Este é um artigo da Série “Ferramentas” / “Aplicativos”: GTD + GSuite. Clique aqui para ver os outros da mesma série.

Neste vamos mostrar algumas dicas para uma boa revisão, recomendações de como fazer para respeitar sua humanidade e 5 sugestões para transformar as “coisas” em “@ações”. 

Refletir

Para que o sistema se mantenha organizado e funcional será necessário Revisar regularmente. É esta revisão que garante nossa paz. Se faço as revisões na regularidade que minha rotina exige confio que estou sempre fazendo a coisa certa, no melhor momento possível. Afinal meu inventário está completo e atualizado, meus horizontes estão em foco e integrados.

A revisão semanal segue um checklist bem simples de 11 itens. O que transborda aqui é o volume de compromissos que assumimos. No passo “Esvazie suas caixas de entrada”, se temos 3 caixas de entrada, uma das tarefas do checklist já ficou 3 vezes mais longa.

Isso pode ficar pior ainda rsrsrs

Vamos supor que seus compromissos de calendário não são do tipo que tomam várias horas sequenciais num único projeto. Podemos ficar tentados a preencher as mesmas horas com vários projetos SEM considerar que vamos usar um tempo mental considerável na troca de um projeto para o outro. Isso é desumano. Muitos usuários iniciantes de GTD desistem quando se cobram para realizar mais do que sua humanidade permite.

Mas existe solução

Durante as revisões vamos refletir cada dia melhor neste aspecto, a fim de definir o quanto estas ações estão alinhadas com nossos horizontes de foco e como escolher/distribuir todas elas no tempo.

Uma regra é de ouro: respeite seu calendário. Tanto no quesito de o que escolhe para colocar ali como de mantê-lo sempre atualizado para que confie nele e cumpra os compromissos assumidos (com si mesmo e com os outros).

Sua agenda de compromissos não deve ser usada como uma lista de desejos. Ou é um compromisso ou não deve estar alí. Tudo bem errar e ir melhorando, passando as tarefas para listas sempre que perceber que não está cumprindo como compromisso, conforme o planejamento. Errar faz parte do processo de aprender.

Lembre-se que pode incluir os lembretes diretamente na Agenda, via aba do Gmail ou via lembretes do Keep.

Via aba do Gmail

Com o email aberto e a aba da agenda aberta, basta clicar num horário específico que as opções do evento se abrem para sua personalização. Vide imagem:

Via lembretes do Keep

O procedimento é o mesmo:

No próximo artigo, último desta série, vamos falar do Engajar.
Como dica inicial, seguem 5 sugestões para transformar as “coisas” em “@ações”

Para conseguir transformar as “coisas” em “@ações” as regras são:

1. Escolha com capricho os verbos utilizados na criação dos Nomes dos Projetos e das Próximas Ações Físicas;
2. Seja claro e específico o suficiente para apenas ler e fazer, não perder tempo pensando, tentando adivinhar ou entender o que deve ser feito, nem por quê (quando posteriormente consultar a lista);
3. Quando uma única ação não resolve a questão, virou projeto. Pergunte-se qual o resultado desejado, e deixe claro o que “feito” significa. Escrever o “porquê” disso ser importante vai incentivá-lo à ação e ajudá-lo muito a concretizar;
4. Tenha uma lista de projetos sempre atualizada para conseguir dimensionar melhor o quanto anda se comprometendo (com si mesmo ou com os outros). Antes de assumir novos compromissos pergunte-se se ele cabe em sua realidade atual. É preciso respeitar nossa humanidade e não criar expectativas de que vamos virar uma máquina ou realizar cada dia mais e mais;
5. Revise tudo regularmente, do contrário sua única grande ação terá sido apenas “escrever um livro sobre parte de sua vida” que não vai contribuir para realizar seus projetos. Em outras palavras, se não revisar regularmente, o sistema fica desatualizado e você perderá a confiança nele.

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Grande abraço,

Marcia Sisi