Este é um ótimo momento para falar de GTD + Wunderlist porque em sua atualização do fim de 2013 ganhamos o #hashtag. Isso deixou a organização e localização muito mais simples. Basta você clicar em uma hastag para visualizar todos os itens que a contém.

O Wunderlist é bem desenhado, minimalista e eficiente, parecendo perfeito para o GTD de maneira geral

Toda pessoa que escolher enfrentar o desafio de se organizar vai beneficiar-se também com a autodescoberta. É preciso olhar de frente para sua vida e todas as coisas que você coloca dentro dela quando desejar mantê-la organizada e sob controle. O GTD auxilia neste processo nos conduzindo gentilmente a listar, pensar e agir em relação a tudo isso.

A solução proposta neste artigo é apenas uma em um milhão. Ela tenta ser fiel às sugestões de David Allen em seu Livro “A arte de fazer acontecer” quando ele diz “…O poder, a simplicidade e a eficácia das coisas das quais falo neste livro são mais bem vivenciadas como experiências, em tempo real, com situações reais em seu mundo real…”. Significa que apenas experimentando você vai encontrar o formato ideal para você, neste momento de vida.

Vamos fazer uma comparação de termos para facilitar:

Linguagem GTD >> linguagem Wunderlist

• Projeto >> Lista (para criar um projeto GTD, você vai usar “Adicionar uma lista”)
• Listas de tarefas de projeto >> Item (adicionar um item com direito a #hastag, definição de data limite, lembrete, subtarefas, comentário interno e anexos, além de comentários externos entre a equipe).
• Prioridade >> Importante (estrela) 

Algumas pessoas usam as listas do Wunderlist como Contextos e os itens como projetos, pois estes podem conter várias (tarefas) subtarefas. O único inconveniente que vejo nesta solução é precisar mudar a data limite ou o lembrete toda vez que completa uma tarefa. 

• Coletar >> Caixa de entrada
  
• Processar >> Clicar em um item da caixa de entrada e preencher seus detalhes na janela da direita.
• Organizar >> Mover este item para um espaço apropriado dentro da estrutura que você criou a esquerda. Sejam projetos, contextos, áreas de foco, clientes, o importante é fazer sentido lógico para você e funcionar no dia-a-dia.
• Revisar >> Conferir item a item de tudo que tem lá. Como nem sempre é possível revisar TUDO, você pode ir priorizando com lembretes de revisão, #crítico ou estrelas de importante.
• Executar >> O primeiro olhar vai para o Hoje e o segundo para a Semana (lateral esquerda). Se você assumiu um compromisso com data e hora, precisa cumpri-lo. Todos os meus apitam considerando o tempo de preparação necessário, mas é sempre bom dar uma batida de olho, principalmente se você não tem este hábito dos alarmes. Depois sigo para as listas tarefas. Eu gosto do modelo de 4 critérios para escolher o que fazer, então neste momento olharia para minhas coisas separadas por contexto (onde estou, com quem, quais ferramentas possuo). Em seguida veria o tempo disponível para executar, minha disposição (energia) e por fim começaria pelos itens marcados como prioritários (crítico, importante, hoje, vencidos – nesta ordem se existirem tais marcações). 
• Calendário >> Hoje e/ou Semana
• Prioridades >> Com estrela
• Próxima Ação >> Aqui você terá que clicar item a item na coluna da esquerda se não tiver uma lista chamada “Next Action” ou uma hastag #ação. Se tem esta lista e as demais são de projetos, pode ir movendo os itens de próxima ação para ela à medida que os define como tal. Então bastaria clicar a esquerda para visualizar tudo que precisa fazer. Com as hashtags, basta clicar em uma #ação, que todas aparecem na sua frente separadinhas por listas (projetos, contextos, seja lá qual for sua separação).

Sua familiaridade com o GTD vai transparecer o fato de que nenhum aplicativo vai ajudá-lo de verdade enquanto sua semântica não estiver clara para você. Veja este mapa mental que criamos sobre isso. Conheça também a solução de uso da Gabriela e do Bryan para comparar com a sua.

Nem tudo são flores! O sistema de localização do Wunderlist ainda não está disponível para android e as # hashtags também não resolveram isso. Como os dados ficam nas nuvens, muitos usuários corporativos também imploram por sincronização off-line, recurso não disponível. No mais, o wunderlist parece perfeito para o GTD. Você certamente obterá maiores benefícios e menos retrabalho em qualquer aplicativo se já estiver bem organizado em seu GTD. Como o wunderlist é bem simples pode ser um bom começo, mas esteja ciente que não poderá migrar seus dados. Quando recomeçar, será do zero. Pode até ser muito bom, não vamos pensar nisso agora ok?

Faça seus testes iniciais e volte aqui para nos contar como está sendo. Pergunte, explique, compartilhe conosco sua experiência. Caso não saiba nem como começar no Wunderlist, este vídeo no youtube poderá ajudá-lo.

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.