Como lidar com rotinas e tarefas recorrentes no GTD
Tarefas recorrentes e até rotineiras são comuns para todo mundo. Neste post seguem mais algumas sugestões sobre como lidar com elas dentro do método GTD. Sempre existem muitas e diversas maneiras diferentes de se fazer a mesma coisa e nem sempre as melhores práticas para mim também serão para você. Ainda assim vale uma espiada nas práticas alheias para, quem sabe, aprender algo mais.
O gtd é pautado em disciplina, organização e rotina, portanto ao usá-lo você fatalmente iniciará uma rotina e incluirá algumas tarefas recorrentes nela. Como fazer isso de tal maneira que não sobrecarregue seu dia e que também você não deixe de fazê-las?
A melhor prática é adotar uma agenda que deve ser consultada no mínimo uma vez ao dia. Aqui você pode preferir a parte da manhã, para começar seu dia garantindo que sabe quais seus compromissos já assumidos para ele. Algumas pessoas preferem fazer isso a noite alegando que algo não cumprido ainda poderá ser feito e até justificando que deitar ciente do amanhã as tranquiliza.
Se sua agenda for eletrônica não terá dificuldades para programar a recorrência das tarefas. Mas só anotar pode não ser suficiente. A maioria de nós programa lembretes com horários específicos que nos lembram do compromisso antes dele acontecer (considere translado e imprevistos para definir o alarme com tempo suficiente para cumprir seu compromisso). Sempre é bom definir as datas prováveis como: relatório mensal, revisão semanal, planejamento anual. Quais os melhores dias e horários para cada um deles? Lembre-se que existem coisas que fazemos semanalmente, mas não com um dia determinado.
Um bom truque aqui é colocar na agenda apenas o inadiável e não se permitir atolar o dia com compromissos em excesso. Você vai produzir mais e melhor com a tranquilidade de que é possível realizar o programado. Também é comum reservar uma média de 2 a 3 horas diárias para os imprevistos, adapte isso a sua necessidade. Todas as demais tarefas vão para as listas, sem rotina, não possuem dia determinado. O conselho é separá-las por contexto – lista de tarefas na rua, ao telefone, no escritório etc.
Quando encontrar dificuldades para incluir uma nova rotina permita-se um prêmio (sorvete, cinema, perfume). Pequeninos prazeres para o após “missão cumprida” são incentivos poderosos, não os despreze.
Se existe um segredo para realizar bem as rotinas e as tarefas recorrentes eu diria que é o perdão que você concede a si mesmo. Aceite os erros do percurso, eles compõem o processo de aprender. E persista até criar o hábito adequado para sua produtividade, aquele que produz satisfação, conforto e segurança.
O básico da rotina GTD e suas tarefas recorrentes você pode conhecer neste e-book grátis, caso ainda não saiba quais são. Volte aqui para nos contar sobre suas melhores práticas, elas podem ajudar outras pessoas! Ou preencha o formulário “Pergunte a Call Daniel“.
Abraços,
Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
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