Como fazer uma reunião produtiva
Afinal reunião para que? Dicas de como fazer uma reunião mais produtiva.
Reuniões no trabalho possuem a fama de serem totalmente improdutivas. Seria apenas uma má fama? Afinal será mesmo que uma reunião estará sempre fadada ao fracasso, que será pura perda de tempo e de nervos? Quais as dicas para uma boa reunião? Ainda que tenham sido raras, certamente você já participou de algumas reuniões que foram boas e produtivas. Você sabe como fazer uma reunião mais produtiva? Existe um segredo.
Isso mesmo, o segredo é que só existem 5 boas razões para se fazer uma reunião produtiva. E todos precisam não só saber qual esta razão como estarem de acordo com ela. Vamos examiná-las uma a uma.
Segundo David Allen são elas:
Passar informações
Algo importante aconteceu e poderá impactar na rotina. Todos precisam tomar ciência do fato para agirem de acordo.
Receber informações
Por alguma razão o grupo possui dados importantes que precisam ser conhecidos e não chegariam ao conhecimento sem a intervenção deles.
Criar opções/soluções
Duas cabeças pensam melhor que uma. O trabalho do grupo precisará estar alinhado para analisar/discutir as possibilidades e viabilizar caminhos.
Tomar decisões
Quando o consenso é necessário, a reunião deve servir a este propósito evitando a exclusão.
Energia – calor humano
Algumas informações, ações e decisões são delicadas ou importantes demais para serem realizadas numa fria relação de dedos e teclados.
Essas são as dicas para fazer uma reunião produtiva, de sucesso. Uma reunião não precisa necessariamente ser sobre apenas um destes itens. Ela pode compor-se por uma combinação ou até por todos eles juntos. Estes itens são boas razões para que uma reunião aconteça de maneira produtiva. Caso não exista uma dessas boas razões, a reunião não precisa existir também. Determinadas situações podem ser melhor resolvidas em grupo, outras pedem a solidão. Ficar batendo cabeça sozinho ou degladiando em grupo é que não será produtivo.
Esqueça de vez suas reuniões mal sucedidas. Chega de discussões intermináveis, ofensas e improdutividade. Os participantes devem entender que tais ocorrências não serão admitidas e os que tentarem desrespeitar acabarão do lado de fora antes da reunião acabar. Quando quiser realizar uma reunião de maneira mais produtiva precisará respeitar a regra para selecionar a razão e certificar-se de que todos do grupo entenderam e concordaram. Apenas nestas condições você poderá manter o rumo alinhado com os objetivos.
Como foram suas últimas reuniões, elas funcionaram? Por favor, venha nos contar seus segredos. Não funcionaram? Experimente estas dicas sobre como fazer uma reunião mais produtiva e volte aqui para nos contar como foi!
+ Produtividade – Estresse
Especialista em Gestão do tempo e Produtividade
imagem: sobreadministracao.com
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