Uma pergunta recorrente de pessoas iniciantes no GTD®, ou interessadas na sua aplicabilidade em uma instituição, é “qual a relação do GTD® com equipes?” Uma vez que a introdução da metodologia se dirige primeiramente a princípios de autogerenciamento e práticas destinadas a indivíduos, há uma lacuna no entendimento de como ocorre a conexão entre a produtividade pessoal e o sucesso do time.

As melhores práticas do GTD® se aplicam igualmente para equipes (e até mesmo para empresas inteiras). Os cinco passos—capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar—são exatamente o que os times bem sucedidos fazem para manter o controle e o foco.

 

O que as melhores equipes fazem?

  • Identificam o que chama a atenção da equipe, o que não está sob controle (capturar).
  • Definem o objetivo de sucesso que deve ser o foco da equipe e têm pelo menos uma próxima ação para colocar o plano em movimento. (esclarecer).
  • Têm um inventário claro dos projetos e ações classificados em categorias apropriadas com pessoas designadas para elas (organizar).
  • Usam um processo de revisão para manter o foco e a realidade da equipe atualizados  (refletir).
  • Os membros da equipe têm clareza sobre a relevância de suas ações e priorizam a execução do objetivo.(engajar).

 

Então, qual a diferença entre aplicar o GTD® para equipes X um indivíduo?

– Seu time precisa ter um líder. Isso já é óbvio na implementação individual (cada um cuida do seu próprio show), mas não é tão claro com um time.

– Sua equipe precisa de um propósito claro. É isso que gera o espírito de equipe e o que cria a tensão para a obtenção dos objetivos definidos. Um indivíduo aprendendo o GTD® observará vantagens ao esclarecer propósito(s), mas inicialmente o foco se trata de aprender a controlar operacionalmente qualquer coisa que capte a atenção de alguém.

– Uma equipe não precisa necessariamente definir próximas ações em seus projetos e objetivos, contanto que as responsabilidades tenham sido apropriadamente designadas. Seus membros precisam definir suas próximas ações individuais a partir do que tiver sua atenção, dentro do que foi atribuído a eles pela equipe, a fim de completar seus planejamentos e obter clareza.

 

Como essas duas perspectivas se cruzam?

  • O trabalho em equipe é feito por indivíduos

Da mesma forma que você não pode “fazer um projeto”, mas somente ações relacionadas a um objetivo; uma equipe não pode “fazer” nada enquanto equipe sem que os indivíduos envolvidos realizem as ações apropriadas. Dessa forma, um time cujos membros tenham o treinamento GTD® consegue realizar trabalhos em equipe em alto nível. Especialmente quando o líder da equipe “aprende o GTD®”, ele consegue gerenciar por conta própria o controle e o foco da equipe de forma muito efetiva.

  • Ensine para sua equipe

Você consegue ensinar uma equipe a ler? Não. Mas uma equipe precisa de pessoas que saibam ler? Com certeza. Você consegue ensinar o GTD® para um time? Bem, um time enquanto grupo se torna mais consciente das práticas recomendadas de capturar, esclarecer, organizar, etc. e as colocam em prática até certo ponto; porém, se algum membro da equipe não integrar as práticas recomendadas pelo GTD®, todo o grupo irá sofrer. Frequentemente, exercícios de “consolidação de equipe” são feitos visando consertar a falha de indivíduos que não cumprem o seu papel no autogerenciamento das práticas GTD®.

  • Boas práticas para e-mails e reuniões

Muitos e-mails e reuniões frequentemente são a desgraça da coesão e moral de uma equipe. Comportamentos inadequados ocasionam mais reuniões e e-mails, sendo que nenhum dos dois é capaz de solucionar os problemas, além de que cria mais desperdício de tempo, energia e inspiração. Uma equipe de pessoas com experiência no GTD® mantém seu foco na Ação-Resultado durante suas reuniões e na comunicação entre si.

  • Espaços de trabalho compartilhados

Apesar da boa intenção, frequentemente são ambientes improdutivos, pois as pessoas podem usar a acessibilidade física aos outros como uma forma de evitar uma comunicação clara e racional e como uma forma de distrair facilmente os outros (e a si mesmas) do verdadeiro trabalho. Um espaço de trabalho compartilhado  “à la GTD®” é dinâmico e silencioso, bem como informal e confortável.

  • As vantagens do trabalho em equipe

Trabalho em equipe pode ser fenomenal naquilo que pode ser criado—onde duas ou mais mentes se reúnem, muita coisa legal pode surgir. Esclareça todos os pontos da reunião, para que mais possa ser criado. Porém, a equipe por si só não dá às pessoas a habilidade de serem claras e presentes. O GTD® dá.

 

Como o GTD® se relaciona com as bem conhecidas práticas de fluxo de trabalho organizacional?

– Não é surpresa que a popularidade do GTD® tem, em certo grau, um paralelo com o crescimento do interesse pelo Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum e outras abordagens do fluxo de trabalho. O influente Manifesto Ágil foi publicado um mês após a primeira edição do Getting Things Done (2001).

– Enquanto que esses métodos melhoram o fluxo e a produtividade da empresa, o GTD® fornece a peça final na sua implantação, equipando os indivíduos envolvidos com técnicas adequadas para lidar com as mudanças—integrar novas informações, recalibrar atividades e permanecer focados.

– Todos com quem interagimos que já tinham experiência significativa com essas abordagens consideram que o GTD® se encaixa perfeitamente com elas e favorece a sua implementação.

– Uma pesquisadora sênior e certificadora dessas novas abordagens descreveu o GTD® como  “enxuto para o cérebro.” Ou seja, sem desperdício de pensamentos.

 

E a relação entre os softwares de colaboração em grupo e o GTD®?

Numerosos aplicativos de software têm sido desenvolvidos a fim de facilitar a produtividade e o trabalho em equipe, variando desde plataformas CRM (p.e. Salesforce) até compartilhamento e gerenciamento de projetos, ações e responsabilidades (p.e. Asana). Essas ferramentas podem ser úteis e funcionais, desde que os protocolos para a sua utilização sejam claros e haja adesão plena por parte dos usuários. No entanto, isso se torna problemático quando a estrutura é tão flexível que os protocolos de entrada e acesso são ambíguos e as regras de aplicação não são rigorosamente reforçadas.

Se esses aplicativos estão sendo usados e é esperada a adesão a eles, o treinamento GTD® facilita às pessoas envolvidas determinar o quão confiáveis são as ações e lembretes de projetos que são fornecidas pelo groupware; a metodologia ajuda a definir o quanto as pessoas precisam manter o controle individual nos seus sistemas pessoais.

Muito parecido com os exercícios de “team building”, que foram pensados para aprimorar a produtividade da equipe mas falharam ao lidar com os comportamentos individuais de seus membros, a implantação de softwares de colaboração em equipe quase sempre falhou em melhorar a produtividade do grupo e muitas vezes impediu essa melhoria.

Quais os desafios?

Aplicativos de software funcionam (raramente, mas reconhecemos que dão muito certo às vezes) quando as entradas são claras, atualizadas e completas e os protocolos para usá-los são bem definidos e reforçados. Os desafios são (1) definir quem tem os resultados, (2) manter todos os indivíduos responsabilizados em se engajar apropriadamente ao sistema, (3) que todos os envolvidos confiem no sistema e no processo de utilização. Se todos forem praticantes do GTD®, eles irão se assegurar de que isso ocorra.

Frequentemente, esses apps groupware não dão certo para o trabalho em grupo, mas alguns usuários do GTD® os acham bem úteis para seus sistemas pessoais.

Artigo escrito por David Allen

Fonte: GTD® Connect

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