Como equilibrar Reuniões e Trabalho

DE PERTO COM DAVID ALLEN

P: Como encontro tempo para trabalhar realmente quando tudo que faço é gastar tempo com reuniões? Eu gostaria de cancelar as reuniões, mas essa não é uma prática aceitável na nossa organização. De qualquer forma meu trabalho está sofrendo. Ajude-me!

David: Bem vindo ao clube dos sobrecarregados por reuniões. Junto com o volume excessivo de e-mails, a superabundância de reuniões é a maior reclamação dos trabalhadores de conhecimento hoje.

Dito isso, reuniões, reuniões podem ser extremamente eficazes e até mesmo essenciais para a realização de um trabalho significativo. Seria uma experiência interessante cancelar todas as reuniões e ver o que acontece. Mas o que perderíamos? Quais seriam os impactos negativos? Que oportunidades passariam despercebidas?

Tal experimento nos daria uma visão sobre o que constitui uma reunião construtiva e valiosa. Primeiramente, somente imaginar o experimento revela o componente chave das reuniões efetivas: propósito. Uma indagação essencial para responder ao início de cada reunião é “o que queremos realizar aqui e pra quando?” Se o propósito não está claro, ninguém tem critério suficiente para enquadrar e monitorar a conversa subsequente. Além disso, nem a informação para saber se ele ou ela deveria participar. Sendo assim, passo um, garanta que o propósito de cada reunião esteja claro.

Aprenda a deixar de lado

Assumindo que o propósito da reunião já está claro, o segundo fator a ser considerado é esse: qual é o seu propósito ao estar lá? Qual é o seu trabalho? Qual seu papel e sua responsabilidade dentro disso? Como a reunião está relacionada a esse contexto? Se a reunião está realmente relacionada ou envolve suas responsabilidades, dê um passo adiante e participe. Se não está, deixe de lado.

Visto que muitas empresas buscam culturas colaborativas, eu sei que declinar uma solicitação de reunião poderia parecer um ato descarado de rebelião ou desafio. Mas antes de concordar em participar, tome dois minutos para identificar o propósito da reunião e porque você é esperado lá. Você pode enquadrar essa consulta de forma elegante e educada da seguinte forma: “gosto de contribuir o melhor que posso nas reuniões, então isso me ajudaria a ter uma noção do resultado desejado da reunião, e se como eu posso servir para esse resultado.”

Se o propósito da reunião está claro, também deveria estar claro se o seu envolvimento é necessário. Mas caso não, você pode obter clareza investigando mais. Aborde essas conversas com o intuito de contribuir com valor para reuniões significativas ao invés de esquivar-se de reuniões. Sendo assim, ao buscar clareza e esforçar-se por ser efetivo na forma como você dispende seu tempo, você pode influenciar seus colegas a fazer o mesmo e ajudar sua instituição a gastar recursos de forma mais eficiente.

Práticas e Reuniões Inefetivas

Há muitas práticas recomendadas para boas reuniões, que incluem ter uma agenda, ter um monitor para garantir que a agenda seja cumprida, manter o controle das decisões e próximas ações (e por quem), conceder a todos a oportunidade de falar e, além disso, ter número suficiente de intervalos (se a reunião for mais longa que 90 minutos). Mas o fundamento principal é propósito claro – para a reunião e para o seu papel nela.

Reuniões inefetivas contribuem para outros hábitos ineficientes, como e-mails que causam perda de tempo. “Não estou seguro sobre o que decidimos na reunião do projeto em termos da nossa estratégia de avanço. Alguém poderia esclarecer isso para mim?” E-mails inefetivos contribuem para reuniões ineficientes. “Nós precisamos nos reunir novamente para esclarecer do que nossa última reunião se tratava, quem irá fazer o que e pra quando.” Quanto mais você permitir posturas como essa, mais fundo a areia movediça o afundará.

Se suas reuniões não terminam com um suspiro coletivo de “Uau. Boa reunião!”, então alguma correção de curso é necessária. Comece por esclarecer o propósito com o intuito de efetivamente agregar valor e veja o que acontece.

Quer saber mais sobre o assunto? Baixe nosso e-book e descubra o método GTD®!