Evite o estresse ocupacional, saiba como gerenciar emails que não são urgentes

O volume de emails que recebemos diariamente parece só aumentar. Quanto mais abdicamos de nossas assinaturas em newsletters e ficamos sem importantes informações, mais nossa caixa postal engorda com outros tantos emails. Esse volume excessivo é um fator de estresse ocupacional dentre tantos outros.

Será que existe um caminho para continuar recebendo as mensagens mas conseguir não enlouquecer com elas? Sim existe. Quando descobrimos maneiras de separar o joio do trigo poderemos usar ambos nos momentos mais convenientes para nós.

Muitos emails de propaganda, que chegam até nós tentando vender algo, podem ser extremamente úteis quando calham de aparecer no momento exato de sua necessidade em consumir aquilo. Quando não for o caso, lixo. Não adianta ficar sofrendo porque não pode aproveitar aquela barganha agora. É uma barganha para quem tem a verba e precisa daquilo. Não faz sentido comprar só para aproveitar um ótimo preço num produto sem utilidade real para você neste momento. Outros emails nos abastecem de novidades sobre nossa área de atuação, trazem dicas, sugestões, orientações, tutoriais. São matéria prima de primeira necessidade. Nem por isso precisam ser lidos e assimilados assim que chegam. Guarde-os para consulta no momento adequado para você.

Finalmente existem aqueles emails que são verdadeiras tarefas. Exigem sua ação posterior ou imediata. Nem sempre são em pequena quantidade nem de remetentes pouco importantes. Então mergulhamos no estresse ocupacional enlouquecidos com mais tarefas do que acreditamos conseguir gerir. Os males do estresse ocupacional já vem sendo estudados há algum tempo. Encontrei um material na bliblioteca do SEBRAE que se propõe a analisar os fatores causadores de estresse ocupacional e fiquei impressionada.

No caso dos emails, existem muitos os que exigem nossa ação mas não são urgentes. Você abre um por um e percebe a diferença de urgência entre eles. Para ter mais produtividade com menos estresse você pode separá-los na hora, já nesta primeira leitura escolha manter os verdadeiramente urgentes na própria caixa de entrada e coloque os não urgentes em sua pasta @Ação. Ela será sua prioridade assim que os emails mais incendiários estiverem sob controle. Lembra do artigo já publicado aqui sobre “domine sua caixa de emails com apenas 3 pastas  “, então, é a mesma pasta.

Esta aparente pequena decisão pode ser um divisor de águas entre participar da estatística de estressados ocupacionais ou não.

A tranquilidade proporcionada pela divisão entre urgentes e não urgentes fundamenta-se no fato de que você diminuiu efetivamente sua carga de trabalho. Separou o joio do trigo entendendo que ambos possuem sua própria importância, e sem desmerecer nenhum classificou prioridades.

Não vai resolver nada tapar o sol com a peneira, o volume de estímulos que recebemos atualmente não tem comparação com nenhum outro momento histórico e a psicologia vem dedicando especial atenção a esta questão do estresse ocupacional. Tecnologicamente falando o email é algo impossível de se eliminar e apesar de muito invasivo ainda está em suas mãos escolher quais os que vão receber sua atenção agora. Neste exato momento. E quais não são urgentes, apesar de importantes. Envie para a pasta @Ação e esqueça até o horário certo de lidar com ela.

Parabéns, você está no controle!

Abraços,
+ Produtividade  – Estresse
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Especialista em Gestão do tempo e Produtividade

imagem: normfields.com