Você se prepara com antecedência para reuniões? Caso vá ser a condutora da reunião ou apenas participar, podem ser sua atribuição: produzir e enviar a pauta, definir quem fará o que e outras atividades.

Planejar é preciso. Já sabemos que nem tudo acontecerá da maneira que idealizamos, mas sem um mínimo de planejamento a tendência é piorar. Então, se existem reuniões pela frente a melhor opção é organizar-se para exercer o seu papel da melhor maneira possível.

Os problemas mais recorrentes em reuniões mal planejadas são:

1. Pessoas mal informadas sobre ela

2. Pauta mal elaborada

3. Desrespeito as regras

Anote os problemas recorrentes em suas reuniões para atacar um a um e não incorrer neles novamente.

Supondo que os equívocos em suas reuniões sejam do tipo padrão, experimente estas dicas para contorná-los.

Pessoas mal informadas sobre a reunião   

• Envie convites e certifique-se de que as pessoas não só receberam como confirmaram sua presença. Quanto antes fizer isso maiores as chances de encontrar os melhores dias e horários para garantir a presença de todos.
• Caso você seja o organizador vale a pena elaborar uma pauta com tempos específicos para cada item e encaminhar isso para todos os participantes com uma antecedência boa, pelo menos 24hs.

Pauta mal elaborada

• Um assunto leva a outros. Se você considerar as relações de dependência entre os assuntos conseguirá criar uma pauta eficiente.
• Uma pauta eficiente e eficaz leva em consideração não só o tempo mínimo para se chegar a conclusão do assunto como também distribui bem o tempo entre todos os assuntos selecionados como prioridade.
• Ter mais um ou dois itens opcionais, caso sobre tempo, é interessante.

Desrespeito as regras

• Respeitar o horário de início e término é o básico.
• É muito importante não encerrar os assuntos antes de definir claramente quais as próximas ações e os responsáveis não só pela execução mas também pelo acompanhamento delas. Bem como seus prazos.
• Se existe um condutor/mediador, ele deve ser respeitado. Assim como o redator, que é um humano não uma máquina. Se as reuniões que você participa costumam ser muito animadas, com vários participantes, é provável que gravar (áudio/vídeo) seja uma escolha mais acertada.
• A estabilidade emocional dos participantes interfere diretamente nos bons resultados, assim, manter a ordem, o respeito, a educação e o bom senso são fundamentais.
• Se for possível separar grupos grandes em menores, selecionados por afinidades e depois reunir apenas os representantes de cada grupo, as chances de bons resultados aumentam.

Seja como organizador ou apenas participante, sua atenção e empenho fazem muita diferença no resultado final. Com planejamento suas reuniões podem ficar muito mais produtivas!

Leia também estes outros artigos no blog, sobre este assunto. Comente suas ações estratégicas para antes, durante e depois das reuniões, vamos adorar aprender com você. Neste artigo também existe um ótimo passo-a-passo para conduzir reuniões.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : dicadanet.net