Plataformas colaborativas multiplicam por 31 a quantidade de usuários e a arrecadação cresce 3 vezes, segundo a Valor econômico em matéria de 25 de novembro. Isso é fruto da aceleração da virtualização dos modelos de trabalho nos nossos dias que, na minha opinião, iria acontecer mais cedo ou mais tarde, mas com a pandemia ganhou esses vertiginosos números. Fato é que agora temos que ser digitais, remotos e produtivos! E as ferramentas de colaboração são fundamentais nesse processo. O Microsoft TEAMS é uma delas, implantada aqui na empresa, com interação de mais de 10 mil funcionários, onde estou como gerente executivo e que a CALL DANIEL me convidou para dar algumas dicas para otimizar e facilitar o dia a dia com essa poderosa ferramenta.

Separei as dicas em apenas 2 blocos e mais 2 extras, porém antes de mergulhar em cada uma, gostaria de deixar algumas premissas:

  1. Ferramentas de colaboração exigem disciplina, não adianta criar nada de novo lá dentro se não houver engajamento.
  2. Compartilhar as informações e usá-las de forma inteligente, potencializarão o time.
  3. Mais que colaboração, é também um canal de comunicação, tendo um emissor e um receptor da mensagem, cuidem com carinho dos 2 lados! Nada de jogar informações para tirar sua responsabilidade do processo e também receba a mensagem com atenção, principalmente em reunião (lembre, tem um ser humano falando para você!)

  Dicas para as Reuniões no Teams

       As reuniões deram velocidade nas decisões, mas também consomem um tempo significativo do dia (principalmente as não programadas), pense sempre se não poderia resolver por mensagem de texto ou até de áudio (o TEAMS permite gravar áudio viu?!), se realmente precisar de uma reunião, pegue aqui umas dicas:

  • Agenda reuniões pelo outlook/calendário

    Se você usa o calendário do Outlook, não precisa ir para o Teams marcar uma reunião, é só agendar a reunião pelo calendário sem esquecer de marcar a opção “Reunião do Teams”, ele cria o link automaticamente e também vai para o calendário do Teams.  A vantagem aqui é também permitir colar de forma massificada os e-mails dos convidados, coisa que no Teams ainda não é possível. Bônus: veja no assistente de agendamento os horários disponíveis dos colegas, a fim de evitar transtornos.

 

  • Preparar seu áudio e Vídeo

    Quando você entrar em uma reunião, primeiro você entra em uma “ante sala” que te permite configurar seu vídeo e seu áudio, permitindo testes e configurações de iluminação, por exemplo. Aqui o segredo é iniciar o áudio no mudo, ninguém precisa notar que você chegou fazendo barulho né, rsrsr. IMPORTANTE: deixe seu vídeo aberto, quem está falando ganha mais confiança quando vê que os participantes estão interessados na que está acontecendo, beleza?

 

  • Fundos de tela e iluminação no Teams

    Nessa mesma “ante sala” ou durante a reunião, você pode trocar o fundo de tela e o Teams permite usar fundos padrão ou subir imagens suas. Capriche na foto, encontre alguns lugares bonitos e salve de background! Cuidado com duas coisas, a iluminação e fundos muito escuros, sempre que você estiver contra o sol, ficará aquela sombra, tipo de denúncia anônima, faltando só distorcer a voz, rsrs. Uma ring light ou led resolve esse problema e cuide com fundos muito escuros, eles ficam artificiais demais pois o sistema sofre para fazer o recorte da pessoa.

 

  •  Economia de banda

    Está travando muito? Desative o vídeo, não o seu! Esse não faz diferença, desative a chegada de vídeo para você, esta opção está disponível durante a reunião, clicando nos 3 pontinhos > desativar vídeo de entrada.

  • Lobby x Participantes x Apresentadores

    Em reuniões maiores, é importante organizar a sala para que não vire uma bagunça! Assim, definir antes quem serão os apresentadores facilitará a gestão e também permitir que alguns possam ativar o mudo dos participantes. Basta acessar na reunião os 3 pontinhos > opções da reunião. Ali você define quem pode apresentar e também tem a opção de desativar (ou ativar) o Lobby, que é a sala de espera onde você pode gerenciar quem entra ou não.

 

  • Modo galeria + destaque

    Lá nos 3 pontinhos, também é possível alternar para uma view de até 49 pessoas ou o modo conferência grande, que tem um visual super legal! Isso permite tirar alguns prints legais para fechar o evento com chave de ouro. Outra dica legal é usar a opção “Destaque” quando alguém estiver falando, assim essa pessoa fica em um quadro maior, destacado. Clique em “mostrar participantes” (ícone com 2 bonecos), localize a pessoa e selecione “destacar”

 

  • Mutar todos + erguer a mão

    As opções que resolvem a bagunça, rsrsr. As opções estão disponíveis no ícone dos 2 bonecos – “Mostrar participantes”. Você pode mutar todos os participantes de uma vez, bem como deixar mudo apenas um só, clicando nos 3 pontinhos ao lado do nome do participante. A opção erguer a mão organiza as falas, já que elas entram na ordem que foram clicadas. Dica: avise no começo essas 2 regras e combine com o apresentador que, se tiver muito barulho, você irá mutar todos e o palestrante pode reabrir seu áudio assim que clicar.

 

  • Compartilhamento de tela + Reproduzir áudio

    Muitas vezes vemos o apresentador “sofrendo” com o compartilhamento das telas, principalmente quando quer colocar áudio! Minha dica aqui é usar a opção de compartilhar a TELA, sempre, e não compartilhar o aplicativo em questão, como por exemplo o power point. Dessa forma o sistema não fica pesado, com passagens lentas, só cuide do que está na tela, você não vai querer colocar um whatsapp comprometedor lá né? Para o áudio, quando clicar em “compartilhar conteúdo” tem uma opção logo na esquerda para habilitar o áudio, pronto! Cuidado só se você estiver usando fone de ouvido, teste antes, porque pode não dar certo a saída de áudio.

 

  •  Quadro branco

    Sabe aquela frase, entendeu ou quer que desenhe? Rsrsrs… então, no Teams também temos essa opção! Basta clicar em “compartilhar conteúdo” e na parte direita temos o quadro de comunicações (whiteboard), ali abre um quadro branco para riscar a vontade! OBS: se tiver uma mesa digitalizadora ou aplicativo com caneta digital fica show!

 

  •  Gravar e reproduzir

    Sempre grave as reuniões (claro que se autorizada). Ajudará se algum ponto for esquecido e ainda, dependendo do caos, poderá ser editada e compartilhada via Stream.

É isso aí amigos! Usando essas dicas, as reuniões se tornam mais produtivas, eficientes e organizadas! Mas lembre-se, antes de marcar uma reunião, principalmente em cima da hora, veja se ela não pode ser resolvida com uma mensagem, email ou até mesmo uma boa e velha ligação para o colega, hein!

Até mais!

Darlan Bottega – instrutor GTD® na Call Daniel

www.calldaniel.com.br

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