Ter tudo que você precisa para realizar seu trabalho, ao alcance das mãos, é o sonho de qualquer profissional. Será possível realizar este sonho? Descubra neste artigo.

 

Como você guarda seus documentos?

Nossos documentos guardados vão nos servir em momentos específicos num futuro próximo ou distante, do contrário já deveriam ter ido para o lixo. Mas algo que não conseguimos encontrar quando precisamos não está realmente guardado, está perdido. Se ao guardarmos nossos documentos não o fizermos de maneira organizada, criteriosa e atenta, fatalmente vamos dificultar nossa vida no momento em que precisarmos encontrá-los. Concorda?

 

Já ouviu falar das 43 pastas do GTD (Tickler)?

 

David Allen sugere o uso de 43 espaços para organizar o arquivamento de seus documentos de referência. Ele é composto por 31 divisórias numeradas de 1 a 31 para armazenar documentos que você vai usar nos dias específicos do mês em curso (contas a pagar, por exemplo). Mais 12 referentes aos 12 meses do ano. Assim você tem acesso aos documentos do dia deste mês (de 1 a 31) e vai acomodando os documentos dos outros meses separadamente também (de jan a dez). 

 
O pulo do gato neste sistema é o seu aspecto permanente. Uma vez que você vai mudando para trás o que já passou, fica sempre com tudo a mão e sempre com o atual na frente. Ele serve tanto para o mundo físico como para o digital. Sua única grande exigência, além de estar organizado, é estar atualizado diariamente. Caso vá se ausentar por alguns dias, basta verificar todos estes dias antes de sair. 
 
Lembre-se de que tudo precisa estar ao alcance de suas mãos nos momentos que vai precisar usar. Se os dados forem magnéticos recomendo drives virtuais como OneDrive, Gdrive, DropBox e similares. Na ausência de equipamentos eletrônicos com bateria e conectados, recorra a uma LanHouse. Se forem físicos pode ser interessante criar fichas de resumo de seus conteúdos, sempre que possível, para não ter que levar sua estante junto com você. Tudo que você vai precisar em movimento não pode ocupar mais que uma ou duas pastas, do contrário pode atrapalhar sua movimentação.
 
Chamamos estas duas pastas de arquivo de referência rápida, sua função é servir de canivete suíço. Teoricamente você não vai deixar de agir por falta de informação ou ferramentas ao seu alcance (seu tickler), vai levar consigo algo menor, com apenas as informações que precisará em movimento, facilmente localizáveis.
 
Muitos usuários GTD mantém seus projetos em pastas organizadas alfabeticamente. Cada pasta contém todos os documentos referentes ao projeto bem como as listas de próximas ações. Durante a revisão semanal percorremos estas pastas para resgatar as listas de ações e selecionar as que vão para esta semana e/ou a próxima. Então uma pequena parte deste volume enorme de informações pode ser de uso diário atualmente e ficar separado num arquivo de referência rápida.  
 
O livro “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen explora este assunto detalhadamente, recomendo a leitura.
Para uma breve introdução no método GTD você pode baixar este e-book.

 

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : flickr.com

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