Neste artigo vamos falar um pouco sobre as áreas de foco, o que significam, como funcionam e como refletir sobre os projetos tendo-as como referência para sua produtividade. Esta visão do gerenciamento de projetos pode colaborar positivamente em sua linha de raciocínio dentro do GTD.

 

Áreas de foco, como o nome diz, são aqueles itens que você vai definir como principais numa visão macro. São os mais impactantes em seu percurso para produtividade, seja ele qual for. Então num exemplo simples, se você precisa organizar um evento para sua empresa pode ser que defina como áreas de foco: o espaço, a programação e a captação de contatos. Dentro destes 3 itens serão relacionados os dependentes para garantir seu sucesso como: boa iluminação e acústica, assentos confortáveis, segurança, facilidade de acesso e boa localização, na primeira área; bons palestrantes ou apresentadores e atrações, na segunda; distribuição de brindes personalizados mediante preenchimento de pequeno formulário, na terceira.


As áreas de foco funcionam como um “mapa da mina” interferindo em sua produtividade. Defini-las bem é uma arte desenvolvida com a prática, erros, acertos, análises, ajustes. No método GTD os projetos são tudo aquilo que demandar várias ações (acima de 2 ou 3). Então entender alguns conceitos básicos sobre gerenciamento de projetos vai facilitar o processo e contribuir para que seus aconteçam; caminhem e finalizem com sucesso.

 

No GTD suas áreas de foco podem ser: família, trabalho, hobbies, saúde etc. Dentro de cada uma delas, você terá objetivos específicos (goals), que se desmembram em projetos. Quem  sabe você tem o projeto “Concluir minha pós graduação” e acredite ser melhor encaixar na área de foco “Trabalho” ou “Desenvolvimento pessoal”. Você decide.

 

Durante as 5 etapas do GTD você vai precisar separar e organizar as informações capturadas a fim de conseguir recuperá-las sempre que necessário. Vai criar grupos e “palavras chave” identificadoras. Como vai decidir isso?

 

Alguns termos já são sugeridos pelo próprio método, como @próxima ação, Projetos, Delegados, Talvez / algum dia. Mas dentro deles estarão a sua vida pessoal e profissional com todas as particularidades características. É no momento da definição dos termos ou “palavras chave” descritivas que você vai usar sua bússola “Áreas de Foco” e garantir uma boa produtividade. Vejamos como poderia ser: 

Uma pessoa pode escolher que funciona melhor para si criar apenas 2 grandes grupos: a fazer e feitos. Essa visão cria foco inicial. Dentro de “a fazer” poderia definir que vai ter estas 3 áreas de foco: projetos, @próximas ações, referência. Dentro de suas áreas de foco conseguiria entender onde buscar informações (referência), onde começar a trabalhar (@próximas ações) e onde revisar regularmente para pescar tarefas (projetos). Outra pessoa quem sabe, vai preferir criar diferentes áreas de foco para: pessoal, familiar, profissional. Ou “importantes”, “urgentes”,  “hoje” e “pensar melhor”. Essas escolhas são muito pessoais, mas precisam resolver sua rotina deixando-a mais produtiva e com menos estresse.


Possivelmente você não vai acertar de primeira. Permita-se errar quantas vezes for preciso até encontrar as melhores combinações semânticas. Já fiz algumas colocações sobre a importância da semântica para descrever suas próximas ações. Usar um aplicativo moderno e versátil, que permite renomear, arrastar e soltar, reatribuir e discutir com a equipe durante o projeto é algo muito útil e recomendo para incremento na produtividade.

 

Comente no blog sua experiência ou dúvidas na definição das áreas de foco em sua rotina GTD e contribua com todos os leitores. Vamos interagir? Obrigada.

Abraços

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade

Imagem: trickytechno.com

 


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