Não se desespere, vamos ajudá-lo nestes primeiros passos. O livro “A Arte de Fazer Acontecer” pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

Coleção: “Pergunte ao Daniel e sua equipe”, Resposta: Thais Godinho.

Dúvida GTD: Estou lendo o livro e ficando um pouco ansioso para implementar logo o GTD. Não entendi direito algumas coisas, como as listas de ação. Se tenho computador em vários lugares, tenho que ter listas como @computador_casa, @computador_trabalho e assim por diante? Outra coisa: devo preparar diariamente as listas de tarefas para o dia seguinte? (enviada por leitor)

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Você está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que você dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, você esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.

O David diz o que você tem que ter para começar, mas é basicamente isso:

– uma caixa de entrada

– uma agenda

– um lugar para organizar as listas de ações e projetos

– um arquivo de referência

– um arquivo de suporte a projetos

– uma lista de algum dia / talvez

Como caixa de entrada você pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda um local  físico, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que você vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde você guarda a sua papelada. O David recomenda que guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muitas pessoas usam o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e outras de tarefas que você quer manter a vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar -> sempre coletar as informações em sua caixa de entrada, não em vários lugares. Quando chega um e-mail também é uma coleta.

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro e aqui também). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, você fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por exemplo, se você vai arquivar um papel, você vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para você executar diariamente:

• Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
• Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
• Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que você tem disponível.

Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que você coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.

Também pode valer a pena saber em que período do dia você rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina você deixa para os períodos de menor energia. Você que vai definindo seu ritmo.

Assim funciona a execução.

5 – Revisar -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária você já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando você vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para frente, no livro, você vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Você viu como a dúvida de um pode ajudar vários?

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Abraços,

Thais.Godinho@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: Renata Montone – Call Daniel