O verdadeiro tesouro do GTD® é a Revisão Semanal

Sabe aquela sensação boa que sentimos quando estamos prestes a entrar de férias?

Ela não acontece somente por estar próximo de desfrutar do seu descanso, mas também por causa dos seus ajustes, planejamentos e trabalho na semana que antecede as merecidas férias. Trazendo uma sensação de organização e controle que proporciona um sentimento de paz e clareza que se traduz em um grande bem-estar.

E que tal desfrutar desse sentimento toda semana? É isso que a Revisão Semanal promete, e cumpre, todas as vezes que fazemos completamente, atualizando e refletindo sobre todas as nossas demandas.

Considerada como um fator crítico para o sucesso do GTD, a Revisão Semanal é indispensável para eliminar o pensamento de que alguma coisa está faltando.

A utilização do GTD no dia a dia se trata de uma prática que para muitos se torna algo agradável por visualizar a organização das suas demandas e dos seus projetos que movem sua vida adiante.

É como uma estrada que paramos para limpar e caminhar em passos tranquilos até o sucesso das nossas tarefas e projetos. Porém, nessa estrada podem aparecer pedras que atrapalham a nossa jornada. Isso é normal, pois estamos sujeitos a queda de energia produtiva a todo momento.

Nesse sentido, a Revisão Semanal é um verdadeiro tesouro que encontramos em nosso caminhar que elimina a poluição e o ruído que acontecem naturalmente por mudanças em nossas demandas e projetos.

Mas é realmente simples encontrar esse tesouro todas as semanas? Bom, muitas pessoas não conseguem manter uma regularidade com a Revisão Semanal. Por que isso acontece? Já me questionei muitas vezes sobre quais seriam os grandes motivos da falta de frequência com a Revisão Semanal, e cheguei a algumas conclusões que podem ajudar a manter a disciplina ao quebrar essas objeções.

Os três maiores motivos da não execução da Revisão Semanal / Como quebrar essas objeções:

Fora as objeções é preciso facilitar a execução desse processo, ou seja, utilizar um mapa que localize esse tesouro facilmente todas as semanas. Sendo assim vou colocar aqui algumas dicas que podem servir como um guia, auxiliando na disciplina com a sua Revisão Semanal:

1º Crie no seu calendário/agenda um compromisso chamado “Revisão Semanal”, bloqueando 1 hora para a execução;

2º Dentro desse compromisso copie a estrutura ou passo a passo da Revisão Semanal (no final do artigo você encontra essa estrutura);

3º Crie um ambiente favorável para que possa acontecer: reserve uma sala para realizar o processo, coloque um aviso para evitar interrupções etc.

4º Crie um ritual que possa tornar o processo agradável para você. Exemplo: Prepare uma xícara de café, coma um chocolate, acenda um incenso etc.

5º Ao começar a Revisão Semanal vá até o final, não pare para se dedicar a uma tarefa que possa interromper o processo.

Mesmo com todas essas dicas, pode ser que apareçam algumas dúvidas sobre a Revisão Semanal. Por isso mesmo separei aqui três dúvidas frequentes sobre o tema:

Qual o melhor dia para fazer a Revisão Semanal?

– Qualquer dia em que você sentir que terá mais foco e será menos interrompido. Algumas pessoas costumam fazer nas sextas, para ter o final de semana mais tranquilo com relação ao controle das suas tarefas, outras preferem às quintas, pois isso dá um “dia a mais” antes do fim de semana para trabalhar em itens que chamem sua atenção. Mas não existe um dia certo, o ideal é escolher o dia que funcione PARA VOCÊ.

Quanto tempo leva para fazer uma Revisão Semanal completa?

– Depende muito da realidade de cada um, porém em média calculamos que cerca de 1h00 a 1h30 seja um bom tempo para realizar o processo.

Funciona fazer uma Revisão Semanal incompleta, sem percorrer todos os passos propostos?

– Qualquer revisão é melhor que nenhuma, porém a Revisão Semanal que se traduz em um verdadeiro alívio na sobrecarga de tarefas e controle com suas demandas é a realização de todos os passos da Revisão Semanal.

Sobre a última questão tem uma frase do David Allen (criador do método) que é muito importante para o entendimento:

“Qualquer revisão é melhor que nenhuma. Não deixe de voltar ao jogo apenas porque você não sente que esteja dando 100%.”

Quero finalizar desejando que você encontre o seu tesouro todas as semanas e que assim possa manter o seu caminho livre de ruídos e repleto de realizações.

Lembre-se que imprevistos acontecem quando você menos espera. Mas é muito mais fácil lidar com eles – aceitar, integrar e reforçar – quando seu backlog é mínimo. E a Revisão Semanal garante que você nunca fique para trás.

Quando novas oportunidades e desafios aparecem, eles podem ser tratados de forma mais objetiva e elegante, conhecendo muito mais claramente o campo no qual devem ser classificados.

“Uma hora de pensamento efetivo, preciso, duro, disciplinado e integrado pode valer um mês de trabalho árduo. Pensar é a essência e a coisa mais difícil de se fazer nos negócios e na vida. Construtores do Império gastam horas após horas em trabalhos mentais… enquanto outros festejam. Se você não está consciente de fazer o esforço para exercer um pensamento integrado autoguiado… se você não agir além de seus sentimentos e tomar o caminho de menor resistência, então você está cedendo à preguiça e não controla mais sua vida.” – David Kekich

Segue abaixo a estrutura/passo a passo da Revisão Semanal:

Torne Claro

– Colete papéis perdidos e materiais

– Esvazie suas caixas de entrada

– Esvazie sua mente

Atualize-se

– Revise a lista de próximas ações

– Revise os dados passados do calendário

– Revise os dados futuros do calendário

– Revise a lista de Aguardando Resposta

– Revise a lista de Projetos (e resultados maiores)

– Revise quaisquer checklists relevantes

Seja criativo

– Revise a lista Algum Dia/Talvez

– Seja Criativo e Corajoso

 O Weekly Review é uma ótima ferramenta para a sanidade.

Por: Manoel Messias – Instrutor GTD®