Pense na possibilidade de reservar um tempo semanalmente para olhar esta questão com mais atenção e buscar soluções possíveis. Inspire-se nestas:

1. Modelos de documentos

Faça um levantamento dos últimos 3 meses para descobrir quais e-mails ou documentos você usa com frequência. Quem sabe são propostas, contratos, confirmações, relatórios? Eles podem ser transformados modelos semi preenchidos e formatados para facilitar sua vida.

2. Ativar filtros

A triagem dos e-mails recebidos pode acontecer automaticamente. Para isso, você deverá criar pastas específicas e depois ativar os filtros de mensagens por pessoas (clientes, supervisores, colegas de trabalho e fornecedores) ou outros critérios. Só de chegar lá e já ter a triagem pronta em seu programa de e-mails, já vai economizar vários minutos todos os dias.

3. Roteiros de reunião

Preparar um roteiro simplificado padrão para suas reuniões não só facilita a organização delas como serve como registro das decisões e próximas ações. Funciona como um guia e trará mais produtividades a elas.

4. Etiquetas

Os rótulos existem para facilitar a identificação de determinados conteúdos sem a necessidade de abri-los ou usar seu tempo analisando o que tem dentro. São marcas indicativas e não precisam ser etiquetas – você pode usar cores para isso. Sejam pastas, gavetas ou caixas, elas podem denunciar seu conteúdo apenas por serem vermelhas, azuis ou amarelas.

5. Atalhos

Ao eliminar alguns passos ou cliques, você acelera a caminhada. Seu telefone possui a discagem rápida? Pare uns minutos para configurar isso. Seus programas ou sites habituais estão a um clique ou você percorre um longo caminho para chegar até eles todos os dias? Os atalhos do teclado também vão otimizar seu tempo para ações repetitivas. Temos artigos aqui com as telhas de atalho no Outlook 2007 e RememberMilk.

6. Cheklists

A praticidade de uma lista de checagem está na eficácia dos resultados quando a usamos. Elas são especialmente úteis para tarefas não rotineiras onde esquecemos de alguns itens por pouco uso. Providências para viagens, backups ou relatórios regulares são melhor gerenciados através de uma lista onde você vai ticando a sequência enquanto executa.

7. Ferramentas a mão

Muitas são indispensáveis porque você usa diariamente, mas outras como lenços umedecidos, por exemplo, também otimizam seu tempo se as mantiver a mão. Reserve uma gaveta próxima a você para estes itens de pouco uso. Você estaria perdendo mais tempo caso fosse necessário parar tudo para ir atrás deles.

8. Agende o delivery

Algumas empresas estão adotando o serviço de delivery agendado. Isso significa que você pode programar hoje mesmo a entrega dos comes e bebes para o evento da semana que vem e até mesmo seu almoço diário no escritório.

9. Tic-tac

Dedique algum tempo prestando atenção em suas reações para definir seu perfil. Se for do tipo que reage bem a pressão pode ser interessante adotar um temporizador que vai avisá-lo: o tempo está acabando. Assim você vai forçar seu foco para conseguir terminar a tarefa a tempo ou apenas será avisado que chegou a hora de parar esta tarefa porque a próxima também merece sua atenção.

10. Que tal uma loja de conveniência ao alcance das mãos?

Pode parecer absurdo, mas não é difícil reservar um pequeno espaço com um kit de emergência. Ele pode conter de lanterna até barras de granola, passando por termômetro, analgésico, pilhas, garrafinha de água, guarda-chuva…

Um verdadeiro canivete suíço, aliás, outro ótimo item para se guardar lá.

Poupar tempo é possível e pode ser mais fácil de colocar em prática do que você imagina.

O método GTD é uma ótima ferramenta para isso.

Abraços,

[email protected]

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : freakingnews.com

Inspiração/Tradução livre LifeHack