Pode parecer uma realidade mais distante para alguns, mas desde que criemos uma rotina de organização, podemos zerar a caixa de e-mail com práticas simples. No GTD®, são os 4D’s:

 

  • DELETE

Não tenha medo de usar a tecla “delete”. Todos os e-mails que não são importantes ou que não seja mais necessário arquivar, delete. Eles ocupam espaço e geram desorganização. 

 

  • DO

Faça no mesmo momento aquilo que consegue resolver em até 2 minutos. Essa prática é ótima em meio a uma rotina cheia de e-mails e tarefas. Assim você ganha tempo em respondê-los no momento em que recebe do que ter que voltar a revê-lo. Desta forma, você pode chegar ao final do dia sem acumular tarefas.

 

  • DELEGATE

Delegue para as pessoas responsáveis ou para aquelas que possam concluir ações que não dependem inteiramente de você. Desta forma, você estará não apenas organizando sua caixa de e-mail, mas também sua agenda.

 

  • DEFER

São aqueles e-mails que geram projetos, ações que levam mais tempo ou que aguardam o retorno de outras pessoas para serem concluídos. Para isso crie duas pastas para estes e-mails, de Ação e Delegados. Coloque-os no topo, para que seja mais fácil a visualização e crie uma organização para executar.

 

ARQUIVE

Gostaríamos de incluir este 5º passo. Conforme as ações dos e-mails forem concluídas, arquive-os em uma pasta para que não ocupe espaço na sua caixa de entrada

 

Cultive o hábito diário de organizar sua caixa de entrada, criando uma rotina de disciplina e organização, gerando mais produtividade para o seu dia a dia.

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