Pergunte ao Daniel: Como otimizar a leitura da pasta ler/revisar” no GTD?”

O que fazer com aqueles materiais que precisam ser lidos e que vão exigir um tempo maior? Nossa dica é, tenha uma pasta (que pode ser de papel ou digital) com o nome “Ler/Revisar”. Neste artigo veremos como usá-la.

Coleção: “Pergunte ao Daniel e sua equipe”, Resposta: Daniel Burd

Duvida GTD: Como otimizar a leitura da pasta “ler/revisar” no GTD? Um artigo numa revista impressa, uma página da internet ou um pdf. Um livro inteiro, vários cadernos cheios e antigos, toda a nossa coleção de poesias. Onde podemos guardar isso tudo? E se, por algum motivo, precisamos olhar item por item novamente? (enviada por participante do treinamento)

De início devemos guardar os itens “guardados” dos “em uso” em diferentes locais, eu diria que a coleção de livros está na estante e a coleção de fotos em um ou mais álbuns. Já as fotos recentes (que precisam ser selecionadas e até apagadas se ficaram ruins) e os textos que começamos a ler mas não terminamos, vão para um local mais “a mão”.

Um local de fácil acesso para quem não é 100% tecnológico pode ser uma caixa, gaveta ou pasta. Para os mais moderninhos tudo isso cabe no computador ou na internet. OK, você precisa guardar lá mas depois criar mecanismos para realmente ler/revisar. Periodicamente você volta a este local escolhido para realizar a ação.

Quando a ação de leitura/revisão tiver um prazo, deve ir para sua agenda de compromissos. Do contrário vale a máxima dos lembretes. Anote em suas listas de ação e programe lembretes para não esquecer.

A lista sugestiva abaixo contém alguns aplicativos, em sua maioria multiplataforma e com boa integração com seus programas de e-mails, agendas eletrônicas.

Organizadores digitais:

OneNote: foi concebido para simplificar o seu criar, organizar e compartilhar anotações de maneira integrada com o Outlook e demais aplicativos Office. Também captura anotações de texto, imagem, vídeo e áudio permitindo que você pesquise-as rapidamente.

Evernote: a semelhança do OneNote, aqui você também vai criar cadernos que separam seus conteúdos.

Clearly e Instapaper: se propõem a tornar as postagens em blogs, artigos e páginas da Web organizadas e fáceis de ler. Salve-as para ler em qualquer lugar.

SkyDrive, Gdrive e DropBox: neles você pode armazenar vários GigaBytes grátis e acessar facilmente fotos, documentos e outros arquivos importantes de onde estiver.

Quando eu tenho leituras que podem ser feitas num período de tempo maior, ou seja, não possuem data e hora certos, gosto de criar divisórias do tipo: ler em janeiro, revisar até 15 de março, manhãs de domingo etc. Então crio lembretes que me incentivem a ir realizando em pequenos pacotes, bem antes do prazo final caso possuam. 

O conceito de pasta Ler/Revisar faz parte da metodologia GTD. Caso ainda não conheça recomendo a leitura de nosso e-book “Introdução ao GTD”. Qualquer dúvida, comente aqui no blog!

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

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Imagem : quiltingalongthegrain.blogspot.com