (marido e chefe rsrsrs). Qualquer interrupção, que não seja incêndio, anoto no Keep (assuntos aleatórios) ou no Tarefas (projetos ativos) e volto a tarefa para não perder o foco.

O mais complicado costuma ser a minha curiosidade quando aparece algo novo na frente (trabalho na internet 70% do tempo). Ou algo rápido (nem sempre de 2 minutos), muito importante e que nem vale o tempo de incluir no sistema. Estes itens são meu “Calcanhar de Aquiles” e costumam me distrair da programação. São interrupções que eu mesma crio e que apesar de respeitar o “fluxo” empurram as tarefas programadas para adiante.

De qualquer forma e independente das dificuldades pessoais que vamos encontrar é fundamental respeitar a regra para tranformar as “coisas” em “@ações”.

No próximo artigo “Refletir”, vou passar também 5 sugestões para transformar as “coisas” em “@ações”. Localize todas as postagens desta Série clicando aqui: GTD + GSuite

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Grande abraço,

Marcia Sisi

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