Redefinindo o significado de missão cumprida
Ricardo é um novo cliente. Já usa a metodologia GTD há alguns anos, mas vem enfrentando um desafio diário. Como lidar com suas listas de tarefas infindáveis? Ele me procurou dizendo que ficava muito ansioso cada vez que olhava suas listas durante o dia e que seu dia era ficar olhando para as listas tentando diminuir a quantidade de coisas que tinha para fazer.
Antes de iniciarmos o trabalho ele me enviou alguns documentos para eu ir me familiarizando com seu processo. Na ocasião ele tinha aproximadamente 80 projetos e um total de 800 tarefas. Isso mesmo, 800 tarefas. Dá para entender a angustia que é olhar para estas 800 tarefas. E note que ele é um cara que trabalha muito, adora trabalhar. Trabalha mais de 15 horas por dia, todos os dias (incluindo finais de semana). Diariamente ele consegue fazer uns 20 itens da lista e inclui outros tantos, ou seja, as suas listas nunca serão zeradas.
Esse é o dilema do trabalhador do conhecimento. Suas listas de tarefas nunca serão finalizadas. Para você ter a sensação de dever cumprido ao final do dia, é preciso que você defina o que é dever cumprido. Caso contrário você vai se matar de trabalhar e sempre sairá com a sensação de que ainda falta tanto, que não fez o suficiente, não importa quantas horas de trabalho você se imponha.
A técnica mais indicada para se viver bem com as listas intermináveis é a de filtros sucessivos. Ao termino da semana, deve-se avaliar todas as suas listas e criar uma lista menor e factível para a próxima semana. Ou seja, selecione aquilo que é imprescindível para fazer na próxima semana. E essa lista da semana deve ser alocada nos dias da próxima semana, definindo quanto tempo cada uma das atividades vai demandar. Assim criamos uma lista bem menor de tarefas, as quais já estarão no seu calendário.
Colocar no calendário ajuda a se ter uma ideia de quanto efetivamente “cabe” na semana. Esse é o primeiro filtro. Depois, no início de cada dia, recomenda-se que se olhe o calendário e veja o que realmente deve ser feito naquele dia, esse é o filtro diário, e se foque somente nisto. A grande lista de tarefas é, dessa forma, consultada somente uma vez por semana, no planejamento da semana seguinte, e depois durante a semana consulta-se somente o calendário. É importante saber que o paradigma mudou, que a meta não é mais “zerar” todas as suas tarefas, que isso é simplesmente impossível.
O importante agora é você definir o que quer dizer feito, concluído. Não adianta ficar correndo para tentar fazer tudo o tempo todo. É preciso constantemente filtrar e definir para você mesmo o que é missão cumprida!
Ser bom não é o bastante.
É preciso ter alto desempenho!
Daniel Burd
A Call Daniel é parceira certificada internacional da David Allen. A Call Daniel vem atendendo no Brasil e no mundo empresas que precisam produzir mais com menos estresse, dentre elas: Accenture, Nestlé, Microsoft, Embraer e Natura. Duas características tornam a Call Daniel a parceira preferida dos seus clientes: a preocupação em adaptar cada treinamento às necessidades específicas da empresa e dos gestores, e a realização de acompanhamentos pós-treinamento com todos os participantes garantindo que as técnicas aprendidas tornem-se poderosas ferramentas no dia a dia.
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