Gerenciar suas tarefas diárias pode ser desafiador, mas a metodologia GTD® (Getting Things Done) de David Allen oferece um sistema simples e eficaz para manter tudo em ordem. Quer você prefira o uso de aplicativos modernos ou o bom e velho caderno, este guia passo a passo ajudará você a organizar suas prioridades diárias de forma eficiente.  

Lembre-se: Suas prioridades são as tarefas que têm um impacto significativo em sua vida. Ao criar suas prioridades diárias, leve em consideração não apenas a urgência das tarefas, mas também como elas contribuem para seus objetivos de longo prazo, bem-estar pessoal e profissional.  

Para garantir que você esteja focando no que realmente importa, suas prioridades devem ser destacadas de sua lista completa de ações e próximas ações. Revise esta lista diariamente para identificar e selecionar as tarefas mais importantes e impactantes. Isso garante que você está sempre trabalhando nas atividades que realmente fazem a diferença, mantendo seu progresso alinhado com seus objetivos maiores.  

Atente-se a esses passos para a saúde da sua lista de tarefas diárias:  

 

  1. Capture Tudo 

Comece capturando todas as suas tarefas, ideias e compromissos em uma “caixa de entrada”. Isso pode ser feito em um caderno ou em um aplicativo como Todoist ou Microsoft To Do. O importante é ter um único local onde você armazena tudo que precisa de sua atenção.  

  

  1. Processe 

Revise os itens da sua caixa de entrada regularmente e decida o que fazer com cada um:  

Ação Imediata: Se a tarefa leva menos de dois minutos, faça imediatamente.  

Delegar: Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, delegue.  

Postergar ou Arquivar: Se não exige ação imediata, agende para depois ou arquive para referência futura.  

  

  1. Organize 

Organize as tarefas processadas em listas apropriadas:  

Projetos: Tarefas que requerem múltiplas ações.  

Próximas Ações: Ações específicas que precisam ser feitas.  

Aguardando Resposta: Itens que você delegou e está esperando retorno.  

Algum Dia/Talvez: Ideias ou projetos futuros que você não está pronto para iniciar.  

No caderno: Use diferentes seções ou páginas para cada categoria. Marque as páginas com abas ou cores para fácil acesso.  

Nos aplicativos: Crie listas ou etiquetas para cada categoria. A maioria dos aplicativos permite adicionar datas de vencimento e lembretes.  

  

  1. Priorize 

Revise sua lista completa de ações todos os dias e selecione as tarefas mais importantes que impactam sua vida:  

Contexto: Onde você está e o que você pode fazer nesse local.  

Tempo Disponível: Quanto tempo você tem disponível.  

Energia: Sua disposição e energia para realizar determinadas tarefas.  

Prioridade: A importância e urgência das tarefas.  

No caderno: Destaque as tarefas prioritárias com asteriscos, sublinhados ou marcadores coloridos.  

Nos aplicativos: Use funcionalidades como etiquetas de prioridade, cores ou categorias de alta, média e baixa prioridade.  

  

  1. Execute 

Agora que você tem suas prioridades diárias definidas, é hora de agir:  

Concentre-se: Evite distrações e mantenha o foco nas tarefas que você selecionou como prioritárias.  

Revise e Atualize: Ao longo do dia, marque as tarefas concluídas e ajuste a lista conforme necessário.  

No caderno: Risque as tarefas concluídas ou use um marcador para indicá-las como feitas. Isso oferece uma sensação tangível de progresso.  

  

Nos aplicativos: Marque as tarefas como concluídas. Muitos aplicativos oferecem feedback visual satisfatório, como animações ou sons, quando você completa uma tarefa.  

  

  1. Revisão Semanal 

Reserve um tempo semanalmente para revisar todas as suas listas:  

Verifique os projetos em andamento e suas próximas ações.  

Atualize a lista de Aguardando Resposta.  

Avalie os itens de Algum Dia/Talvez e decida se algum pode ser movido para Próximas Ações.  

 

Seguindo estes passos, você pode utilizar tanto ferramentas digitais quanto físicas para gerenciar suas prioridades diárias de acordo com a metodologia GTD®. Escolha o método que melhor se adapta ao seu estilo de trabalho e aproveite a satisfação de ver suas tarefas sendo concluídas de maneira organizada e eficiente.  

 Por: Manoel Messias – Instrutor GTD®, Autoliderança e Hábitos Atômicos 

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