Quem não está esperando por alguém que atire a primeira pedra. Quais as melhores práticas para amenizar esta situação? No dia a dia de trabalho, é comum delegarmos tarefas e atividades a outras pessoas. Como podemos ter controle sobre o que foi delegado? Veja neste post as melhores práticas para administrar isso.


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Seja em nossa vida pessoal ou profissional, estamos sempre esperando por alguém. Pode ser um relatório de um colaborador, um aumento de um chefe, a devolução de um livro por um amigo ou alguém da equipe.


Esta espera pode ser rápida ou angustiante de tão demorada que nos parece. A pessoa que estamos aguardando nem precisa estar perdendo o prazo de entrega, ainda assim nossa insegurança sobre a evolução do processo as vezes nos assola. Será que ela lembra que me prometeu isso? Será que está providenciando o que é preciso? Será que vai cumprir os prazos? Quando devo cobrar? Quando devo receber a entrega?

Acalmar-se é o primeiro passo. O GTD vai ajudar você nisso e conseguirá fazer o acompanhamento com um pé nas costas. Quer ver um passo a passo para seu Outlook?


1. Crie a pasta “@Aguardando resposta” em seu programa de e-mail.

2. Quando chegar um e-mail que exige acompanhamento (ou mesmo quando os compromissos forem assumidos pelo outro apenas verbalmente, registre isso em e-mails e) se copie neles para que quando chegar em sua caixa de entrada você possa guardá-los na nova pasta @Aguardando. Crie lembretes se considerar conveniente. Mas se você já tem um prazo específico, este compromisso deve ir já para o calendário.

3. Na revisão semanal, visite esta sua pasta para conferir o andamento. A evolução pode estar dependendo de um follow-up seu.


Considere também:

Nosso GTD de cada dia

  • Ainda que você não seja um usuário regular do GTD, pode beneficiar-se grandemente com apenas esta dica: a revisão semanal. Existem alguns artigos no blog sobre revisão, mas basicamente trata-se de um momento especial para checar seus compromissos assumidos e/ou delegados e planejar sua próxima semana.


Organização

  • Assim, basta uma pasta/lista em que vai acomodar tudo que for @Aguardando Resposta e um olhar regular para o que estiver ali. Escolha a melhor frequência para você e não abra mão da criação de lembretes que “apitam” avisando do compromisso, sempre que preciso.


Acompanhamento

  • Então entrará em ação o follow-up. Follow-up significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado. Bem-feito significa fazê-lo antes de o prazo vencer. Ou seja, com a devida antecedência, você vai se comunicando com a pessoa que está aguardando para ficar ciente sobre a evolução do processo.


Efetividade

  • Esta prática traz tranquilidade para você e senso de urgência e importância para a outra pessoa. Você pode enviar mensagens gentis por sms, e-mail, telefone, com a regularidade necessária para o cumprimento do acordo.


Plano B

  • Felizmente existem os planos B, C, D… A prática de ter uma solução alternativa (= um plano B) pode salvar a paz nos relacionamentos. Crie o hábito de pensar numa solução que você possa realizar sozinho ou com o apoio de outras pessoas. Caso o compromisso esteja chegando perto da entrega e não tenha evoluído será o momento de colocar em ação o plano B.


Para utilizar com efetividade a sua pasta @Aguardando Resposta ela só precisa conter todas dependências que você criou e um acompanhamento regular de sua parte. Se o programa de email que você usa é o outlook, recomendo estas dicas  bem especiais de personalização, criadas pela Call Daniel.

 

Abraços,

Daniel.Burd@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : plus.goole.com

 

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