Se você é mais um na lista dos que perdem a realização da revisão semanal (bem-feita) e, fatalmente, revive a terrível sensação de descontrole, ansiedade e estresse que tanto nos oprime, este artigo é para você.

O X da questão

Quando realizamos a revisão semanal como o método GTD recomenda: regularmente, atentamente, num momento de alta energia e com foco total (sem interrupções), conseguimos fazê-la bem-feita. Nesse cenário não existe um acúmulo de itens a serem revisados nem grandes dificuldades para renegociar as prioridades em nossa agenda. Tudo conspira a nosso favor.

Mas, se no momento da revisão (por mais que quase tudo conspire a favor) nos deparamos com um atraso considerável de itens a serem revisados, o estresse dessa simples visão já vai provocar um desequilíbrio que só atrapalha tudo.

Quebre este círculo vicioso assim

Recomendo parar tudo, nesse momento, por uns 3 minutos e acalmar a mente. Relaxe mesmo. Respire tentando focar sua atenção exclusivamente em sua respiração, em mais nada.

Então, recomece com a seguinte frase ao alcance dos olhos:

A revisão semanal não é para planejar cada projeto, é para conferir se tudo está andando como deveria, com próximas ações definidas, dentro do prazo, etc. Caso não esteja andando, aloque um tempo de agenda para revisar cada projeto especificamente e corrigir isso com pelo menos uma próxima ação definida. Pode até marcar muitas coisas com data HOJE, pois vai negociar sua agenda quando chegar ao item calendário e puder comparar as importâncias das “bombas-relógio” entre si.

Durante a revisão tentemos a ir logo agindo em cada “bomba-relógio” que vemos em nossas listas de tarefas na intenção de evitar que explodam. As vezes nem será realizando a tarefa em si, mas pelo menos olhando para ela por mais que 2 minutos para tentar “planejar” melhor as próximas ações.

• primeiro porque estamos usando mais de 2 minutos executando algo e essa decisão pode comprometer a revisão semanal inteira,
• segundo porque a real importância e urgência de uma ação/projeto pode mudar completamente quando analisamos isolada ou comparativamente.

O resultado é que possivelmente vamos parar a revisão antes de terminá-la (seja por exaustão emocional, seja por tempo de dedicação esgotado) e muitas bombas podem ter ficado ali.

Tic, tac, tic, tac, tic.

Quebrar o círculo vicioso de revisões incompletas pode ser a chave para abrir-se a tão sonhada mente tranquila. Muitos usuários entendem como decisivo acompanhar o fluxo de trabalho do GTD, baixe a versão Call Daniel dele aqui.

Leia mais dicas para a revisão semanal.

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Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: escolapsicologia.com