Os segredos do equilíbrio (instantâneo) na vida do EXECUTIVO, por David Allen

Você já teve a sensação de que evoluir na carreira profissional não torna as coisas mais fáceis? Que quando você recebeu maior autoridade as coisas ficaram mais complexas ao invés de se simplificarem? Nos últimos 35 anos, tenho passado milhares de horas em escritórios, dando consultoria a alguns dos executivos mais ocupados e brilhantes do mundo. Paradoxalmente, quanto mais produtividade eles obtinham, mais produtivos eles precisavam se tornar! E, com o passar dos anos, inúmeras práticas e perspectivas que eu compartilhei com esses profissionais brilhantes tiveram efeito imediato na produtividade livre de estresse de que eles precisavam—tanto que eles as implementaram imediatamente e as mantiveram em funcionamento desde então.

Geralmente, é necessário pelo menos dois anos para a implementar completamente os hábitos das melhores práticas pessoais que criam clareza, controle e foco apropriados, não importando o que está acontecendo na vida e no trabalho. Manter tudo que seja significativo capturado, esclarecido e organizado de forma consistente—e manter todo esse inventário renovado e revisado a fim de assegurar decisões confiáveis no cotidiano, não importando como você está se sentindo—é um nível de destreza e perícia no gerenciamento do fluxo de trabalho cotidiano que não se alcança do dia para a noite.

No entanto, inúmeros aspectos da nossa metodologia GTD® (Getting Things Done®) geralmente se “encaixam” aos nossos clientes instantaneamente, especialmente com os profissionais sênior. À medida que alguém se capacita na vida e no trabalho para novos e mais complexos níveis de responsabilidade, a necessidade de pensar claramente e de evitar fatores prejudiciais cresce significativamente. Por conta das vantagens óbvias dessas práticas no alívio do estresse e na abertura de espaço para criatividade mental, muitos começam a praticá-las imediatamente. Baseando se em diversos relatos de nossos clientes através dos anos, qualquer uma dessas práticas pode criar enormes resultados positivos.

Já que muitos desejam “soluções rápidas”—ajuda instantânea com o mínimo de esforço—eu as compilei aqui. Em suma, aqui estão elas:

Anotar as coisas;
Decidir a próxima ação (+ regra dos 2-minutos);
Criar (e manter) listas chave, especialmente: Próximas Ações, Assuntos a Tratar, Aguardando Resposta e Projetos;
Zerar as entradas e reconhecer o tempo necessário para o processamento;
Estruturar o tempo de reflexão;
Integrar vida pessoal e trabalho.

Permita-me elaborar cada uma:

ANOTAR AS COISAS

Acredite ou não, ainda há profissionais, muito sofisticados inclusive, que tentam manter as coisas em suas cabeças! (Ah não…você também?) A sua mente é para ter ideias, não para guardá-las.

O simples sentimento de alívio após fazer o nosso exercício Esvazie Sua Mente (capturar externamente toda e qualquer coisa que tenha a sua atenção—pessoalmente e profissionalmente) é o suficiente para muitas pessoas se darem conta da importância desse hábito. Elas, então, se tornam muito mais rigorosas ao capturar ideias e compromissos em sua forma crua dentro de dispositivos confiáveis de coleta, para processá-los mais tarde.

Por que isso é tão importante para um executivo? Conforme evoluímos na vida e no trabalho, a frequência e o volume das informações potencialmente relevantes aumentam, assim como a quantidade e os tipos de compromissos que marcamos consigo mesmos e com outras pessoas. Manter nossa cabeça limpa e não perder ideias significativas se torna cada vez mais crucial.

Algumas pessoas relutam em fazer e depender de anotações porque têm o preconceito de que anotar as coisas é algo para profissionais “junior”. É verdade que alguns executivos sênior possuem equipe e suporte administrativo suficientes para descarregar muitas ideias e informações conforme estas lhes venham à cabeça. Todavia, quando eles começam a notar a quantidade de coisas ainda espreitando em suas mentes, quantas ideias surgem quando eles não estão no escritório e quanta clareza conseguem quando têm tudo capturado, essa prática passa a ser adotada imediatamente por muitos executivos.

DECISÃO DE PRÓXIMAS AÇÕES (+ REGRA DOS 2 MINUTOS)

No nosso programa de coaching individual, uma vez que os executivos tenham descarregado tudo que tenha sua atenção, o próximo passo é identificar a próxima ação, física e visível, necessária para levar cada item rumo ao seu desfecho. Após muitas horas tomando essas decisões operacionais concretas (que em grande parte estavam sendo evitadas), eles estão muito mais conscientes do poder dessa prática. Eles começam a perceber como esse hábito desamarra projetos e iniciativas importantes e começam a fazer progresso real em questões até então vagas, mas importantes—muitas das quais suspensas no ar devido à falta de qualquer aplicação prática. Muitos passam a utilizar o “Qual é a próxima ação?” como parte regular dos seus diálogos e reuniões daquele momento em diante.

Associado a essa prática recomendada, familiarizar-se com a “Regra dos 2 minutos” realmente impulsiona a sua habilidade de assegurar a execução de projetos e objetivos em tempo real. (A “regra dos 2 minutos” simplesmente diz para fazer uma ação que possa ser finalizada em dois minutos tão logo você defina esse próximo passo.)

Isso é especialmente verdade na forma como os executivos precisam esclarecer e processar as suas notas de reuniões, ligações, teleconferências, etc. Geralmente eu os tenho visto com pastas, notebooks e agendas abarrotados de coisas simples capturadas, criando um acúmulo de decisões a serem tomadas, ações a serem esclarecidas, coisas a serem delegadas, arquivadas ou simplesmente descartadas.

Tendo eles gasto muitas horas comigo jogando todas essas notas em sua bandeja de entrada e, então, processando-as uma de cada vez, mantendo a regra dos 2 minutos de realizar a ação assim que tenham a possibilidade (geralmente delegar ou arquivar uma ação), eles começam a experimentar o poder de execução em jogo e a sentir um elegante fluxo de trabalho em alto nível se manifestando. Seus blocos de anotações limpos, suas pastas vazias (assim como suas cabeças) e eles novamente no controle de suas ações.

É claro, eles iriam resolver tudo isso naturalmente com o passar do tempo…mas geralmente muito mais tarde, em casa, tomando um tempo considerável do fim de semana e com a sensação predominante de estar constantemente atrasado, estressado, em um eterno modo “correndo atrás do relógio”.

Esclarecer e organizar todas essas entradas conforme elas vão surgindo (ou pouco tempo depois) deve se tornar um hábito natural, óbvio e fundamental. Mas (confia em mim) é uma experiência muito marcante para muitas pessoas bem sofisticadas e bem sucedidas experimentar isso na sua realidade atual e com suas tarefas reais. É uma versão da ideia “Faça agora”, só que aplicada ao pensamento executivo e à tomada de decisões, ambos requisitos do
cotidiano.

CRIAR (E MANTER) LISTAS CHAVE

Se você estiver usando um calendário (diário, agenda), você já está demonstrando saber o valor de manter uma lista de coisas em um “cérebro externo”—um sistema que tenha lembretes de informações e compromissos para livrar a mente desse trabalho. Uma estrutura objetiva fora da sua cabeça é muito mais efetiva para esse tipo de detalhe. Além de liberar você para pensar acerca da tarefa em si ao invés de tentar se lembrar do que se trata o compromisso.

Da mesma forma, quando um executivo experimenta a sensação de alívio e controle obtidos quando eu os ensino essa técnica, os resultados podem ser profundos.

– LISTA DE PRÓXIMAS AÇÕES

Uma vez decidida a ação necessária para um projeto, se ela não puder ser feita em dois minutos e não puder ser delegada a outra pessoa, ela é armazenada na sua lista de “Próximas Ações”. Pode ser uma ligação que você precise fazer, uma tarefa que você precise resolver, um documento que você precise redigir ou um website que você precise navegar. A maioria das pessoas tem aproximadamente 100 desse tipo de tarefas a qualquer momento e tê-las já decididas, guardadas e disponíveis para revisão aumenta a produtividade pessoal imensamente.

– LISTA DE ASSUNTOS A TRATAR

A maior parte do trabalho de um executivo se realiza através de outras pessoas. Isso necessita de muita comunicação para acontecer—tarefas que você precisa designar e acompanhar o andamento. Muitas das próximas ações relacionadas a objetivos, iniciativas, projetos, ideias e compromissos requerem a comunicação com um indivíduo em particular ou com um grupo específico. Dessa forma, faz-se necessário manter uma lista detalhada de cada assunto pendente para cada subordinado direto, reunião permanente ou ad hoc a fim de se obter uma execução perfeita. Assim que as pessoas a quem dou consultoria configuram essas listas (uma para cada pessoa chave e para cada reunião), eles ficam surpresos com o quão produtivas essas interações se tornam. Muitos executivos costumam interromper suas equipes para comunicar alguma coisa que, na verdade, poderia esperar e ser abordada de forma mais eficaz e de forma organizada em uma reunião, ordinária ou ad hoc, com sua equipe.

– LISTA AGUARDANDO RESPOSTA

Intimamente ligada a tudo que foi acima exposto está a necessidade de monitorar as tarefas que você delegou a alguém e espera pelos resultados. Uma lista simples contendo isso, mantida atualizada e completa, alivia toneladas de pressão dos ombros de profissionais sênior, desde que seja revisada e acompanhada apropriadamente. Os executivos gostam de criar, geralmente, uma subcategoria chamada “Projetos Delegados”—uma lista de todos os projetos que eles entregaram aos seus subordinados diretos e que ainda precisam ser acompanhados.

– LISTA DE PROJETOS

Uma das listas mais impactantes que um executivo pode criar e manter se trata de um inventário com todos os seus projetos. Por “projeto”, eu me refiro a qualquer objetivo que você tenha se comprometido a realizar, que requer mais de uma ação para ser alcançado e que pode ser finalizado dentro de poucas semanas ou meses. A maioria dos profissionais de alto nível tem cerca de trinta a cem projetos como esse. Essa lista pode incluir coisas tão diversas quanto “reparar o relógio” ou “comprar a empresa X”. A questão é que simplesmente esclarecer e visualizar essa lista, na sua totalidade, oferece (sem falha) um senso muito mais profundo de perspectiva e controle que a maior parte das pessoas jamais sonhou em vivenciar. Após dois dias do meu coaching, tendo criado essa lista, os executivos imediatamente têm grandes “uau’s” sobre uma série de coisas em seu mundo. E isso influencia e estimula decisões significativas que eles precisam tomar. Muitos executivos fazem dessa lista um elemento essencial do seu sistema pessoal no cotidiano. Isso se torna um ingrediente fundamental para as Revisões Semanais (veja “Estruturar o Tempo de Reflexão” abaixo).

Uma vez que um executivo instale essas listas, geralmente o processo de educação dos seus assistentes pessoais sobre o seu sistema é bem sucedido. A partir disso, você pode permitir a eles que tenham acesso a algumas dessas listas (caso estejam em formato digital), para que possam adicionar conteúdo nelas quando necessário.

ZERAR AS ENTRADAS E RECONHECER O TEMPO NECESSÁRIO PARA O PROCESSO

A quantidade de pendências não processadas e desorganizadas que você tem está ligada à sua liberdade e clareza para lidar com mudanças inesperadas e novas entradas, além do espaço que você ganha para pensamento criativo e estratégico. Você não iria gostar de partir para navegar em um barco ainda com avarias da sua última viagem, nem cozinhar em uma cozinha cheia de restos de comida e pratos sujos do dia anterior.

Poucos são os executivos com quem tenho trabalhado que tinham o hábito de “limpar a cozinha” ao fim e/ou ao início do dia. A maioria tinha uma quantia significativa de pendências acumuladas—a maior parte no e-mail, mas também em documentos físicos. Quando eles conseguem deixar tudo esclarecido e atualizado—processando todas as entradas até zerá-las—isso gera uma sensação de profundo alívio e uma evolução no controle e no foco.

Assegurar que as entradas potencialmente significativas do seu mundo tenham sido capturadas, esclarecidas e organizadas, de tal forma que possam ser encontradas rapidamente e integradas ao seu foco de atenção e recursos, automaticamente aumenta a confiança e a clareza—atributos necessários na tomada de decisões difíceis. Geralmente, pelo menos uma hora diária é necessária para processar novas entradas e para permanecer atualizado.

Uma vez que esse hábito tenha sido testado, alguns executivos passam a destinar uma hora ininterrupta do seu tempo no início do seu dia de trabalho—sem reuniões, conversas, etc.—a fim de garantir clareza suficiente para estar preparado para os negócios do dia. Caso um tempo estruturado como esse não seja algo factível, simplesmente o fato de perceber a necessidade de, pelo menos, uma hora de “áreas livres” no calendário entre as reuniões já os ajuda a evitar ter que recuperar o atraso após o expediente. Essa consciência geralmente ajuda os executivos e seus/suas assistentes a serem mais cautelosos com cronogramas sem brechas e tempos livres.

Geralmente, a simples mudança de esvaziar o seu e-mail dentro do intervalo de 24 a 48 horas já aliviará a pressão no calendário de um executivo. Colegas e equipes requerem muitas reuniões porque essa parece se tornar a única maneira efetiva de conseguir aportes, feedbacks ou decisões do executivo que são necessárias para seu trabalho ter continuidade. O e-mail poderia ser utilizado para muitos desses requerimentos, mas como ele não é respondido em um tempo confiável, agendar reuniões acaba se tornando a única opção. O executivo acaba se tornando o fator limitante do sistema. Assim que a mudança de manter as entradas vazias regularmente seja implantada, os resultados serão perceptíveis para todos os envolvidos.

ESTRUTURAR O TEMPO DE REFLEXÃO

Destinar períodos de reflexão dentro de seus cronogramas provavelmente é a maior oportunidade de melhoria para a maioria dos executivos. Reflexão e revisão podem ser feitas de inúmeras formas—desde avaliar o que está por vir no calendário até um retiro pessoal para repensar sua visão e propósitos. Quaisquer dessas coisas podem ser úteis, no tempo certo. Dito isso, a forma de proceder que descobrimos ter o maior impacto imediato nessa área para os executivos que damos consultoria é o que nos referimos como Revisão Semanal. Nós recomendamos um bloco de tempo de duas horas, geralmente no final de semana, para “preparar a retaguarda”—tornar-se claro, atualizado e criativo acerca dos aspectos operacionais tanto da vida profissional, quanto da vida pessoal.

Essa revisão é dirigida primeiramente pelo inventário dos projetos atuais e por uma visão mais aprofundada do próprio calendário. Para ajudar a limpar qualquer acúmulo, deve haver a revisão de assuntos pendentes, itens em aberto e entregas esperadas. Isso oferece uma perspectiva mais elevada das linhas do tempo e dos eventos significativos no futuro, gerando importantes próximas ações coordenadas para si mesmo, bem como para a equipe. Essa revisão é especialmente poderosa quando pelo menos uma parte é feita em conjunto com um assistente pessoal e com um chefe de equipe, atualizando as realidade atuais e as prioridades.

Essa Revisão Semanal é crucial para qualquer um que coordene e gerencie uma vida atarefada. Mas é especialmente importante para executivos, para os quais é uma responsabilidade desafiadora manter uma mentalidade estratégica e uma perspectiva ampla enquanto continua no controle das atividades importantes do cotidiano. Uma vez que os nossos clientes executivos experimentam o efeito da Revisão Semanal no alívio do estresse e no aumento da confiança nas suas tomadas de decisão, muitos estruturam a Revisão Semanal nos seus calendários como um compromisso insubstituível consigo próprios, que não pode ser perturbada por outras urgências. Não é incomum que alguns deles estruturem esse tempo no seu espaço de trabalho em casa, longe das distrações do escritório.

INTEGRAR VIDA E TRABALHO

Muitas das pressões que nossos clientes executivos vivem surgem de aspectos da sua vida pessoal que eles têm consciência de estarem negligenciando—pode ser em relação à família, à gestão de ativos pessoais, à saúde, ao lazer ou ao desenvolvimento pessoal.

O fato da metodologia GTD® se aplicar igualmente à vida pessoal e profissional confere a possibilidade de capturar, esclarecer e organizar tudo igualmente e isso pode ser algo surpreendente e motivo de alívio. Por esse motivo, ser capaz de revisar e refletir na totalidade do que tenha a atenção da pessoa (via Revisão Semanal) dá um senso de balanço e harmonia muito maior entre esses aspectos da vida—pessoal e profissional—que geralmente são vistos como conflitantes.

Muitos executivos descobrem que é possível continuar focados em sua carreira profissional de uma forma muito mais sustentável após implantarem esse processo, ao invés de desistir devido à exaustão da pressão que acompanha essa carreira.

CONCLUINDO

Não é necessário implementar todas essas sugestões para ser saudável! Antes de mais nada, provavelmente você já está fazendo alguma versão delas em algum nível. Além disso, implementar qualquer uma dessas técnicas pode melhorar significativamente a sua performance, se já não fez isso previamente. Nós já tivemos executivos que disseram ter instalado somente a “regra dos dois minutos” e isso fez uma grande diferença na sua eficiência. Anotar mais as coisas, decidir a próxima ação nos itens que têm sua atenção um pouco mais cedo, reduzir a quantidade de e-mails acumulados em alguma porcentagem, ser um pouco mais consistente na revisão do trabalho que está sob a sua responsabilidade—toda e qualquer dessas dicas irá ajudá-lo a reduzir o estresse e permitirá que tenha mais espaço e clareza mental.

Mas não confie somente na minha palavra. Teste essas dicas e esteja preparado para os resultados instantâneos.