Cada dia mais projetos são criados em seu controle e, pelo volume, você já está temendo um descontrole. Como resolver isso?

A solução ideal pode até não existir e ficar se lamentando não vai resolver muita coisa. Mas se sua lista de projetos (e tarefas dentro deles) está grande e não para de aumentar, em pouco tempo a situação vai tornar-se insustentável. O pode ser feito aqui?

Tenho a impressão de que, quando trabalhamos em algo que não traz um prazer enorme, parece mais fácil dizer não a tudo que não diz respeito a nosso cargo ou função. Afinal percebemos claramente que já temos mais que o suficiente para dar conta. Porém, quando sentimos um prazer enorme em nossas tarefas, aceitar mais e mais é algo muito instintivo. No entanto, todos posuuimos nossas limitações de tempo. Começar tudo e não acabar nada será uma péssima escolha para seu futuro profissional. É preciso aprender a dizer não às vezes.

Estando ou não em um período de maior demanda na empresa toda, um ótimo caminho para manter o controle do que é possível ser feito é saber com muita clareza o tamanho de sua lista de projetos/tarefas. Se nem você sabe exatamente tudo que possui para fazer, como poderia dimensionar as chances de realização no tempo esperado?

Experimente isso:

Comece listando os projetos

• Para o GTD, tudo que demandar mais de 2 minutos para ser feito e for composto por mais de uma tarefa, vira projeto.

Siga para uma possível lista de ações dentro dos projetos

• Muitas vezes é possível listar uma sequência de tarefas bem grande, mas ainda que não seja este o caso, liste todas que conseguir visualizar.

Defina um tempo aproximado

• Nem sempre conseguimos, tudo bem, mas se for possível anote. Pode ser apenas um chute agora, com o tempo você adquire maior precisão nisso. Essa visão de tempo, ainda que só aproximada, vai ajudar muito.

Agora analise friamente

• Você acredita que será humano realizar este conjunto, dentro dos prazos e considerando os imprevistos? Se sim, ótimo. Você acabou de montar seu planejamento para ação. Se não, é a hora certa para negociar as prioridades com seu gestor.

Se o gestor é você e não existe mais ninguém acima em sua escala hierárquica, procure um consultor. Acredite, com o planejamento em mãos e a visão clara de que as chances de realizar tudo não cabem em suas horas úteis, será o melhor momento para pensar num plano B. Toda a empresa poderá prejudicar-se com a sua não entrega. Permita-se dividir esta responsabilidade com mais alguém que poderá ajudá-lo nas melhores escolhas.

Esta é uma situação de sobrecarga e descontrole. É mais comum do que você poderia imaginar. Para sair das estatísticas de insucesso e atraso nas entregas, uma boa escolha será o treinamento de gestão do tempo com o método GTD. Sua empresa já possui um destes? Saiba mais sobre isso aqui.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

{{cta(‘51705e8a-82ab-4fa8-9cc6-00e765d5642a’)}}

Imagem : iblanco.com.br