Existe uma maneira de manter seu controle no eixo horizontal do GTD, no papel, sem muita complicação. Descubra como.

Pergunta recebida:

Eu tenho meu sistema GTD todo no papel, uso uma agenda + listas de contextos e uma pasta p/ projetos. Minha dúvida é com relação aos níveis de prioridades que o David Allen fala no livro (10 mil pés, 20 mil pés etc.) Como eu poderia inserir o controle também destes níveis no papel para meus projetos e listas de contextos? Hoje não utilizo este recurso por não saber como implementar. Eu teria que fazer outras fichas ou o que? Desde já muito obrigado.
Gabriel

Um dos controles sugeridos no livro de David Allen refere-se aos níveis ou horizontes de foco e nós já falamos, em artigo anterior, o que são e como desenvolver estes níveis. Vale ressaltar que é uma prática mais avançada do GTD. Se você estiver começando pode vir a pensar nisso somente depois que o sistema tiver mais amadurecido. A sugestão é composta por 6 Níveis de Foco mas, como sempre, você decide a melhor maneira de nortear isso.

O mais importante é entender a função desta distribuição: visão integral, de curto a longo prazo. Sua gestão do tempo cresce para algo como anos ou décadas. Olhar estas questões de frente e com regularidade facilitam a construção de um futuro que você escolheu para si, não um que apenas aconteceu sem você reparar. Você pode incluir este controle mesmo trabalhando o GTD no papel.

Quando vamos realizar tarefas que exigem muita concentração, é essencial mergulhar nisso com todo o foco possível. Para dirigimos nossa vida, no entanto, é essencial levantar os olhos com alguma regularidade para enxergar mais longe. Quando visualizamos alguma ocorrência importante, ainda que mais distante, podemos nos planejar para lidar com ela da melhor maneira possível.

Visão de futuro

Pode ser sua vida profissional, por exemplo. Ao olhar para o futuro, você desenha um cenário de sucesso, reconhecimento e consegue identificar que determinado MBA ou a fluência em línguas vai ajudá-lo nisso. Então monta um planejamento financeiro e temporal para agir adequadamente, investindo seu tempo em tais cursos nos melhores momentos. Quem sabe imagina-se casado e com 2 filhos antes dos 35. São visões de médio a longo prazo que podem ser planejadas desde já e vão colaborar com a realização.

Caso seu GTD esteja rodando em ambiente tecnológico você vai criar estas etiquetas (50 mil pés, 40, 30…) e anexá-las aos devidos projetos/anotações. Mas se estiver no papel pode seguir 2 caminhos mantendo a sugestão de organização alfabética. Colocar os 10 mil, 20, 30 como grandes divisórias que contém seu material em ordem alfabética dentro delas e etiquetar cada bloco de informações com sua respectiva marca de altitude. Eu gosto de plásticos transparentes, mas tem quem use pastas suspensas ou de elástico, apenas clips, não importa. Estes blocos irão conter uma etiqueta em destaque, de preferencia sempre na mesma posição, que te alertam para o nível horizontal que pertencem.

Não se desespere caso seu GTD ainda não tenha chegado no eixo horizontal. Cada pessoa sente mais facilidade de começar por um dos 3 (natural, níveis de foco ou fluxo de trabalho) para criar controle e perspectiva.

A Call Daniel ministra treinamentos individuais ou em grupo com base no método GTD. Se seu GTD já avançou e você trabalha no papel, por favor nos conte como tem organizado os seus níveis de foco neste sistema. Seu modelo pode servir de inspiração e ser útil para muitas pessoas.

Abraços,
Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.