Como utilizar com efetividade a sua pasta @ Aguardando resposta
Quem não está esperando por alguém que atire a primeira pedra. Quais as melhores práticas para amenizar esta situação? No dia a dia de trabalho, é comum delegarmos tarefas e atividades a outras pessoas. Como podemos ter controle sobre o que foi delegado? Veja neste post as melhores práticas para administrar isso.
Seja em nossa vida pessoal ou profissional, estamos sempre esperando por alguém. Pode ser um relatório de um colaborador, um aumento de um chefe, a devolução de um livro por um amigo ou alguém da equipe.
Esta espera pode ser rápida ou angustiante de tão demorada que nos parece. A pessoa que estamos aguardando nem precisa estar perdendo o prazo de entrega, ainda assim nossa insegurança sobre a evolução do processo as vezes nos assola. Será que ela lembra que me prometeu isso? Será que está providenciando o que é preciso? Será que vai cumprir os prazos? Quando devo cobrar? Quando devo receber a entrega?
Acalmar-se é o primeiro passo. O GTD vai ajudar você nisso e conseguirá fazer o acompanhamento com um pé nas costas. Quer ver um passo a passo para seu Outlook?
1. Crie a pasta “@Aguardando resposta” em seu programa de e-mail.
2. Quando chegar um e-mail que exige acompanhamento (ou mesmo quando os compromissos forem assumidos pelo outro apenas verbalmente, registre isso em e-mails e) se copie neles para que quando chegar em sua caixa de entrada você possa guardá-los na nova pasta @Aguardando. Crie lembretes se considerar conveniente. Mas se você já tem um prazo específico, este compromisso deve ir já para o calendário.
3. Na revisão semanal, visite esta sua pasta para conferir o andamento. A evolução pode estar dependendo de um follow-up seu.
Considere também:
Nosso GTD de cada dia
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Ainda que você não seja um usuário regular do GTD, pode beneficiar-se grandemente com apenas esta dica: a revisão semanal. Existem alguns artigos no blog sobre revisão, mas basicamente trata-se de um momento especial para checar seus compromissos assumidos e/ou delegados e planejar sua próxima semana.
Organização
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Assim, basta uma pasta/lista em que vai acomodar tudo que for @Aguardando Resposta e um olhar regular para o que estiver ali. Escolha a melhor frequência para você e não abra mão da criação de lembretes que “apitam” avisando do compromisso, sempre que preciso.
Acompanhamento
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Então entrará em ação o follow-up. Follow-up significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado. Bem-feito significa fazê-lo antes de o prazo vencer. Ou seja, com a devida antecedência, você vai se comunicando com a pessoa que está aguardando para ficar ciente sobre a evolução do processo.
Efetividade
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Esta prática traz tranquilidade para você e senso de urgência e importância para a outra pessoa. Você pode enviar mensagens gentis por sms, e-mail, telefone, com a regularidade necessária para o cumprimento do acordo.
Plano B
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Felizmente existem os planos B, C, D… A prática de ter uma solução alternativa (= um plano B) pode salvar a paz nos relacionamentos. Crie o hábito de pensar numa solução que você possa realizar sozinho ou com o apoio de outras pessoas. Caso o compromisso esteja chegando perto da entrega e não tenha evoluído será o momento de colocar em ação o plano B.
Para utilizar com efetividade a sua pasta @Aguardando Resposta ela só precisa conter todas dependências que você criou e um acompanhamento regular de sua parte. Se o programa de email que você usa é o outlook, recomendo estas dicas bem especiais de personalização, criadas pela Call Daniel.
Abraços,
Daniel.Burd@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
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