Se você nunca ouviu falar disso, entenda melhor aqui o que significam. Se já sabe, descubra como desvencilhar-se.

Latest significa urgente, e Loudest, quem grita mais alto. Nos treinamentos, dizemos que são parâmetros causados por terceiros. Não podemos acabar com isso, mas podemos reduzir seu impacto em nosso planejamento.

O urgente surge, nem sempre de repente, e precisa de nossa atenção imediata. Há semelhança com um incêndio, ou corremos ou não vai sobrar nada. Quem grita mais alto, no geral, tem poder de fogo ou uma argumentação excelente para que seu grito seja ouvido e acatado, do contrário será apenas mais um grito entre os demais. Tanto o latest quanto o loudest podem ser considerados como pequenos ou grandes incêndios a serem apagados.

As vezes a situação não é assim tão simples de identificar. Muito do que se tornou urgente pode ter surgido de nossa má administração do tempo. Possivelmente um projeto surgiu com um prazo adequado de realização, mas demandava ações regulares e constantes que não realizamos nos devidos prazos. Pode ser que priorizamos atender a todos os incêndios do caminho e o planejado foi se acumulando.

Para evitar trabalhar sob a influência dessas variáveis tão estressantes, podemos desenvolver um plano de ação que contemple a existência delas.

Nossa agenda, no geral, já possui menos horas do que entendemos ser preciso para realizar todas as nossas tarefas de rotina. Então, pode parecer muito improdutivo separar 2h diariamente para o vazio. Somente exercitando isso por algum tempo vamos nos convencer de que na prática funciona. A lógica por trás dessa ação é que dificilmente este espaço de tempo ficará vazio de fato. Ele será preenchido pelos imprevistos, ou na melhor das hipóteses, será usado por você para seu planejamento, revisão, alinhamento… Acredite, não faltarão boas opções para preenchê-lo.

Até hoje não encontrei nada que me tranquilize mais do que a sensação de que estou fazendo exatamente o que deveria estar fazendo e que tudo o mais que está me aguardando é lá mesmo que deveria estar.

O caminho mais curto que encontrei para este cenário foi manter um controle organizado sobre tudo que devo/preciso/quero fazer. Ter uma visão clara e rápida sobre este conjunto sempre que eu preciso me traz o poder de reorganizá-lo de acordo com quaisquer novas demandas.

Toda vez que não me sinto segura para decidir sozinha este rearranjo, entro em contato com as pessoas envolvidas para analisarmos juntas a situação e redefinirmos prioridades e prazos.

Nada disso pode soar como factível para nós enquanto não adquirirmos um mínimo de prática. Neste ponto podemos apenas ver os caminhos possíveis, mas enquanto não caminharmos por ele, para experenciar a efetividade a partir de nossa realidade pessoal, não passarão de simples possibilidades.

Caso não conheça o método GTD ou não tenha conseguido colocá-lo em prática, recomendo a leitura do guia “Introdução ao GTD”. Clique aqui para pegar o seu gratuitamente.

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade

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Imagem: biurorekordow.pl