Se eu tivesse que escolher o mais impactante entre todos os erros que normalmente comentemos eu escolheria o erro da priorização sem equilíbrio.

Nosso dia tem apenas 24h e nós não somos máquinas. Se você é como eu e acha importante ter equilíbrio entre todas as áreas de responsabilidade (isso inclui cuidados com si mesmo, com amigos, família, sociedade, etc.) precisamos aprender a priorizar mantendo o equilíbrio.

É importante definir e respeitar tempos específicos para cada uma de nossas áreas de foco. Depois, priorizar as tarefas dentro de cada foco a fim de não deixar coisas importantes para nós em segundo plano. Isso não inclui “morrer de trabalhar” nem usar mais tempo se organizando que fazendo acontecer. Em alguns momentos, nós precisamos nos resignar diante dos fatos e aceitar que enquanto fazemos um curso X não cabe o curso Y na agenda.

É para isso que aprendemos a definir prioridades (= determinar diferentes valores/importâncias para as coisas): para fazer as melhores escolhas, tomar as melhores decisões. Este material descreve uma metodologia para definição de prioridades, são 3 paginas que podem orientar você em como fazer.

Para garantir que tudo que é muito importante estará andando um pouco mais rápido, sem obrigar o que é menos importante a parar totalmente, precisamos definir dias e horários para nossa dedicação a cada “grande projeto”, como as revisões semanais (por exemplo), e respeitar isso com disciplina, levando nosso GTD ao próximo nível de satisfação e produtividade.

Estarei MUITO feliz com você se me disser que já está sentindo raiva porque ainda não conseguiu fazer seu sistema ficar redondo. Grandes progressos, acredite.

Isso apenas significa que você avançou várias etapas, tentou fazer de muitas maneiras diferentes e já está bem pertinho da praia. Finalmente, você está entendendo como o GTD funciona e percebendo em que está errando.

Desconstrua a expectativa de que em algum momento vai funcionar 100%, não vai. Quando mais você evoluir no método, mais rápido sua cabeça vai mudar e com ela sua percepção de organização e estrutura. Nunca mais você vai parar de “crescer” e mudar para melhor. Mas, antes de mudar, defina períodos de estabilidade para ter a chance de ver todos os defeitos da atual estrutura.

Você buscou algo para se organizar melhor porque sentiu que estava sobrecarregado. Essa sensação diminui mais ainda sua produtividade. Respeite o limite da sanidade e garanta que sua agenda possua apenas até 3 grandes compromissos agendados diariamente.

80% do que é realmente importante é feito em 20% do dia. Assim que uma ação com data e/ou hora específica cair em suas mãos vá direto para sua agenda. Se no dia em questão você já tiver os 3 grandes compromissos, negocie outra data. Para se manter produtivo e saudável, será necessário aprender a priorizar e dizer não.

O GTD não vai diminuir seu volume de tarefas, vai ajudá-lo a entender seu limite e respeitá-lo. Depois de passar esta fase, você conseguirá aumentar a produtividade de verdade, porque já não estará estressado, tentando fazer o impossível. Ele é um constante facilitador, principalmente em nossa vida atual com mudanças cada vez mais rápidas e tantas urgências simultâneas.

Continue sua caminhada e terá muito o que comemorar! A maturidade no uso do GTD em sua vida trará cada dia mais insights, acredite!

Espero ter ajudado 🙂

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagem: laparadoja.com