OK! Já mantemos uma lista de tarefas ao alcance dos olhos, quem sabe até lá no alto de nossa agenda, mas, num piscar rápido, o tempo passou e ela continua ali, sem ter sido feita. Em uma pesquisa recente da ferramenta de rastreamento de tempo on-line Toggl cinco erros foram identificados pelos clientes como os vencedores em desviar nossa atenção e foco. Vamos conferir quais são eles?

1. NÃO PRIORIZAR adequadamente as tarefas

Uma lista de tarefas pode ser a forma mais eficaz de organizar seus pensamentos sobre o que precisa ser feito. Porém, sem priorizar de uma maneira adequada, coisas importantes podem ficar aguardando você mais tempo do que deveriam. “Se nós não sabemos para onde estamos indo, estamos apenas pulando de uma tarefa para outra”, diz o especialista em produtividade Kimberly Medlock. Deixar de priorizar pode ser um reflexo do nosso ambiente de trabalho atual ou de expectativas pessoais desalinhadas com as profissionais.

Muitas vezes será preciso perguntar “o que eu tenho que fazer”em vez de “o que querem que eu faça”

“Muitas pessoas que trabalham em equipes sentem certa pressão para fazer o que os seus colegas de trabalho ou chefes pedem e entendem como prioridade, sem ‘repriorizar’ de acordo com seu próprio planejamento”, diz o CEO da Toggl, Alari Aho. Se de fato você tem um planejamento pessoal para o seu dia, semana ou mês, pergunte a si mesmo quais são as tarefas mais importantes para ser realizadas segundo ele. Não faz sentido mudar tudo que você mesmo planejou para trabalhar conforme as prioridades das outras pessoas. “Muitas vezes, as tarefas mais importantes para nós são as que vão nos exigir muito mental e emocionalmente, assim a tendência natural é procrastiná-las”, diz Medlock. Será tentador fazer as pequenas tarefas de cinco minutos ao longo do dia em vez de produzir um intenso foco em algo maior, mesmo quando lá no fundo sabemos que são essas as tarefas mais importantes.

Então, deixe clara esta prioridade para si mesmo e use-a para negociar as demais tarefas de maneira convicta e elegante. Ter espaços vagos em sua agenda será essencial para atender os imprevistos.

2. Subestimar o tempo usado para algo

Superestimar nosso desempenho ou capacidade de realizar algo é um pecado de gerenciamento de tempo. Pensamos que só vai demorar alguns poucos minutos e acabamos usando meia hora ou mais. Esta é uma armadilha comum quando entendemos o quanto produtivos podemos ser e escolhemos não recusar uma oportunidade sem calcular muito bem o tempo que essa oportunidade vai realmente engolir. Para evitar este erro de gestão de tempo, Medlock recomenda anotar uma estimativa de tempo (sem economias) para cada tarefa de sua lista.

Quando definir uma tarefa com prováveis 30 minutos, marque na agenda

Se uma tarefa leva 25 ou 30 minutos, deve ser agendada em seu calendário. Um truque é dobrar a quantidade de tempo que você acha que cada tarefa vai demorar. Então, se você acredita que uma tarefa levará meia hora, bloqueie uma hora, apenas para se assegurar. Caso contrário, você pode acabar fazendo hora extra.

Antes de iniciar seu dia de trabalho, use 10 minutos para planejá-lo. “A cada 10 minutos gastos em planejamento uma hora em execução será poupada”, diz Aho. Mas não bloqueie 100% de seu tempo. Vale repetir, deixe sempre um pouco de espaço para tarefas novas e urgentes: os imprevistos.

3. Gerenciar mal as distrações

“Distrações são excelentes gatilhos para a procrastinação”, diz Aho. Entre as principais distrações estão e-mails e mídia social. Para evitar as distrações, Medlock recomenda desligar as notificações quando estiver tentando se concentrar em uma tarefa importante ou agendá-las para uma vez por hora. Assim, não será distraído a cada dois minutos por um pop-up.

Bloquear uma hora específica do dia para verificar e-mails também é uma ótima maneira de gerenciar essa distração, e vai melhorar o seu desempenho.

“Verificar e-mails constantemente nos incentiva a responder rápido, muitas vezes sem entender ou pensar direito no que lemos ou escrevemos. Isso desperdiça ainda mais tempo para pedir desculpas ou esclarecer o que queria dizer”, diz Medlock.

A bagunça a nossa volta é outra distração que pode ser evitada. “As pilhas de papel em nossa mesa falam conosco durante todo o dia e são apenas uma distração constante dizendo o que ainda não fizemos”, diz Medlock. Limpar a mesa no final de cada dia de trabalho, arquivando a papelada que não precisa estar ali, é de grande ajuda para nos manter focados.

4. Pensar que controlar o tempo é um desperdício de tempo

“As duas únicas maneiras de encontrar mais tempo é eliminar ou simplificar”, diz Medlock. “Sem controlar seu tempo, você não saberá o que pode ser eliminado ou simplificado.” Embora anotar cada coisa que você faz durante o dia possa parecer um desperdício de tempo, é possível que seja a melhor maneira de descobrir seus erros durante a gestão do mesmo. Monitorar isso durante uma ou duas semanas pode ajudá-lo a identificar o que está entre você e seu sucesso nesta questão. 

Será que você está sendo constantemente interrompido por telefonemas ou colegas de trabalho que batem à sua porta? 

Você pode estar navegando muito na internet, ou verificando os e-mails com mais frequência que o necessário. “Os números não mentem. Então, quando olhar para a lista com os números de como está gastando seu tempo, poderá criar uma estratégia adequada para eliminar ou simplificar”, diz Medlock.

5. Tentar ser multitarefa

Os especialistas concordam, a multitarefa não existe de verdade. O que classificamos como multitarefa é um revezamento de tarefas e é extremamente prejudicial para nossos cérebros. 

“Seu cérebro foi projetado para pensar e criar, não para armazenar todas as suas listas de afazeres”, diz Medlock. 

Permanecer em tarefas únicas pode significar usar temporizador e concentrar nessa tarefa por um período específico de tempo. Repetir o mantra: “agora eu estou fazendo tal coisa” também pode ajudá-lo a manter o foco e evitar o deslocamento de uma tarefa para outra.

Essas e outras questões são abordadas nos treinamentos de GTD da Call Daniel. Existem os melhores momentos para planejar e para agir, um não deve atrapalhar o outro, mas sim manter sua produtividade nos mais altos níveis. Conte-nos quais os erros que você identificou como mais frequentes entre você e seus colegas de trabalho e compartilhe conosco as soluções que encontraram. 

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: projectbuilder.com.br
Tradução/inspiração livre: FastCompany