Quando entramos na fase “Fazer” no GTD®, temos que levar em consideração como estamos priorizando o que estamos fazendo. Priorizar é um processo altamente intuitivo. A única maneira de saber verdadeiramente que o que está sendo feito agora é a mais alta prioridade, é ter tudo claramente definido para que possa fazer uma escolha de momento a momento.

“Meg, eu tenho a etiquetadora e meus arquivos estão todos configurados. Eu configurei minha caixa de entrada e minhas categorias. Comecei a criar um inventário de todos os meus projetos e próximas ações. Agora que fiz isso, como faço para descobrir o que fazer quando entrar em meu escritório na manhã de segunda-feira? Eu faço o que está no calendário ou minhas próximas listas de ação? Devo conversar com meu colega que acabou de pedir um minuto do meu tempo? Devo processar a caixa de entrada ou trabalhar com e-mail? ” Como VP de Serviços de Coaching da The David Allen Company, essas são algumas das perguntas mais frequentes que recebo.

Priorizamos com base em três maneiras de olhar para o que fazer: 

  • Os critérios para escolher a ação (consulte livro GTD, p.192), a natureza tríplice do trabalho, 
  • Ou a hierarquia de prioridades de nossas vidas (consulte livro GTD, p. 200). 
  • Explorando a natureza tríplice do trabalho.

A natureza tríplice consiste em:

  1. Fazer um trabalho predefinido . O trabalho definido engloba uma lista completa de projetos e uma lista abrangente de próximas ações, bem como tudo em seu calendário.
  2. Trabalhando como parece . Isso também é conhecido como interrupções ou trabalho que aparece inesperadamente.
  3. Definindo seu trabalho. Isso requer tempo para pensar e esclarecer o resultado de cada projeto e de todas as suas próximas ações. A definição de seu trabalho é feita com a frequência necessária e pelo menos uma vez por semana durante a Revisão Semanal.

Então, como você decide o que precisa fazer?

Digamos que você decidiu que a coisa mais importante que pode fazer nos próximos quinze minutos é retornar as ligações de sua lista de Próximas Chamadas de Ação (realizando um trabalho predefinido). Sete minutos depois disso, seu colega Mark aparece em sua mesa.

“Tem um minuto?” ele pergunta.

Você sabe o que isso realmente significa: “Preciso de sua atenção total e exclusiva pelos próximos 20 minutos e há uma boa chance de você receber mais duas horas de trabalho crítico que não planejou como resultado de nossa conversa . ”

Este cenário parece familiar? Essa é a natureza de como o trabalho inesperado aparece. Você agora entrou no momento da escolha. Uma opção é obter um pouco mais de informações de Mark sobre o que ele deseja e quanto tempo realmente vai demorar. Depois de ter essas informações, você pode agora olhar para o trabalho que acabou de aparecer em comparação com tudo em sua lista predefinida para que você possa fazer uma escolha estratégica em vez de ficar à mercê do trabalho que vem para você.

Você deixa de ser uma vítima de tudo o que está em seu caminho para ser mais pró-ativo em suas escolhas. Para fazer isso, é preciso ter tempo para pensar. Como diz David Allen: “Você precisa pensar nas suas coisas mais do que pensa, mas não tanto quanto tem medo de pensar.” Os 30 segundos a dois minutos que você leva para pensar sobre quais são suas escolhas naquele momento, irão movê-lo de lidar reativamente com o mais recente e barulhento (também conhecido como “a armadilha ocupada”) para fazer e executar escolhas ponderadas e deliberadas nas quais você o conhece estão fazendo a tarefa mais apropriada.

Agora você pode entender por que é importante definir seu trabalho, que é a terceira opção na Natureza Tríplice do trabalho. Definir seu trabalho requer tempo. Em outras palavras, se você não reservar um tempo para esclarecer e pensar sobre o seu trabalho regularmente, o horário que você vai acabar fazendo será às 7:00 da noite ou no fim de semana ou fora do seu horário normal de trabalho. Alguns de vocês podem estar familiarizados com essa experiência. O desafio que muitas pessoas enfrentam é que a maioria das culturas corporativas considera reservar um tempo para definir o trabalho como um luxo e não como parte dele. Você deve tomar a iniciativa de reservar tempo para pensar e definir seu trabalho. É por isso que é tão importante fazer a Revisão Semanal.

Como você pode ver, priorizar é uma atividade muito complexa. Não há uma resposta simples sobre como priorizar. É necessário pensar nisso e os sistemas precisam estar em vigor para que as escolhas possam ser feitas a partir de um local mais estratégico. Ao fazer isso, priorizar se torna muito mais fácil!

Fonte: GTD Connect.

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