É fato que o Teams veio pra ficar e que daqui pra frente vamos conviver cada vez mais com equipes remotas. São mais de 13 milhões de usuários ativos diários.

Assim chegamos no cerne da questão, no olho do furacão: 1.Quantos desses heavy users são peritos e usam o Teams com eficiência? 2. Quantos desses estão sendo mais produtivos com uma ferramenta tão poderosa? 

As respostas eu não sei, porém acredito que posso dar algumas dicas que podem ser úteis. Vamos lá então? 

 

PS: essas dicas são para ser efetivo e mais produtivo no uso da ferramenta e suas potencialidades. Se deseja ver dicas sobre ser mais eficiente me reuniões com Teams, clique aqui para acessar o artigo.

 

Dicas para equipes e gestão de equipes no Teams

 

Gerenciar e controlar as equipes, os canais e os chats te farão perito no Microsoft Teams. Porém, mais que isso, tirarão o peso de suas costas quando se trata de organização e produtividade. 

 

1. Criar equipes

Primeiramente, que tal criar equipes? Isso mesmo! Para termos a gestão de equipes no Teams, é importante criar equipes! Percebi ao longo dos últimos meses, que quando não definimos equipes e seus canais, perdemos parte importante da gestão. Isso, pois começam a surgir um grande número de chats sem nomes e continuações de reuniões que viram megaprojetos! E dessa forma perdemos algumas das funcionalidades de se trabalhar em equipes. 

 

Criação de equipes servem para 3 propósito: a) gerenciar sua(s) equipe(s); b) criar equipes matriciais com outros colegas da empresa; c) participar de grupos com afinidades e de aprendizado, como por exemplo, equipes para discutir produtividade no Teams, para debater melhorias em um produto, para aprender sobre uma nova metodologia. 

 

Para criar uma nova equipe, basta clicar na aba direita em equipes > criar uma equipe ou ingressar e pronto! Experimente navegar no conteúdo disponível lá, pode haver muitos grupos trocando ideias por ali. 

 

2. Criar Canais públicos e privados

Um pouco de organização é sempre importante, principalmente na gestão de sua equipe, dessa forma, dentro da equipe crie canais para facilitar a gestão e o acompanhamento do fluxo de trabalho. Você pode fazer com que cada canal seja um projeto que parte da equipe está conduzindo e ao final pode ocultá-lo ou até excluí-lo. Assuntos mais sigilosos merecem a criação de um canal privado, permitindo a segurança de ingressar neste somente pessoas autorizadas. 

 

Primeiramente, para criar um canal, clique nos 3 pontinhos ao lado da equipe e em “adicionar canal”, na próxima tela você nomeia o canal, descrição e escolhe se será público ou privado (atenção, você não consegue transformar um canal público em privado), nessa tela também, você já pode clicar para que esse canal já apareça na lista de todos. Os canais nos permitem gerenciar de forma eficaz o que está acontecendo na equipe, destaque canais importantes no momento e oculte os que não tem tanta importância agora. 

 

3.Chat x equipe/canais

Uma grande tormenta é quando uma reunião no Teams se transforma em um chat que se transforma em um projeto dos mais importantes. Falo isso pois um chat é um local para compartilhar ideias, definir algo e pronto, porém acabamos transformando-os em mega projetos desestruturados, pois lá fica mais difícil de tratar o tema (já que aquele chat vai desaparecendo em meio a milhões de conversas aleatórias de um simples chat) e o maior agravante, quando um chat é proveniente de uma reunião e o colega, as 22hs da noite clica sem querer em ingressar e acaba chamando todos os participantes! Em resumo, o chat/reunião virou um tema de grande relevância? Crie então uma equipe ou canal e convide todos para lá.

 

4. Organizar títulos + fixar

Os chats, ainda assim são importantes e, para facilitar o acompanhamento desses, renomeie imediatamente esse chat, assim que terminar a reunião ou se criar o propósito para ele, dessa forma pesquisas futuras serão mais efetivas em localizá-lo, além disso utilize muito o recurso de fixar que está disponível no chat e nos canais (nos 3 pontinhos), fixar um canal importante de dará a visão imediata do que é preciso ter em seu foco e elevar sua produtividade. 

 

5. Notificações dos canais e equipes

Adiante, uma dica rápida mas importante, por default o Teams notifica todos os chats não visualizados, porém os canais e equipes só aparecem notificações para você quando você é mencionado. Para configurar as notificações de canais, clique nos 3 pontinhos ao lado do canal e depois em notificações do canal, assim você pode ativar todas as notificações ou personalizá-las. Se desejar fazer isso de forma massificada, clique então na sua imagem no canto superior direito, em seguida em configurações e depois em notificações.

 

6. Criar Marcas

Criar marcas vai te permitir acelerar as menções para grandes equipes, como por exemplo quando você possui várias divisões dentro de uma mesma equipe. Para criar marcas, clique nos 3 pontinhos ao lado da equipe e selecione “gerenciar marcas”, lá você cria as marcas (mkt, divisão de comunicação, etc) e quando usar o @[marca] irá notificar esses colegas. Sobre organizar abas 

 

7. Compartilhar arquivos e apresentações 

Em minha opinião o maior poder do Teams está aqui. Chega de ficar colocando versões de apresentações uma atrás das outras, na hora de criar uma apresentação, crie um canal onde será construído, adicione os envolvidos nessa edição, jogue o arquivo lá e pronto! Todos trabalham no mesmo arquivo, sem ter que ficar dependendo de um atualizar para depois outro puxar. 

 

Bônus: Além disso, com esse diferencial, até durante a apresentação do arquivo é possível alguém estar editando, permitindo correções e atualizações em tempo real. 

Então, lembre-se, sempre que adicionar um colega após inserir um arquivo, será necessário dar autorização para que ele edite o arquivo, autorização essa que pode ocorrer via email com a solicitação de quem deseja acessar como também por você, abrindo o arquivo e clicando em compartilhar.

 

8. Aprovar documentos

Se você é gestor e precisa de um controle de tudo o que aprovou ou não, essa dica é de ouro. O aplicativo “Aprovações” permite que os envolvidos possam repassar aos gestores os documentos que precisam de validação e estes podem aprovar ou rejeitar em um fluxo único e organizado. 

 

No menu de aplicativos que fica na esquerda, clique nos 3 pontinhos, adicionar mais aplicativos e procure o app Aprovações, adicione-o e veja a facilidade em gerenciar tudo o que precisa de aprovação. 

 

9. Integração com Aplicativos: Onenote, OneDrive, Planner, Lists, Tasks

Para deixar ainda mais poderoso a gestão via Teams, você pode adicionar todos esses aplicativos em uma equipe ou em um canal, permitindo assim, que você acompanhe um projeto no Planner dentro do próprio canal. 

Para isso, clique no canal e na aba superior do canal clique no sinal de +, ali abrirá todos esses aplicativos que, quando adicionados, ficarão então nessa barra superior e já com o caminho de salvamento/trabalho dentro das pastas do Teams, facilitando assim o compartilhamento. 

 

10. Dica bônus Apresentações inovadoras com Prezi

Quer criar uma apresentação de destaque e sair da mesmice? Então acesse https://prezi.com/prezi-video/ baixe o aplicativo e comece assim a criar conteúdos em que a sua apresentação e você aparecem na mesma tela, ou seja, enquanto você está na tela principal o conteúdo passa ao seu lado, por você e tudo mais! 

Resumindo, com dicas simples e práticas você pode usar essa ferramenta poderosa como sua aliada!

Gostou das dicas de hoje? Então encontre mais conteúdo sobre gestão e produtividade em nosso blog!

 

Autor: Darllan Botega

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