Encontre o próximo tempo livre para marcar uma reunião no Outlook 2010

Poucos profissionais sabem usar este recurso tão útil.

Quando se precisa agendar uma reunião envolvendo um time, fica-se lutando para achar um horário em que todos possam. O Outlook faz isso para nós, basta saber!

Marcar uma reunião fica tão complicado quanto maior o número de participantes. Nossas agendas estão cada dia mais lotadas e pode-se perder um tempão trocando e-mails até conseguir gerenciar os conflitos de horários, não é verdade?

A melhor solução é compartilhar agendas entre o time e manter os dados válidos. Neste cenário, marcar suas reuniões pode ser mais simples que imagina. Descubra aqui como utilizar os recursos do Outlook para encontrar o 1º horário disponível para todos os convidados de uma reunião.

Sua agenda Outlook pode estar rodando em diversas versões e plataformas, o site da microsoft deve ser seu ponto de partida quando precisar de outras orientações lá também existe uma grande lista com as melhores práticas em várias versões. Se seu time usa Outlook 2010, faça assim:

Com seu outlook aberto na tela de calendário clique no ícone Nova Reunião.

Na janela que se abre,  selecione as pessoas para as quais pretende enviar o convite = linha para:

Na sequência você pode usar o ícone Localizador de salas: à direita da tela aparece essa janela com um calendário em cima, indicando os melhores dias.

Na parte inferior dela é possível visualizar os melhores horários: as agendas não conflitam entre si.

A outra opção é o ícone Assistente de Agendamento.

Repare no volume de informações e opções que facilitam a identificação dos melhores dias e horários para todos os convidados selecionados por você.

Agora o sucesso na marcação de sua próxima reunião vai depender apenas de calendários atualizados, com dados válidos.

Você gostaria de ver mais dicas especiais de uso e configuração do outlook? Experimente nossos vídeo tutoriais.

Abraços,

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

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