Arquivo de referência geral em papel

O artigo a seguir inclui algumas sugestões que são aplicáveis a um gabinete de arquivo frontal com um bloco deslizante para apoiar os arquivos. Se o seu ambiente pede outro tipo de gabinete, encorajamos você a seguir as orientações universais que se aplicam a todos os materiais de referência.

Um dos grandes gargalos que enfrentei trabalhando com executivos nos últimos anos é a falta de um bom sistema de arquivamento instantaneamente-à-mão para informações de referência e suporte que precisassem ser acessadas quando necessário.

Mais de uma vez meus clientes e eu paramos o processo do coaching no meio, fomos até a loja local de suprimentos para escritório e compramos um gabinete de qualidade, um estoque grande de pastas de arquivo e rotulador com muita fita — para que pudéssemos criar um local apropriado para guardar 75% das “coisas” espalhadas sobre suas mesas e chão de seus escritórios.

Conclusão: Você precisa ter um sistema pessoal de arquivo de referência geral à mão. Deve levar menos de 60 segundos para pegar algo de sua caixa de entrada física, ou imprimir do e-mail, decidir que não tem ação mas tem valor para o futuro e armazenar num sistema confiável. Se demorar mais de 1 minuto para concluir a ação, você não fará – vai empilhar.

Se você tem um assistente administrativo ou pessoal que mantém esse sistema para você, e você pode colocar uma nota adesiva “Arquivar como_______” no documento e direcionar para ele/ela, ótimo. Mas pergunte a você mesmo se há materiais de interesse pessoal ou confidenciais que precisem estar disponíveis a qualquer momento, quando seu assistente não estiver por perto. Se sim, você precisará do seu sistema, em sua mesa ou em algum lugar próximo. 

Crie um sistema de arquivamento por alfabetação (A–Z) para referência geral, não vários sistemas. As pessoas têm a tendência de querer usar seus arquivos como um sistema de lembretes além de referência, e assim tentam organizar seus arquivos por projetos ou áreas de foco. Isto amplia geometricamente em quantos lugares algo não está quando você esquece onde arquivou. Um (ou pelo menos tão poucos lugares quanto possível) sistema simples por alfabetação é suficiente, organizando tudo por tópico, autor ou empresa, em no máximo 3 ou 4 lugares (para não esquecer onde está). Há sistemas de arquivamento informatizados que cruzam dados e marcam com etiquetas arquivos específicos. Se você ainda não está pronto para isso (quem está?), crie um sistema por alfabetação. Ajuda muito visualmente ter guias do alfabeto dentre os arquivos (“A”, “B”, “C” etc.), isso facilita a busca de arquivos e a saber onde guardá-los. Etiquetar as gavetas do armário de arquivo também ajuda (“A–F”, “G–M” etc.) pelos mesmos motivos. Ter mais de um sistema alfabético pode funcionar excepcionalmente para grupos de arquivos muito específicos que precisem de uma área própria, como funcionários, dados financeiros ou os projetos em curso.

Mantenha um estoque de pastas de arquivos novas sempre acessível: deixe-as no lugar onde você processa sua caixa de entrada. Mantenha sua etiquetadora próxima também. Se houver um mínimo motivo que o impeça de abrir uma nova pasta de arquivo, você não o fará no decorrer do dia. 

Limpe seus arquivos uma vez ao ano. Isso evita mantê-los obsoletos e evita que você sinta aquela sensação de que está jogando tudo num buraco negro. Isso te dá liberdade de guardar tudo que você acha que possa querer ou precisar mais tarde.

Você realmente precisa de pastas de arquivos suspensas? Elas são muito menos eficientes para o arquivamento rápido do que arquivos independentes mantidos na vertical por suportes de metal deslizantes encontrados na maioria dos gabinetes de arquivo com abertura frontal. Há poucas pessoas que precisam pendurar manuais grossos ou outros materiais que tornam esse sistema útil. Infelizmente, a maioria das gavetas de arquivo são construídas para pendurar arquivos e muitas empresas têm armários de abertura lateral como mobiliário de escritório padrão. (São bons para tirar o apoio de arquivos e usar para armazenar suprimentos de escritório!)

Se você tem de usar arquivos suspensos, eu recomendo que você coloque apenas um arquivo dentro de cada suporte e etiquete o arquivo inicial em vez do arquivo suspenso. Isto facilita a visualização e a busca de arquivos e faz com que o sistema por alfabetação funcione melhor sem o problema de pastas sobrepostas. Também permite levar o arquivo a reuniões, deixá-lo temporariamente sobre sua mesa para trabalhar e a manuseá-lo mais efetivamente.

Use etiquetas em seus arquivos! Eu nunca vi uma exceção – todos que seguiram meu conselho e passaram a imprimir as etiquetas com uma etiquetadora ficaram com ela e aprimoraram seus sistema de arquivamento geral. Não sei porque funciona. Apenas sei que funciona. Etiquetadoras não são baratas, mas as etiquetadoras com teclado mudaram a natureza dos arquivos para melhor. Há modelos mais baratos, mas você perderá em velocidade e qualidade. 

As etiquetadoras Brother são as melhores e mais fáceis de se usar, entretanto, encorajamos você a pesquisar o que vai funcionar melhor para você. Francamente, você não precisa de nada além das funções básicas — recomendo a mais em conta, porém de boa qualidade que fique sobre sua mesa (mais fáceis de usar do que as portáteis.) Compre etiquetas brancas —facilitam a leitura e você pode sobrepor etiquetas.

Nunca deixe suas gavetas de arquivos abarrotadas! Nada cria mais resistência a arquivar do que uma gaveta lotada de arquivos. Elas devem sempre ficar com espaços que facilitem a retirada e devolução de materiais e arquivos (e sem destruir cutículas!). 

Esteja preparado para precisar de mais espaço. Se você mantém gabinetes cheios e descobre a praticidade do sistema acima em organizar possíveis informações úteis, você poderá precisar de mais espaço para arquivar. Quase sem exceção, as pessoas com quem trabalhei querem mais espaço nas gavetas. Remova e arquive em outro lugar materiais obsoletos e/ou prepare-se para comprar mais gabinetes. Como princípio básico, eu teria quatro gavetas de arquivo para seus arquivos pessoais de referência geral.

Por: © 2013 David Allen Company.