Você não vai precisar mais que 2 dias para apreciar as primeiras delícias do GTD. Mas isso pode durar para sempre?

Algumas experiências são tão maravilhosas que se pudéssemos repetiríamos infinitamente. Outras são tão ruins que fazemos o possível para não experimentá-las nunca mais. Até que ponto isso é verdade? Esta decisão está em nossas mãos?
Comer chocolates o dia inteiro, todo dia, para sempre, pode não ser algo que você continue apreciando depois de algum tempo. Tudo que é demais enjoa. Da mesma maneira uma rotina nova pode incomodá-lo tanto que desista antes de torná-la um hábito. Esta decisão impedirá que sinta os resultados em longo prazo.

Sim, se você começar o GTD hoje, amanhã poderá ficar com a impressão de que não conseguirá mais viver sem. Isso acontece pela sensação de controle e tranquilidade que ele anuncia em nossa rotina. Mas para ser parte de nossa rotina e fazer maravilhas por ela, ele precisa tornar-se uma rotina também. Será preciso persistir até vencer esta barreira inicial.

Até acontecer uma mudança de hábitos.

Comece com lápis e papel, smartphone ou computador. O importante aqui é que possa escrever, ler, organizar as anotações e encontrá-las sempre que precisar.

Primeiro dia:

Reúna sua vida num só local

O objetivo aqui é: juntar tudo que está em sua mente

Tudo que ronda sua cabeça está usando sua energia por um bom motivo. Papelada solta pela mesa, revistas, objetos de todo tipo. Trabalhos a serem entregues, discussões mal resolvidas, compromissos com data e hora. Veio o pensamento, anote.

É claro que você não vai colocar sua bicicleta quebrada, nem sua namorada dentro do computador. Mas uma breve explicação (com foto inclusive) deve estar em suas anotações se é algo que anda rondando sua cabeça. Provavelmente há algo a ser feito sobre isso.

Processe

O objetivo aqui é: entender cada coisa

Entenda cada anotação, defina se pede uma ação sua e decida qual é a primeira. Se não exigir uma ação jogue fora ou guarde para consulta posterior dependendo do que for.

Entre os papéis podem estar contas pagas que precisam ser guardadas. Mas também outros objetos que, por mais queridos, não faz mais sentido manter com você. Doe se acha que é valioso demais para o lixo.

Organize

O objetivo aqui é: separar para guardar organizadamente

Acomode tudo isso em grupos lógicos separados por assuntos ou a divisão que fizer mais sentido neste momento. Com o tempo você vai reorganizando e etiquetando melhor para facilitar que atinja seus objetivos. Agora o mais importante é separar para encontrar depois.

Se são compras a serem feitas, crie uma lista de ações chamada @Rua. Pode ser algo para ser dito ou questionado com uma pessoa, crie a lista @TalPessoa. Mais de uma ação sobre o mesmo assunto chame de Projeto e acomode a lista ali. Agrupe materiais de referência como links, revistas, mapas mentais, contas a pagar ou pagas em espaços próprios que respeitem a sua lógica de relacionamentos entre si ou entre os projetos.

Faça

O objetivo aqui é: realizar tudo no melhor momento

Se você chegou aqui é sinal que já conseguiu criar alguns grupos de ação com ou sem data certa para serem realizados. Cada um destes grupos possuem algumas exigências do tipo: lugar, pessoas, ferramentas, tempo disponível, energia suficiente para a realização. É preciso ter um telefone ao seu alcance se deseja telefonar. Assim como estar bem disposto e saudável para começar sua aula de caratê. Não será possível realizar a entrevista se o entrevistado ainda não chegou ou já foi embora.

Se sua agenda não o está chamando para um compromisso com data e hora específicos é o momento de olhar as listas @. Escolha o que é preciso por prioridade e possível de ser feito neste momento considerando os recursos que possui.

Segundo Dia:

Respire profundamente sua nova sensação de controle. Repare que agora você sabe o que quer ou precisa fazer. Quando deve ser feito e qual a relação de prioridade entre tudo isso e a vida que deseja para si mesmo. Sempre que isso não estiver claro revise: anotando, processando e organizando novamente (uma hora semanal é uma boa frequência).
Agora não pare nunca mais. Repita, repita, repita.

“…Mas nem tudo deu certo, não encontrei o melhor aplicativo, minha organização está confusa, não entendi bem a revisão, socorro!!!…”

Acalme-se. Este é só o começo, o caos vai passar em pouco tempo SE você não desistir no meio do caminho. Concentre-se primeiro em entender suas demandas para definir bem as separações. Jamais deixe de fazer a revisão semanal para agendar os compromissos e certificar-se de que escolheu um grupo de ações que a definirá como “um sucesso de semana”. Tudo o mais vai ficando redondo com a prática. Este blog está recheado de dicas mais detalhadas e específicas para cada etapa do processo.

Sua organização ficará cada dia melhor.

Com treino e persistência aprenderá a fazer esta seleção com maestria. A tranquilidade em ter tudo anotado, processado, organizado e revisado semanalmente traz o foco que tanto deseja para executar suas tarefas com muito mais qualidade. Em breve você conseguirá incluir em sua agenda até os passeios com a família ou quaisquer outros objetivos importantes.
Quando você enxerga onde está e decide para onde quer ir sua caminhada fica mais ágil, produtiva e gratificante.

Se ainda não baixou nosso e-book “Introdução ao GTD”, faça isso agora. Ele possui mais explicações sobre o método e será um suporte valioso.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : ideiasefinancas.com.br