Manter o e-mail sob controle é um desafio crescente. O volume de mensagens não está diminuindo para ninguém. A “fera está solta” e nós não seremos capazes de recapturá-la! Então, controlar esse fluxo utilizando uma boa abordagem sistemática é fundamental para se manter são.

Se você pertence a uma pequena minoria de pessoas que são capazes de manter menos de uma tela cheia de e-mails na maior parte do tempo (porque seu volume é baixo e/ou você os processa rapidamente e consistentemente) seu sistema provavelmente está muito bom assim.

Se você regularmente tem muito mais do que isso (centenas, milhares?) Em sua caixa de entrada, você está perigosamente sujeito ao estresse e ao torpor relacionados ao seu mundo de comunicação digital.

Por causa do volume de mensagens distintas e da velocidade com que aparecem, os e-mails parecem ser um demônio sem igual, com vida própria. Em essência, entretanto, os e-mails não são diferentes de uma caixa de entrada física sobre uma mesa ou uma secretária eletrônica — é simplesmente uma caixa de coleta de comunicação e informação que chegam e precisam ser acessadas, processadas e organizadas de forma apropriada. E controlar e-mails gera o mesmo desafio que é gerenciar sua caixa física — muitas coisas que não temos tempo ou disposição para processar e organizar conforme chegam.

Por isso, ela facilmente se transforma num pântano de itens pendentes — abertos, talvez até lidos, mas sem terem sido esclarecidos ou efetivamente organizados (Eu descobri por volta de 7.000 e-mails numa caixa de entrada de um cliente).

O Grande Desafio 

Como o e-mail é simplesmente uma caixa de entrada, precisa ser esvaziado regularmente para ser funcional. “Esvaziar” não significa realizar todo o trabalho incorporado nos e-mails —significa tomar decisões sobre o que cada um significa e organizá-los de acordo. Os mesmos procedimentos se aplicam a qualquer caixa de entrada, seja a bandeja sobre sua mesa ou a secretária eletrônica. Elas devem ser estações de processamento, não caixas de armazenamento. Por conta do volume no computador ser muito maior do que o áudio ou papel, zerá-lo parece particularmente assustador. Mas não há luz no fim do túnel se você apenas deixar as coisas se acumularem lá. É preciso menos esforço para começar um dia ou dois do zero em sua caixa de entrada do que para manter “bolhas amorfas” de “coisas” acumuladas e desorganizadas que continuamente são relidas e reavaliadas.

 

O Básico 

Temos visto centenas de formas singulares que as pessoas desenvolvem para gerenciar seus e-mails, e muitas funcionam bem—contanto que nada seja perdido, o inventário não continue a crescer, e alguém possa facilmente visualizar os e-mails que precisam para tomar uma ação. Seguem alguns procedimentos básicos que normalmente funcionam para todos: 

 

Use a tecla DELETE!

Em primeiro lugar, vamos falar sobre a importância da tecla DELETE! A facilidade com que jogamos no lixo coisas de nossa correspondência física parece não se traduzir para o computador em muitos casos—talvez porque e-mails não ocupem muito espaço físico e são facilmente colocados em algum lugar que não esteja diretamente à vista. Entretanto, eles ocupam espaço na mente, e apagar tudo que realmente não precisamos, conforme os encontramos, é fundamental para o gerenciamento do fluxo. Entoa, quando estiver em dúvida, jogue fora. Se você deixou os e-mails se acumularem, limpar é a primeira coisa a fazer. Às vezes é mais fácil limpar a casa clicando o botão “De” que os organiza por sua fonte — você pode eliminar vários e-mails de uma vez dessa forma. 

Arquivo!

Em seguida vamos ao arquivamento. Use um sistema simples de arquivamento para coisas que deseja guardar como arquivos e informações de suporte. Se você é uma pessoa “na dúvida, guarde”, tudo bem, mas não deixe isso entupir sua caixa de entrada. Crie então pastas de referência na sua barra de navegação e arquive assim os e-mails correspondentes nelas. É muito mais fácil perdê-los entre os 500 ou 1.000 em sua caixa de entrada do que numa pasta nomeada. E a função Busca pode facilmente encontrar qualquer coisa com uma palavra-chave. Evite usar pastas aninhadas em que você tenha de clicar para abrir e então encontrar o arquivo. Uma simples lista alfabética – por tópico, tema ou pessoa – geralmente é suficiente e fácil de lidar na correria. Limpe-as quando tiver uma janela de tempo com nada melhor para fazer. 

Complete os < 2 minutos!

A infame regra dos 2 minutos é crucial para gerenciamento de e-mails. Tudo que você puder tratar em menos de 2 minutos, se você vai ter de fazê-lo em algum momento, deve ser feito na primeira vez que você a vê. É mais demorado ler, fechar, abrir e ler de novo do que resolver na primeira vez que aparece. Num ambiente de muitos e-mails, não será incomum ter pelo menos um terço deles que requerem menos de 2 minutos para despachar. 

Organize e-mails que requerem ações e follow-up!

Se você apagou, arquivou e tratou seus e-mails < 2 minutos, sobraram apenas dois tipos: (1) aqueles que precisam de mais de 2 minutos para lidar e (2) aqueles em que você aguarda resposta de outros. Uma simples e rápida forma para ter controle é criar mais duas pastas na sua barra de navegação —Ação e Aguardando Resposta e arquivá-los adequadamente. Estas pastas devem ser visualmente distintas das suas pastas de referência e devem estar no topo de sua lista de pastas, o que pode ser feito adicionando um símbolo como @ ou um traço antes do nome da pasta (ação que permitirá organizá-las no topo da lista). 

Se você apagou, arquivou, finalizou ou distribuiu seus e-mails nas pastas de ação, você está com sua caixa de entrada vazia. Agora, pelo menos, será muito mais fácil revisar e avaliar um inventário completo de seu trabalho ao alcance de suas mãos; e você achará muito mais fácil focar em e-mail ou em qualquer outra coisa.

 

O Desafio Contínuo 

Você deve revisar consistentemente os e-mails acionáveis. Uma vez que sua caixa de entrada estiver zerada, a sensação será fantástica. Mas você não pode ignorar a quantidade de e-mails de AÇÃO que você organizou. O problema de se usar computadores como ferramenta de lembrete é a síndrome fora-da-visão-fora-da-mente.

Se você não está revisando-os regularmente, eles começarão a atormentá-lo, criando ainda mais relutância e sentimentos ruins. As pessoas deixam e-mails em suas caixas de entrada pelo mesmo motivo que empilham coisas em suas mesas, pensando que “se está na minha frente, não vou perder ou esquecer”. Claro, esse hábito aparentemente prático de pistas visuais é minado pelo volume e ambiguidade do que há nas pilhas. Cria confusão em vez de clareza. É muito mais fácil avaliar sua demanda de trabalho com e-mails organizados em um lugar. Mas requer o bom hábito de revisá-los regularmente para se sentir bem sobre o que você não está fazendo com eles no momento. 

 

Tudo isso demanda tempo e energia mental. Fingir que pode ter o e-mail sob controle sem dedicar os recursos pessoais necessários para fazê-lo leva à frustração e ao estresse. Estas melhores práticas ajudam a tornar o processo o mais eficiente possível, mas a liberdade que vem por tê-los sob controle não é gratuita. Assim como as pessoas aprenderam a aceitar o tempo de deslocamento como contas que pagam para poderem viver e trabalhar onde querem, devem integrar o tempo e a energia para lidar com e-mail em seu estilo de vida e trabalho.

 

Abordagens Personalizadas

Assim como os softwares de gerenciamento pessoal têm evoluído, tanto no computador padrão como nos inúmeros aplicativos e extensões, as possibilidades de variações no modo de lidar com e-mails se multiplicam. Eles podem ser codificados, coloridos e arquivados automaticamente. Podem ser filtrados por remetentes prioritários; encaminhados para recuperação posterior ou ainda ser transferidos e fundidos em tarefas e funções de gerenciamento a realizar em outras partes do software. 

Se você criar e começar a se acostumar a um sistema simples de pastas para e-mails, você pode achar algumas subcategorias úteis. “Ler/Revisar” pode ser uma pasta para e-mails do tipo informativo (FYI ou PSI) – embora versões impressas de e-mails informativos longos sejam mais fáceis de lidar do que na tela. “Para imprimir” pode ser útil se você não imprime com regularidade. Algumas pessoas acham que demandar certo tempo para editar as linhas de assunto de seus e-mails armazenados para que mostrem a ação que tenham de tomar seja útil. 

 

Melhores Práticas para seu e-mail

Mas não importa como você o ajusta ou quão legais e boas sejam as configurações e truques que você explore e até integre como funções consistentes em seu sistema pessoal, os princípios fundamentais para um bom fluxo de gerenciamento devem ser seguidos para promover um controle descontraído da fera: 

Mantenha os e-mails acionáveis e os não-acionáveis em locais separados.

É muito complexo e estressante para seu cérebro ter de constantemente refiltrar os e-mails toda vez que olha para eles. Um sistema funciona muito melhor do que sua mente para isso. E-mails arquivados em pastas de referência que ainda representem algo a fazer produzem ansiedade; e e-mail deixado na caixa de entrada apenas para consulta de informações recuperáveis vai embaçar o seu foco.

Pelo fato de a maioria das pessoas não possuírem um bom sistema de lembretes, elas tentam fazer das pastas de referência um sistema para lembrá-las do que precisa ser feito e isso nunca funciona. Se as referências e os lembretes de ação estão separados, isso dá liberdade e alívio para arquivar a quantidade de material de referência que quiser. Ela se torna apenas uma biblioteca. 

Mantenha-os limpos.

Resíduos aparecem do nada, mas não somem do nada! Apague o que puder para começar e limpe seus arquivos de referência regularmente, assim que estiverem desatualizados ou que não façam mais sentido para você. 

Mantenha-os revisados.

Como acontece com qualquer sistema de lembrete, se você não revisar e reavaliar os lembretes de ações que você precisa que sejam tomadas, sua mente o fará e ela não faz o trabalho muito bem. Então você evitará olhar o seu sistema e não confiará em nada do que está fazendo por conta dos acordos ocultos consigo mesmo que você se esqueceu de renegociar. 

Seja bom ao teclado.

Por último, seríamos descuidados em não te lembrar de um dos mais importantes fatores no gerenciamento de e-mails – o quão rápido você digita e está acostumado com teclas de atalho e códigos. A digitação vagarosa, além de ineficiente, cria uma resistência a engajar com os e-mails que acaba debilitando assim todas as boas intenções de chegar ao topo. Se você não digita pelo menos 50 palavras por minuto, aprimorar a técnica com um bom tutor de digitação pode fazer uma grande diferença.

Nós recomendamos então usar a abordagem mais simples que puder, aderindo a estas melhores práticas fundamentais, especialmente se você estiver começando do zero. Se você já está relativamente confortável com seu gerenciamento de e-mails, e criar procedimentos mais complexos tenha te ajudado, isso é ótimo. O desafio é manter seu e-mail atualizado, completo e consistente – e sem precisar dispender mais tempo e pensamento do que valeria a recompensa que você teria. Seu processo precisa ser tão básico e quase automático para que você o mantenha mesmo quando não estiver com vontade de fazê-lo. E-mail, assim como qualquer ferramenta poderosa, pode ser uma bênção ou uma praga. E se essa ferramenta faz parte do trabalho, você precisa investir o que for preciso para usá-la sabiamente e com segurança. Ele é um grande potencializador da produtividade, mas quando se perde seu controle, torna-se um grave risco ocupacional.

Fonte: GTD Connect


 

Compartilhar: