Escolher e criar rotinas facilitadoras para manter arquivos em ordem vão interferir diretamente em sua produtividade diária. Veja estas dicas.

Nós estamos todos, de uma maneira ou de outra, juntando documentos importantes para uso posterior, seja em papel ou formato magnético. Essas informações precisam ser arquivadas organizadamente para facilitar a localização no momento necessário.

Mas será que isso está acontecendo de maneira eficaz?

Para que nossos arquivos estejam facilitando a localização dos conteúdos é importante não só uma boa organização, mas uma manutenção regular.

Você pode fazer isso mensalmente se achar eficaz, mas conforme o volume de informações entrando e saindo todos os dias pode ser necessária uma frequência maior. Para criar uma rotina de limpar seus arquivos diariamente sem impactar nas demais tarefas você pode:

Usar janelas de tempo.

Nesta solução você vai direcionar sua ação de limpeza nos arquivos em quaisquer 5 minutos que sobrarem entre os compromissos.

Definir o “minuto da fama”

Aqui você escolhe um tempo pequeno mas tão sagrado quanto escovar os dentes e nele realiza a limpeza. Um minuto pode parecer muito pouco, nem sempre é, no entanto você é quem define quantos minutos são suficientes diariamente.

Antes da revisão diária

O GTD sugere, no mínimo, uma revisão semanal. Mas muitos usuários gostam de fazer uma pequena revisão diariamente para não acumular. Pode ser interessante bater o olho em seu sistema de arquivos para resgatar algo arquivado as pressas no dia anterior e já acomodar no lugar certo.

As rotinas são facilitadoras em muitas ocasiões pois nos levam a realização de ações com um esforço menor do que algo decidido a cada momento. Escolha suas rotinas com atenção e sua produtividade vai aumentar.

O método GTD é usado como base nos treinamentos da Call Daniel. Se ainda não conhece ou não conseguiu usar, experimente nosso guia de Introdução ao GTD, ele tem sido elogiado como um primeiro passo simples, claro e objetivo.

Abraços,
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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : facebook.com