Com mais ou menos frequência a equipe pode se sobrecarregar de tarefas. Normalmente são curtos períodos de mudança: novos contratos, clientes, produtos, eventos… A princípio vai passar, logo. Quando a equipe está motivada, satisfeita e enxerga seu próprio valor para o crescimento da empresa, encara estes momentos com naturalidade.

Porém, nem sempre é assim. Existem colaboradores que, aparentemente, estão sempre ocupados. Quando um ou mais colaboradores entram no “modo ocupado” e parecem encalhar lá, é a hora de conferir isso mais de perto.

Uma boa alternativa é definir um período apropriado ao colaborador em questão (1 mês, 2, 3) e acompanhá-lo mais de perto. Os motivos que estão sobrecarregando este profissional podem estender-se de má gestão do tempo até uma real sobrecarga. Nem sempre é verdade que cada um faz só a sua parte – é possível também que ele esteja realizando tarefas de outras pessoas.

Experimente algumas destas dicas:

Qual o tempo médio?

• Determinadas tarefas possuem um tempo padrão para execução. Caso não consiga identificar nenhuma, exatamente para o profissional que precisa, empreste uma. Por exemplo, inscrever-se e concluir um curso rápido, e depois produzir algo baseado no estudo. Compare com o tempo padrão da tarefa, se o profissional realizou com qualidade, no mesmo tempo ou menor, foi produtivo.

Qual o planejamento do mês/semana/dia?

• Conforme a profissão, é possível desenvolver planejamentos mais longos. Independente disso, todos precisamos de um. Questione e solicite por escrito o planejamento de um período que contenha pelo menos uma ou duas entregas. Assim, ambos poderão ver a evolução.

Acompanhe

• Pode parecer inovador demais para você passar um dia inteiro por mês ao lado de seu colaborador para entender melhor a dinâmica da rotina deste profissional. Mas as chances de sua percepção e capacidade de intervenção aumentarem são grandes. Numa linha tradicional é possível solicitar relatórios regulares com o avanço dos projetos. Escolha o melhor caminho – só não deixe de acompanhar bem de perto.

Defina metas claras

• Algumas empresas já adotaram horários flexíveis percebendo que a produtividade não aumenta só pelo fato da presença física do funcionário – a produtividade precisa de envolvimento, atenção, foco, desejo e entusiasmo. Se a meta é a conclusão, ou evolução de etapas em determinado prazo, deixe claro isso. Depois, acompanhe o processo para eliminar os gargalos.

Confie

• Confiança não se impõe, nem se exige – se conquista. Seus colaboradores podem adorar parecer desocupados na sua frente e ainda assim tranquilos, confiantes de que vão entregar seus compromissos no prazo estabelecido, acordado entre vocês. Uma relação de confiança não tem preço, não se compra nem vende, mas se constrói e se mantém.

Para saber se seus colaboradores estão sendo produtivos ou estão apenas ocupados, pode ser preciso acompanhar de perto por alguns dias. Entenda esta dedicação como um investimento poderoso. Em menos tempo do que imagina, você conseguirá identificar quem precisa deixar a equipe, apenas precisa de auxílio e quem merece uma promoção. Pode ser até que se surpreenda com a reação da equipe depois de inspirada por suas ações de interesse e acompanhamento.

A Call Daniel é uma pequena gigante . O que nos move é sentir que fazemos a diferença na vida de nossos clientes  auxiliando-os a serem mais produtivos, a atingirem seus objetivos e a terem um melhor equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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