Como Organizar Reuniões Produtivas
“Conseguem me ouvir?”, “Estão vendo a minha tela?” e “Você está ‘no mudo’” são frases muito comuns no nosso dia a dia por conta das inúmeras reuniões que participamos.
As reuniões sempre foram vistas como um problema, mas de uns tempos para cá e principalmente, após a pandemia, têm sido vistas como verdadeiras vilãs da produtividade.
Entretanto, sejam presenciais ou remotas, as reuniões podem ser extremamente funcionais e eficientes, basta que as gerenciemos de forma funcional e eficiente.
Depois do e-mail, as reuniões são uma das maiores distrações que enfrentamos ao longo do nosso dia. Além de consumir boa parte do nosso tempo, chegando, em alguns casos, a ocupar em média 1/3 dos nossos calendários. Sem contar as vezes em que recebemos convites que se sobrepõem a outros convites.
Algumas maneiras para reduzir o número de reuniões e tornar mais produtivas aquelas que você deseja participar.
Avalie a necessidade da reunião
Existe a máxima de que algumas reuniões poderiam ser resolvidas com um simples e-mail e isso é real. Antes de agendar qualquer reunião, verifique se é possível tratar/resolver o assunto de outra maneira. Como e-mail e vídeo.
Use o e-mail quando quiser informar sobre decisões ou compartilhar quaisquer informações relevantes.
Use gravações em vídeo sempre que quiser apresentar algum procedimento simples ou alguma alteração sistêmica.
Com os feedbacks recebidos, você poderá avaliar se realmente será necessário agendar uma reunião a respeito.
Reuniões recorrentes/frequentes
Avalie cada reunião recorrente e questione a sua necessidade. Muitas vezes acabamos ficando no piloto automático e deixamos de questionar as reuniões de rotina.
Verifique se a frequência está adequada: será que aquela reunião semanal pode se tornar quinzenal?
Antes da Reunião
Pauta
Nunca participe/organize uma reunião sem pauta. Uma reunião sem pauta, é uma reunião sem objetivo.
Se for convidada/o para uma reunião e não receber a pauta, pergunte o objetivo. Isso fará o organizador avaliar a sua real necessidade.
Lista de participantes
Todos que estão no convite realmente precisam ir? Normalmente a resposta é não. Se você é o organizador, valorize o tempo daqueles que não são essenciais para o andamento da reunião. Deixe-os cientes que a participação é totalmente opcional, desta forma, irão avaliar de acordo com as próprias prioridades para o dia se poderão participar ou não.
Durante
Foco
Podemos sentir um pouco de aversão a reuniões por consumirem tempo, atenção e energia, mas se você decidir que vale a pena participar de uma, foque ao máximo, deixe o celular e distrações no computador de lado. Participe, contribua e ajude a avançar na pauta.
Se for o organizador, garanta que o cronograma será seguido, você é a pessoa responsável pela condução e otimização do tempo. Não se perca em discussões paralelas, capture os tópicos e ideias que serão tratados em um outro momento.
Certamente será um tempo bem aproveitado e produtivo. E talvez, no fim das contas, você sinta que valeu a pena ter participado.
Faça anotações
Não confie que irá lembrar de tudo que foi falado e discutido. Como David Allen, autor do método GTD®, diz: “A sua mente é para ter ideias e não para guardá-las”.
Portanto, anote os tópicos tratados, informações importantes e as providências pelas quais será responsável. Anotar é uma excelente forma de organizar pensamentos e ter maior clareza.
Após a reunião
Esclareça
Processe todas as suas anotações, identifique as suas próximas ações e as organize em suas listas de ações e calendário.
Dê retorno
Informe aos solicitantes o andamento de cada ação pela qual ficou responsável. Tire dúvidas e peça orientações sempre que precisar.
Dica final
Revise seu calendário semanalmente, verifique se existem compromissos em conflito.
Defina quais serão as suas prioridades para a semana e o que terá um impacto maior se concluído.
E sempre que for recusar um convite de reunião, avise o organizador, pois muitas vezes a sua ausência pode mudar por completo a dinâmica de uma reunião e é essencial o organizador saber com antecedência para tomar as devidas providências.
Por: Thiago Alves – Instrutor GTD®
