Se você cria arquivos em pastas particulares do Outlook, precisa saber destes detalhes importantes
Durante os treinamentos da Call Daniel para mais produtividade e menos estresse usando o GTD, muitos dos participantes usam Outlook e solicitam mais orientações sobre algumas de suas dificuldades ao lidar com os arquivos .pst e .ost do Microsoft Outlook.
Na postagem de hoje estamos reproduzindo um artigo da própria Microsoft e enviando para nossos leitores na intenção de facilitar o processo. Caso você prefira acompanhar pelo seu navegador, basta clicar aqui: link do original. Além disso incluímos mais alguns links que podem complementar, mas é importante frisar que estamos sempre dispostos a ajudar você. Utilize nosso canal “Pergunte ao Daniel e sua Equipe“.
Os limites de tamanho de arquivos .pst e .ost são maiores no Outlook 2010 e Outlook 2013
Introdução
Por padrão, os arquivos Pastas Pessoais (.pst) e os arquivos de Dados do Outlook (.ost) offline estão no formato Unicode no Microsoft Outlook 2010 e Outlook 2013. O tamanho total dos arquivos .pst e .ost tem um limite pré-configurado de 50 GB. O limite é maior que o limite dos arquivos .pst e .ost do Unicode no Office Outlook 2007 e Outlook 2003. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo da Base de Dados de Conhecimento Microsoft:
830336 O arquivo .pst tem um formato e um limite de tamanho de pastas diferentes no Outlook 2007 e no Outlook 2003
Observação O limite de tamanho de 50 GB do arquivo do Outlook pode ser aumentado ou diminuído através de alterações no Registro do Windows. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo da Base de Dados de Conhecimento Microsoft:
832925 Como configurar o limite de tamanho dos arquivos .pst e .ost no Outlook 2007 e no Outlook 2003
Mais Informações com imagens
O limite de tamanho do arquivo .pst padrão no Outlook 2007 e no Outlook 2003 é 20 GB. Se você estiver usando um computador com Outlook 2007 ou Outlook 2003 instalado e deseja acessar um arquivo .pst Unicode criado no Outlook 2010 ou posterior, talvez seja necessário reduzir o tamanho do arquivo .pst se o tamanho do arquivo for 20 GB ou próximo. Se o tamanho do arquivo for maior que 20 GB, você não poderá abrir o arquivo .pst.
Caso tenha reduzido o tamanho do arquivo .pst do Outlook 2010 ou Outlook 2013, você poderá exportar os dados desse arquivo .pst para outro arquivo .pst.
Para fazer isso, siga estas etapas:
1. Inicie o Outlook 2010 ou posterior com um perfil que contém seu arquivo .pst original, que é maior do que 20 GB.
2. Na guia Arquivo, clique em Informações. (A captura de tela para esta etapa está listada abaixo).
3. Clique em Ferramentas de Limpeza e em Arquivar. (A captura de tela para esta etapa está listada abaixo).
4. Na caixa de diálogo Arquivar, faça as seguintes alterações: (A captura de tela para esta etapa está listada abaixo).
- Habilite a opção Arquivar esta pasta e todas as subpastas.
- Na lista de pastas, selecione o arquivo .pst que você deseja arquivar.
- Na lista suspensa Arquivar itens mais antigos que, especifique a data durante a qual um número relativamente grande de itens será arquivado. A data que você usa depende de muitos fatores para fornecer uma data de exemplo neste artigo.
- Na caixa de dialogo Arquivo morto, selecione o arquivo .pst de destino para as suas mensagens arquivadas.
5. Como você pode estar arquivando uma grande quantidade de mensagens de email, poderá ser necessário usar um novo arquivo .pst para o seu arquivo morto.
Vídeo: Como reduzir o tamanho do arquivo .pst para o Outlook (vídeo em inglês na postagem original da microsoft)
Observação: O processo de arquivamento no Outlook 2010 e Outlook 2013 usa a data de modificação nas mensagens para determinar a idade de um item, mas o processo de arquivamento pode não arquivar tantas mensagens quanto esperado. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo da Base de Dados de Conhecimento Microsoft:
295657 O Outlook não arquiva as mensagens conforme o esperado com base na data de recebimento
Se o processo de arquivamento não reduzir o tamanho do arquivo .pst do Outlook para menos de 20 GB, você pode dividir o arquivo .pst grande e mover as mensagens manualmente de seu arquivo .pst grande para outro arquivo .pst.
Para mover rapidamente uma pasta de um arquivo .pst para um arquivo .pst diferente, siga estas etapas:
- Verifique se o seu arquivo .pst grande e o arquivo .pst de destino estão abertos no Outlook.
- No seu arquivo .pst grande, clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja mover para outro arquivo .pst (menor) e clique em Mover Pasta.
- Na caixa de diálogo Mover Pasta, selecione o arquivo .pst de destino e clique em OK.
O tamanho também depende do sistema de arquivos utilizado no computador:
Fat – 2GB
Fat32 – 4 GB
Ntfs – 16 TB (cerca de 16.000 GB)
Outras informações nestes link:
https://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc779002%28v=ws.10%29.aspx
Aproveite para aprender ainda mais sobre o Outlook:
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Espero ter ajudado.
Att,
Renata Montone
