Estamos felizes em compartilhar com você a nossa alegria ao receber o novo livro do David Allen autografado. No artigo de hoje trazemos uma tradução/interpretação da matéria de Amy Guttmam, publicada na Forbes este mês que comenta o novo livro. Boa leitura.

Quase 15 anos depois que foi publicado pela primeira vez, o livro de David Allen, Getting Things Done (GTD), continua a ser a Bíblia do empreendedor. O Método do guru David Allen, por trás da franquia internacional de workshops e treinamentos destinada a reduzir a desordem mental e física, é tão relevante hoje quanto quando lançado. Agora foi publicada uma versão atualizada com a proposta de refletir alguns dos maiores desafios contemporâneos para a produtividade: e-mails, multitarefas e organização das ações em listas de tarefas.

Eu falei recentemente com Allen para saber a sua opinião sobre quais as ferramentas mais valiosas para empresários e como usar seu popular sistema GTD no contexto “empreendedorismo”. 

Um dos maiores erros que todos nós cometemos, diz Allen, é pensar que precisamos de mais tempo do que realmente já temos. “Uma boa ressignificação disso é que você não precisa de tempo, você precisa de espaço. Os empresários precisam de espaço para manter o foco. Eles precisam de espaço para conversar com as pessoas certas sobre as coisas certas. Eles precisam de espaço para pensar. “

Allen cria esse espaço através de técnicas projetadas para simplificar, ao invés de complicar. O GTD é mais conhecido pela “Regra dos dois minutos: se uma tarefa que cai em suas mãos pode ser concluída em até dois minutos – faça-a imediatamente”. Se não, guarde-a organizadamente, de acordo com o contexto e seu nível de prioridade. A ideia é simples: lidar com estas tarefas de dois minutos imediatamente resolve a questão rapidamente. Elas não valem o tempo de anotar para fazer depois quando terá de olhar para elas novamente, rever, repensar e atribuir um tempo para realizá-la. As vezes uma tarefa curta ocupa muito mais tempo e importância do que vale a pena.

O outro benefício, diz Allen, é afiar as próprias habilidades para tomada de decisão.

Determinar rapidamente se podemos realizar algo em menos de dois minutos nos obriga a tomar esta decisão. Aprimorar nossa capacidade de avaliar instantaneamente uma situação e seguir em frente é uma questão de prática e crucial para qualquer negócio.

Grandes empresários, diz Allen, não são necessariamente diferentes do resto de nós exceto pela velocidade que eles precisam decidir e fazer as coisas, especialmente se eles estão fazendo isso durante a pressão de um dia de trabalho.

Novamente, Allen aponta para a importância da prática do método GTD permitindo aos empresários manterem a perspectiva. É aí que a Revisão Semanal entra, em meio à enxurrada de reuniões, planilhas, negócios, planos, networking e tudo o mais espremido nas 24hs diárias. Allen diz que a revisão periódica é a melhor arma que podemos ter para reequilibrar as prioridades.

Como você consegue manter a perspectiva quando está tentando lidar com um volume excessivo de coisas novas a todo instante?

“A capacidade de manter essas coisas fora de sua cabeça tempo suficiente é conquistada construindo algum tipo de processo de avaliação regular. Por este motivo é importante sermos capaz de realizar a revisão pelo menos uma vez por semana. Se você não está fazendo uma avaliação semanal consistente e completa para limpar sua mente de tudo o que você tem que fazer, o seu trabalho não será tão criativo e produtivo quanto poderia. Essa visão em perspectiva é parte da espinha dorsal do sucesso empresarial. “

Essa revisão e agrupamento de ações no tempo permite uma importante mudança de foco e assegura que as tarefas escolhidas para serem realizadas agora estão alinhadas com as prioridades; especialmente considerando que o mundo real atual muda mais rápido do que as nossas listas de ToDo. É também um mecanismo valioso para o registro de todas as ações ao longo da semana anterior, uma lista mestre de ações realizadas alivia nossa tensão física e emocional. No processo, algumas coisas inevitavelmente vão perder a importância, abrindo espaço para outras novas.

Seguir em frente, principalmente em territórios desconhecidos pode ser assustador.

GTD é sobre a alocação de todos os itens ainda pouco claros para você, fora de sua cabeça e em uma lista mestra, seja de papel ou virtual, incluindo tarefas pessoais, a fim de evitar a paralisia.

Mas a verdadeira chave, Allen diz, é na linguagem e granularidade da lista. Quando lhe perguntei como consegue evitar sentir-se sobrecarregado por algo devido o seu prazo, ele pergunta se eu tenho este algo listado em todos os detalhes como algo já concluído. “Listar este algo como um projeto, repleto de pequenas etapas de ação a serem concluídas, traz tranquilidade em relação aos prazos. Se você está pensando nisso antecipadamente, como um rascunho, a clareza dos passos faz com que seja mais manejável “, explica.

Para um empresário, uma tarefa como “pesquisar concorrentes” seria dividida em vários itens, começando com “buscar na internet empresas que vendem os produtos X especificamente em tais cidades”. Só depois de cumprir essa tarefa, o próximo passo poderia ser, “listar empresas vendendo estes produtos dentro de determinada faixa de preços”.

A Metodologia GTD patenteada de Allen não mudou muito, mas aparece no novo livro com as linhas cada vez mais tênues entre trabalho e diversão, e considera os ambientes empresariais se movendo cada vez mais rápido, o que torna o GTD ainda mais relevante. A capacidade de um empreendedor para equilibrar longas horas de trabalho com algum tempo de folga é uma habilidade, mas Allen adverte, é tudo sobre como conquistar uma mente tranquila. “O critério final é, o que eu tenho que fazer para conseguir tirar isto da minha cabeça?”. A resposta, ele prega, será: fazer, delegar, anotar ou excluir, mas sempre tirar isso da sua cabeça enviando para uma lista o que pretende lembra-se depois.

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: Daniel Burd

Tradução/inspiração livre: Forbes