O feriado está chegando, de novo, e sua lista de tarefas ainda parece fora de controle

Seus projetos não decolaram? Conheça uma metodologia que vai lhe auxiliar a tirá-los do chão.

Se você ainda não conseguiu tirar nenhum dos seus projetos pessoais e profissionais do papel ou já está começando a ficar preocupado com os prazos, este método resolverá seu problema: GTD (Getting things done), elaborado pelo americano David Allen. Ele é uma combinação simples entre organização de agenda e lista de prioridades. Esqueça seus post-its de uma vez por todas.

Daniel Burd, consultor especializado no método, mostra quais são os cinco passos para organizar suas tarefas profissionais ou pessoais de acordo com o programa GTD.

1. Captura 

O princípio básico do método GTD é “esvaziar a mente” ou seja, não gaste energia pensando nas atividades pendentes. Basta anotar todas as ideias e lembranças que lhe vierem à mente. Pode ser no celular ou num bloquinho de notas. Registre e esqueça. Eleja um espaço para deixar todas essas notas juntas.

2. Processamento

É muito importante ele acontecer diariamente. Chegou o momento de analisar cada anotação e separá-las entre as que exigem uma ação imediata ou não. 

Pede uma ação da sua parte:

a) Qual o primeiro passo para solucionar isso?
Se essa etapa levar até dois minutos, não deixe para depois, faça na hora. 

b) Posso delegar?
Se a reposta for sim e for levar até dois minutos, não deixe para depois, delegue na hora. Se a resposta for não, envie para uma lista específica.

c) Devo adiar?
Se a reposta for sim, decida se já vai agendar uma data para a execução da tarefa ou se vai incubá-la em uma lista de projetos. Faça isso na hora usando a seguinte organização:

3. Organização

Suas respostas anteriores, feitas calma e tranquilamente, são determinantes para que você execute suas tarefas da maneira (e no tempo) mais eficaz. O primeiro passo para isso é ter uma agenda. “Tudo o que tiver data para ser executado deve ir para a agenda”, diz Burd. Se não há prazo definido, a regra é acomodar as tarefas e notas em listas, de acordo com o tipo da atividade.

De acordo com Burd, o método GTD possui nove listas básicas. Uma delas é destinada aos projetos (todas as atividades cuja execução demande mais do que uma ação), outra chamada incubadora (para ideias ou atividades que você não decidiu se irá fazer), a próxima destinada apenas para as tarefas que você delegou e, para finalizar, uma lista de ações futuras que ainda não tem data para execução.

4. Revisão

Sua agenda, listas e anotações devem ser revisadas semanalmente. O objetivo é planejar a próxima semana com base em tudo que foi feito na atual. Cheque o que ficou pendente e precisa ser realocado para uma data futura. Defina prazos para as atividades. Elas não são lista de desejos. Seja realista na hora de selecionar as tarefas. A dica de Burd é “Não planeje às oito horas de expediente, deixe algumas horas em aberto para lidar com as tarefas inesperadas”.

5. Execução

Você cumpriu as etapas anteriores, é hora de tirar as tarefas do papel. Mantenha o foco na agenda ela será o resultado de um processo de pensamento, por isso não é preciso checar em nenhum outro lugar.

Este processo é simples por natureza, mas demanda bastante disciplina. Faça um teste drive do processo e experimente uma vida mais balanceada, com mais produtividade e menos estresse.

Imagem: entretenimento.r7.com