Dicas para gerenciar sua lista de tarefas sem sobrecarga

Não deixe suas listas transbordarem, evite ficar sobrecarregado por listas inchadas e fique focado no que interessa

Se é importante, anote-o

Esta é a razão pela qual você mantém uma lista de tarefas, certo? Embora isso possa parecer óbvio, é importante lembrar que, para a sua lista de tarefas funcionar, você precisa ter o hábito de escrever as tarefas importantes que deseja completar.

Isso não significa que você precisa anotar tudo, mas desenvolver seu próprio filtro mental do que é importante o suficiente para estar em sua lista de tarefas é uma parte fundamental para torná-la uma ferramenta de produtividade efetiva.

Evite tarefas vagas ou pouco claras

Quando você decide adicionar um item à sua lista de tarefas, use o momento para pensar sobre como você vai descrever essa tarefa. Sua descrição deve, idealmente, incluir quais ações físicas concretas precisa tomar para completá-la. Se depois de adicionar a Tarefa, a descrição ainda parece muito vaga ou não detalhada o suficiente, considere usar o campo Notes, logo abaixo de Description, ou criar sub tarefas para dividir melhor, em ações mais claras e específicas.

Revise sua lista de tarefas diariamente e reorganize

É importante encontrar um sistema de produtividade que funcione para você. Se você decidiu que a manutenção de uma ou mais listas de tarefas é o que funciona melhor, é uma boa idéia ter o hábito de revisar e editar suas listas diariamente.

Elas precisam estar sempre atualizadas e serem relevantes. Veja algumas sugestões de ações para o início ou no final do dia:

• Marque todas as tarefas que você concluiu hoje
• As que não concluiu hoje, agende para amanhã, desde que não sobrecarregue o dia – seja realista
• Ao revisar suas tarefas não programadas, certifique-se de que todas elas ainda são relevantes e exclua todas as que não parecem mais importantes

Hoje é melhor do que algum outro dia

Pode ser fácil continuar adicionando novas tarefas sem considerar quando você pode ter tempo para completá-las. Mas, uma lista de tarefas que está inchada com muitas tarefas que não têm uma data de vencimento será difícil de gerenciar e menos relevante à medida que o tempo passa.

Esta é a situação que deve evitar se deseja que sua lista se torne uma ferramenta efetiva para produtividade. Se possível, tente incluir uma data de vencimento quando você cria uma tarefa. Alternativamente, ao completar tarefas, reveja o que não foi agendado e veja se você pode definir uma data de vencimento adequada.

Pode ser tentador continuar adicionando itens à sua lista de tarefas.

Teve uma ideia no banho esta manhã? Basta incluir em uma lista. Pensou em uma série de coisas que precisam ser feitas depois da sua última reunião, mais uma lista. Afinal, é para isso que você tem listas de tarefas, certo?

Mais ou menos. Quando escrevemos muitas coisas e ideias como ações concretas a serem tomadas fica fácil acabar com listas sobrecarregadas de trabalho às vezes desnecessário, sem importância ou urgência.

Então, antes de adicionar outro item à sua lista, pense na imagem maior, qual a relevância desta tarefa? Isso ajudará a completar este projeto em que estou trabalhando ou apenas adiciona trabalho desnecessário. Tenho tempo livre suficiente para todas as tarefas que eu quero realizar, ou apenas me lotei de listas de desejos que acabam esquecidas?

Uma lista ou várias?

Diferentes sistemas funcionam para diferentes pessoas, às vezes é melhor manter uma única lista de tarefas. Isso pode funcionar se preferir manter uma pequena lista apenas com as tarefas mais importantes. Um sistema de lista única significa que há apenas um lugar para olhar quando você deseja rever seu trabalho ou escolher uma tarefa. A caixa de entrada será ideal para manter uma única lista.

A desvantagem de uma lista única é a falta de contextos para realizar as tarefas. As tarefas pessoais e de trabalho se misturam e, às vezes, isso pode se tornar uma grande confusão. Pode ser melhor considerar a criação de listas separadas com base no contexto ou nos recursos necessários para a realização da tarefa. Talvez seja interessante criar uma nova lista para cada projeto. Você ainda pode ter uma lista padrão onde possa anotar rapidamente qualquer coisa e separar melhor depois.

Desenvolver bons hábitos de produtividade

Uma coisa importante para evitar listas sobrecarregadas é desenvolver bons hábitos de gerenciamento. Aqui estão algumas dicas rápidas:

• Antes de criar uma nova tarefa, verifique se ela não é muito vaga. Tarefas mal definidas são mais propensas minar sua produtividade.
• Certifique-se de revisar sua lista ou listas diariamente. Primeiro, na manhã, reveja o que precisa fazer hoje e revise rapidamente suas listas, separe qualquer coisa que pareça desatualizada ou muito vaga.
• No final do dia, use alguns minutos para rever e planejar no dia seguinte, você tem muitas tarefas sem data de vencimento específica, tente agendar algumas para amanhã. Você pode deslizar uma tarefa de “Today para direita e ela será agendada automaticamente para os próximos dias (Next 7 Days).
• Se você tem uma tarefa vaga ou pouco clara que ainda parece importante, tente dividi-la em uma série de sub tarefas que melhor definam quais ações precisam ser tomadas. Basta pressionar uma tarefa para começar a criar sub tarefas.
• Não tente fazer muito ao mesmo tempo. Seja realista sobre o que pode ser feito em um dia e não tente fazer mudanças radicais em seus hábitos de produtividade para não terminar em fracasso. É melhor fazer pequenas mudanças incrementais e gradualmente adquirir melhores hábitos.
• Para incentivar bons hábitos, você pode usar uma tarefa repetitiva e aos poucos incluir isso em sua rotina.

O Taskary tem uma série de recursos que podem ajudar a gerenciar sua lista de tarefas diariamente:

• Use subtarefas se sua tarefa parecer muito vaga ou geral. Você pode pressionar uma tarefa para começar a criar subtarefas em uma tarefa
• Use o Inbox para revisar tarefas que ainda não foram agendadas, tente evitar muitas tarefas neste filtro agendando tarefas a cada dia
• Você pode deslizar uma tarefa para agendar a data de vencimento. Isso permitirá que você estabeleça rapidamente datas de vencimento em tarefas que ainda não foram programadas

• Considere usar uma tarefa com repetição diária para lembrá-lo de revisar suas listas de tarefas

Seguem mais alguns links para mais artigos traduzidos aqui nas Dicas Call Daniel:

1. Depoimento de uma usuária do GTD via Google
2. Começando com o Taskary – gerenciador de tarefas
3. (este) Dicas para gerenciar sua lista de tarefas sem sobrecarga