Esta é uma livre interpretação do que o David Allen nos enviou este mês em sua newsletter. São pensamentos que ele chama de David’s Food for Thought, uma maneira de alimentar nosso cérebro com sugestões, dicas e depoimentos para uma vida produtiva. Hoje ele relata o treinamento que deu para um executivo que já era considerado uma das pessoas mais produtivas do mundo quando o contratou.   

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Uma vez eu treinei um alto executivo que poderia ser considerado uma das pessoas mais produtivas do mundo. Ele é conhecido nos círculos empresariais como um cara que “faz as coisas acontecerem” por mais agressiva, complexa ou desafiadora que possa parecer a situação. 

No encontro com ele em seu escritório, a minha primeira impressão foi que não teríamos muito a melhorar em seu fluxo de trabalho. Não encontrei praticamente nenhuma evidência de “coisas esquecidas” em lugar nenhum. Eram uns poucos e-mails em sua caixa de entrada e papéis soltos na mesa.

Anotava meticulosamente em um diário seus pensamentos e conversas importantes. Tudo totalmente atualizado, sem notas não processadas à espera. Um modelo de mente tranquila e profissional nota 10. Pude vê-lo tomando decisões rápidas e distribuindo as ações num formato de projetos e tarefas para a implementação pela pequena equipe de apoio. Um mestre em auto-gestão profissional. 

Seu problema, comum entre os executivos de alto desempenho, mudava apenas na intensidade.

Quando um fluxo ininterrupto de negócios de missão crítica, precisa ser atendido em tempo integral, é preciso ter certeza de que nosso foco estará sempre nas coisas certas, da maneira certa, no momento certo. Isso sem desconsiderar a vida pessoal.

Ele buscava minha orientação, não porque era improdutivo, mas porque queria saber se estava realmente fazendo o melhor que podia, a partir da perspectiva de outra pessoa analisando seu processo.  Fiquei curioso para saber o que iria acontecer à medida que trabalhamos juntos (o resultado é sempre único).

Percebi logo de cara que ele iria gostar das listas de ação e lembretes virtuais pois seriam mais eficientes que o seu acompanhamento cronológico linear de listas de afazeres. Eu sugeri uma revisão completa de suas áreas de responsabilidade e planos estratégicos relacionadas a lista Projetos (para quem não é uma ação saudável?). Mas seria a melhor escolha para investir parte do seu tempo extremamente valioso comigo?  Basta dizer que, depois de três horas capturando seus poucos veios abertos, começamos a organizar projetos e ações em listas para uma auto-reflexão em relação aos horizontes mais elevados de seus compromissos e interesses pessoais.  Ele ficou muito contente com os resultados.

Algumas semanas depois eu encontrei seus comentários num feedback instrutivo e inspirador.  Disse que sua eficiência melhorou porque o seu fluxo de ideias começou a ser canalizado diretamente para os lugares mais adequadas, assim que surgiam. Diminuiu a necessidade de repensar as coisas, sua paz de espírito aumentou sabendo que absolutamente tudo foi capturado. (Ele sabia que já era bom antes, mas agora tem um novo ponto de referência.)

O que mais o impressionou foi perceber a relação entre a clareza da mente que este novo sistema trouxe e duas Grandes Ideias extremamente valiosas que ele teve após a implementação do novo sistema.

Suas boas ideias fluíram de maneiras diferentes. Ele conseguiu resolver um grande dilema de forma significativa. A abordagem de baixo para cima para capturar e definir o trabalho diário facilitou um avanço real em seu próprio alto nível de pensamento estratégico, embora não tenhamos trabalhado exatamente nesta questão.

Sua maior preocupação foi obter 100% de captura, principalmente porque manter as coisas fora de sua cabeça liberou ideias e pensamentos valiosos! 

Mas por que estou compartilhando esta experiência com você? Eu já expliquei o paradoxo que muitos dos que mais se beneficiaram do método GTD foram os que menos pareciam precisar dele. O especial sobre este caso em particular foi a transparência de que o GTD funciona redondo exatamente como está. Eu provavelmente teria um modelo de negócio mais bem sucedido se eu continuasse trazendo alguma “nova versão” de GTD. Mas isso não é a resposta para a produtividade sem stress. Como comprovado pelo meu elegante cliente, o poder está nos fundamentos, completa e consistentemente aplicados. Ele demonstrou “a magia no mundano”, a sofisticação na simplicidade e profundidade da prática do GTD.  Tenho que admitir que questiono meu próprio material as vezes: É muito simples? É realmente necessário? As pessoas evitam implementar estes comportamentos porque existe uma maneira melhor de fazer as coisas?

Então sinto-me renovado enxergando o GTD através da lente dos melhores e mais brilhantes profissionais. São indivíduos de alto desempenho que eu encontro, mas quando mergulham e realmente aplicam o Getting Things Done confirmam sua efetividade como já é, sem alterações.  Se você acha que não precisa de GTD, talvez você precise pensar se está em busca de algo maior ou melhor para sua vida.


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A Call Daniel é a representante oficial do David Allen no Brasil e tem a satisfação de anunciar que este ano ele virá até aqui pessoalmente. Fique atento para não perder esta oportunidade, assine a nossa newletter com as postagens deste blog.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: calldaniel.com

Adaptação livre: David’s Food for Thought