Usar mais de uma ferramenta para gerenciar seus e-mails pode ser uma solução inovadora. Somos indivíduos criativos, muitos problemas comuns e diferentes soluções. Nesta entrevista vamos conhecer o caminho pessoal bem interessante de um usuário GTD para processar seus e-mails.

Introdução

Eu achei super interessante o jeito como o Jacques trabalha com e-mails por ele usar três ferramentas distintas dependendo do foco necessário. Isso é uma inovação. Quebra o paradigma de ter que fazer tudo com apenas uma ferramenta.

Jacques, super obrigado pela entrevista!

Abs,

Daniel Burd

Call Daniel:

Que programa de emails você usa? Se usa mais de um qual prefere e porque?

Jacques:

Utilizo múltiplas ferramentas para processar meu email. No computador, o MS Outlook e o Webmail (gmail.com). No iphone uso 3 apps: o MailBox, o Mail da Apple e o Google Mail.

As preferências atuais estão nestes 3. Cada um possui um ponto forte que você considera muito útil em sua organização e escolhe usá-los conforme estas características?

Jacques:

Prefiro compor mensagens no Outlook e fazer buscas no Google.

Utilizo como conta de email principal o GMAIL com protocolo IMAP. Esse protocolo é essencial na minha estratégia de organização, pois dá acesso a pastas (labels no GMAIL). O protocolo mais popular (POP) dá acesso apenas à caixa de entrada, itens enviados e lixeira.

Antes, usava muito as pastas no Outlook para facilitar minhas buscas, hoje acho mais eficiente buscar diretamente no Google Mail, mas às vezes ainda faço isso no Outlook. Ele me facilita, por exemplo, quando preciso reenviar uma mensagem antiga, ou quando quero mandar mensagens diversas como anexo de uma nova mensagem.

No aplicativo Mail da Apple deixo plugadas a minha conta principal e outras contas secundárias que olho dia sim dia não. Desligo todas as notificações desse App para não se somarem às do MailBox.

O Mail da Google utilizei por um bom tempo antes de adotar o MailBox e ainda deixo ele no telefone pois é o que dá acesso mais completo à conta. Consegui configurar um aviso de ausência temporária diretamente através dele. Desliguei as notificações desse App também.

O MailBox tem me ajudado a processar mais rapidamente emails. E tem se mostrado confiável para postergar ações. Citei o exemplo de um email  pessoal (Tio Tonico) que recebi. É o típico email que pode ser lido a qualquer momento, mas que não quero que seja esquecido, então utilizo um dos contextos padrão oferecidos pelo aplicativo, por exemplo This Weekend (Este final de semana). Nas configurações do MailBox o final de semana vem configurado como começando sábado às 08:00, então nesse horário o item volta a aparecer na minha caixa de entrada como um lembrete. Daí posso postergar de novo ou ler o artigo e finalmente arquivá-lo ou deletá-lo.

Ainda estou começando a usar as listas do MailBox

 que também é um recurso muito útil. O MailBox não te dá acesso a todas as pastas do Google Mail diretamente. Então aquele popular costume de mover mensagens não é suportado nessa ferramenta que, ao invés disso, te incentiva a usar listas que você personaliza. As listas são criadas dentro da pasta MailBox no Google Mail. A diferença aqui é a facilidade e a naturalidade que se tem para fazer o processamento, além da velocidade. Uma falha comum que acontece comigo quando tento mover as mensagens no Outlook ou no próprio Google Mail (Drag and Drop) é que às vezes simplesmente dá errado, a gente move para o local errado e aí perde-se um bom tempo para desfazer (no Google é mais fácil – Undo).

Certo, entendi que o Mailbox te encanta pela facilidade de manipulação das mensagens durante o processamento. Simples toques e movimentos na tela organizam a distribuição conforme meus contextos. A mesma tarefa nos outros 2 demandam vários cliques e minutos a mais. O Gmail te atende muito bem para busca e localização das informações. Não que seja ideal. Sente falta de organizar e reorganizar os resultados com a facilidade do Outlook. Mas ele localiza bem e é sua escolha para esta tarefa. Já o Outlook é o que sente mais confortável para criação e resposta de emails importantes. Primeiro pelo recurso de não despachar imediatamente, por acidente. Após finalizar o texto, você ainda pode dar uma última olhada antes de liberar o programa para enviar e receber. Esta opção não existe nos outros e pode evitar grandes constrangimentos. Depois ele te agrada pelo conforto das opções disponíveis na personalização do email (formatação, textos rápidos de assinatura etc.).

Qual volume de emails recebe diariamente? Pelo visto não é pequeno, mas vejo que já se organiza bem e o volume já é o que te incomoda menos. Você sente vontade de ver e responder imediatamente?

Jacques:

Outra mudança que fiz no processamento de emails é comportamental. Até o início desse ano não tinha horário para processá-los. Estou tentando não levar mais meu telefone para a cama antes de dormir, acho que isso tem me ajudado a dormir melhor.

Quem desenvolveu a forma como gerencia os e-mails? Você? De onde veio a inspiração?

Jacques:

Uma forte fonte de inspiração foi o Outlook Kit, um curso de produtividade que ajudei a criar na Editora FórumAccess com o Daniel Burd e o Mauricio Martins. Outra fonte é a observação de clientes e amigos, como fazem para processar e organizar seu dia-a-dia. Também fui influenciado por uma experiência de sucesso numa das equipes que coordenei  e formatei o modelo atual experimentando para descobrir o que funcionava melhor.

Funciona bem o tempo todo? Quando não funciona e porque? Você tem algum desejo especial?

Jacques:

Sempre que consigo estar com a ferramenta certa para a tarefa, funciona bem.  Infelizmente nem sempre é o caso e resolvo fazendo com o que é possível, apesar de não me parecer o mais prático.

Seria ótimo existir uma integração do MailBox com o calendário do iPhone, se pudéssemos criar um compromisso a partir de um email na própria ferramenta. Também seria bacana poder configurar com maior precisão a frequência de acesso do aplicativo ao servidor (de 30 em 30 minutos, por exemplo).

Jacques Zetune (jacques.zetune@gmail.com), é sócio-diretor da Inetsystem Software com experiência de mais de 25 anos em análise/integração de sistemas e treinamento com foco em resultados e produtividade. É consultor do grupo Itaú-Unibanco em soluções para a Gestão de Merchandising. É o responsável pela arquitetura e desenvolvimento do Sistema AG (solução integrada para gerenciamento de Laboratórios de Genética) e ADC/Criador Assist, plataforma de soluções para o agro-negócio.

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Até mais,

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel