Não é porque seja simples que necessariamente é fácil ou rápido. A proposta simples e objetiva do GTD não dificulta a assimilação do método e isso nos induz a acreditar que vai funcionar com pouco empenho. Ledo engano. Sem regularidade de água e sol a plantinha vai morrer, jamais se tornará uma árvore frondosa.

O maior problema encontrado durante a utilização do GTD é a procrastinação das revisões.

A maioria das pessoas faz a captura com razoável facilidade e frequência, mas só capturar não resolve nada. Tudo o que você anotou foi com o objetivo de não se esquecer. Porque não esquecer? Provavelmente porque tem alguma importância, exige alguma ação de sua parte.

A ação relacionada a anotação que você capturou ficará em sua caixa de entrada aguardando sua análise e planejamento do melhor momento para ser realizada. Esse tempo de espera não pode ser infinito. Ele será tão elástico quanto sua atividade específica. Se você é um Diretor e monitora projetos mensalmente, a cada 30 dias poderá ser o seu limite de revisão da caixa de entrada. Se atua no RH numa função que toda quinzena precisa fechar relatórios, pode ser que sua caixa de entrada consiga esperar 10 dias para cada revisão. Um profissional da área comercial mais ativo, possivelmente vai revisar diariamente se quiser que o GTD funcione para aumentar sua produtividade.

Eu já sei disso, entendi sua importância, mas ainda assim não faço. Por que será?

Existem muitos motivos possíveis, você poderá identificar quais os seus especificamente quando focar sua atenção no momento exato que escolhe não fazer. Por exemplo, seu dia de revisão é toda sexta as 16hs. Coloque um despertador para toda sexta as 17hs com a seguinte pergunta: motivo de hoje para não ter feito. E responda honestamente. Em algum tempo terá sua grande lista de motivos e poderá decidir como solucionar isso.

Minha lista de possíveis motivos inclui: auto boicote e dificuldade para decidir.

O auto boicote é uma prática bem comum. Ela acontece quando não estamos certos de onde estamos, para onde queremos ir e o porquê dessa escolha, não ficou claro o grande benefício em chegar lá. Então a incerteza e falta de foco nos conduz para o lugar comum, que já conhecemos e parece seguro, apesar de não ser tão bom.

A dificuldade para decidir possui uma relação direta com a necessidade de estar sempre certo, com o desprazer em errar. Temos um amor próprio que nos defende da dor. Ele nos segura a cada decisão, a cada escolha, porque escolher implica em responsabilizar-se pelos resultados (que nem sempre serão bons).

Dúvida e medo são paralisantes, leia mais sobre eles neste artigo do site EscolaPsicologia. Para superar estes obstáculos o melhor caminho é enfrentá-los ciente dos riscos do erro e da dor, nem sempre sua expectativa vai se confirmar. O monstro parece muito maior enquanto não o visualizamos com clareza.

Também é interessante lembrar que o erro faz parte do processo de aprender e aprimorar-se.

Tentamos não pensar em coisas ruins, mas o risco de algo dar errado é real, intrínseco a vida em todos os seus aspectos.

Assim, no objetivo de melhorar sua produtividade, correr o risco de decidir mal, não fazendo a melhor escolha sobre quando algo deve ser realizado dentre as tantas anotações de sua caixa de entrada, ainda é muito melhor do que esquecê-las completamente por falta de anotar e revisar.

Em nosso e-book Introdução ao GTD temos 2 dicas de ouro, aqui vão elas:

Dicas de Ouro

1. Seja consistente no uso do GTD.

• Para se ter controle é preciso realizar as cinco tarefas (coleta, processamento, organização, execução e revisão) de modo consistente. Ou seja, é preciso realizar estas cinco tarefas sempre e do mesmo modo. Não esqueça nunca este princípio fundamental para o seu sucesso.
  

2. Não se preocupe em fazer uma revisão semanal perfeita de imediato.

• Aos poucos você vai melhorando e aprimorando o seu sistema. O mais importante é que você seja consistente, realizando sempre sua revisão semanal, mesmo que imperfeita.

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Abraços 

+Produtividade -Estresse

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade

imagem: taringa.net